Trazabilidad en tiempo real

Si hablamos de los productos alimentarios, éstos suelen pasar por diferentes controles de calidad, en los cuales se identifica y etiqueta mediante un código a cada producto para poder rastrearlo individualmente, pero estos códigos solamente hacen referencia a la producción, por lo que no son suficientes para realizar una buena trazabilidad en tiempo real.

La solución sería, por tanto, contar con un sistema de rastreo y seguimiento que permita trabajar de forma más eficiente y productiva, creando, así, un almacén de datos seguro y rastreable en tiempo real.

Automatización en los procesos

En las empresas de distribución alimentaria, hay procesos, como la clasificación manual de alimentos, que conllevan mucho tiempo de gestión en las empresas, para organizar y dirigir continuamente los equipos de personas, por lo que asegurar un alto rendimiento y eficacia de clasificación es muy difícil.

Esto, sumado a que cada vez son menos las personas que quieren optar por este puesto de trabajo, hace que se incremente la necesidad de optar por la automatización, ya que con unos robots o máquinas no haría falta esa motivación.

Además, gracias a la automatización, las empresas también podrían dar una respuesta mucho más rápida a los clientes, por lo que se convertirían, finalmente, en empresas mucho más seguras, sostenibles y rentables.

Integración entre departamentos

Para que la gestión de la empresa tenga éxito, es necesario que todos los departamentos estén integrados. La mala coordinación entre los departamentos como, por ejemplo, entre el almacén y la división de ventas puede ocasionar que haya errores en los pedidos o pedidos incompletos.

Por este motivo, es vital que en la empresa todo esto esté unificado y, para lograrlo, se requiere de la tecnología adecuada.

¿Cómo podemos resolver estas tres cuestiones?

Como hemos comentado anteriormente, no solo es necesario contar con un sistema de rastreo y seguimiento, la implementación de la automatización y la integración de todos los departamentos empresariales, sino que además es fundamental apostar por las tecnologías disruptivas, como es el caso de los Sistemas de Gestión Empresarial o ERP (Enterprise Resource Planning), los cuales nos permiten gestionar toda la información e integrar y automatizar los procesos empresariales en una única aplicación (compras, ventas, finanzas, recursos humanos, marketing…).

¿Quieres conocer cómo resolver estos problemas en tus procesos? Contacta con nosotros.

También puedes descargarte gratis nuestro Ebook «Cómo mejorar la Gestión en las Empresas de Distribución Alimentaria en España«.

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¿Y cómo surge esta falta de gestión de los costes? ¿Qué es lo que ocasiona que sean tan elevados?

Existen múltiples razones por las cuales muchas de las empresas no gestionan sus recursos financieros y acaban teniendo costes más altos de lo considerable. Algunas son:

Falta de datos e información

Una de las razones es disponer de poca información real de las diferentes áreas de las que se compone una empresa. Todo lo que sucede en un negocio, toda esa información y datos que se genera continuamente tiene que estar registrada, controlada y analizada por la empresa. De esta manera, se puede estudiar y analizar qué está pasando y por qué, y, por tanto, tomar las mejores decisiones que no conlleven grandes gastos o pérdidas económicas para la empresa.

Procesos deficientes

Para que una empresa de distribución alimentaria pueda seguir creciendo, evolucionando y adaptándose, necesita que sus procesos sean eficientes y productivos. Si esto no es así, no solo afectará al rendimiento y expansión de la empresa, sino que también es otro de los motivos por los cuales pueden aumentar los costes del negocio.

Mal servicio al cliente

Los clientes constituyen el elemento más importante para que una empresa se mantenga y siga creciendo. Si no cuidamos de nuestras relaciones con los clientes, no los conocemos, no sabemos qué está pasando con cada uno de ellos y no les damos un producto, servicio o experiencia de calidad, por supuesto que nuestra empresa se verá altamente afectada y, por consiguiente, tendremos grandes pérdidas económicas. Si esto no lo resolvemos cuanto antes, está claro que hay un enorme riesgo de que nuestra empresa quiebre.

¿Cómo podemos revolverlo?

Cada empresa de distribución alimentaria tiene unas características y circunstancias particulares que, aunque aparentemente pudieran parecer similares, no lo son, necesitan soluciones y métodos para cada una de ellas: el qué y el cómo aplicar para mejorar resultados.

Para reducir estos costes de importación y operativos elevados de los que tanto hablamos, debemos saber bien cuáles son los gastos, en qué invertimos esos gastos y en qué momentos lo hacemos.

También es muy importante conocer los gastos básicos (contabilidad, producción, inventario…) y reducir o ahorrar en la medida de lo posible. 

Y, por último, pero no menos importante, es apostar por las tecnologías disruptivas, como es el caso de los Sistemas de Gestión Empresarial o ERP (Enterprise Resource Planning), los cuales nos permiten gestionar toda la información e integrar y automatizar los procesos empresariales en una única aplicación (compras, ventas, finanzas, recursos humanos, marketing…).

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Entre sus grandes ventajas destacamos:

• Una mayor eficiencia ya que dispone de un sistema integrado con soporte a los diversos procesos de una empresa.
• Al tener diferentes módulos integrados en la misma aplicación ya no tendremos que estar utilizando una gran cantidad de programas para hacer el seguimiento de las operaciones de la empresa.
• Mayor escalabilidad o capacidad operativa, derivada de la mayor eficiencia.
• Mayor control y trazabilidad, al poder obtener información, procesarla y transformarla de forma inmediata.
• Mayor rentabilidad derivada de la mayor eficiencia.
• Menores costes y mayor competitividad, derivada del mejor control y conocimiento del negocio.

Disponiendo de un Sistema de Gestión Empresarial, la empresa pasará a tener un mayor control, conociendo en qué situación se encuentra su empresa en cada momento y poder así actuar en consecuencia.

¿Qué ERPs son las más recomendados y utilizados para la gestión de empresas?

Pues destacan principalmente 3:

SAGE X3

Este sistema de gestión empresarial cuenta con una funcionalidad especial para controlar el margen del beneficio y mejorar los ingresos, ya que gestiona el centro de trabajo a partir de un sistema integrado, sencillo y multiplataforma.

En general puede ser una solución bastante completa y eficiente, siendo óptima para cualquier tipo de compañía.

Aunque dependiendo del tipo de empresas y sus particularidades puede tener algunos inconvenientes:

-Tiene bastantes dificultades para integrar aplicaciones de terceros dentro de su ERP.

-Escasez de módulos para determinados sectores, por lo que en demasiadas ocasiones tienen que recurrir a productos de otras empresas o desarrollos a medida que pueden encarecer el costo y alargar la puesta en funcionamiento del sistema.

-Complejidad para adaptar su sistema de gestión a la evolución de la empresa y sus necesidades futuras.

Microsoft Dynamics 365 (Navision)

Es una herramienta 100% personalizable al  sector, capaz de integrar todas las áreas de negocio: finanzas, proyectos, recursos humanos, fabricación, almacén, compras, ventas, marketing y servicio al cliente.

Cubre todas las áreas de negocio de una empresa y las integra en una única herramienta totalmente personalizable. Al ser modular permite añadir usuarios según tus necesidades e incorporar soluciones complementarias.

Entre sus posibles contras nos encontramos:

-El ciclo de vida de los servicios de soporte es bastante limitado. En caso de superposición de funciones e I + D avanzado, las funciones se absorben en Dynamic AX.

-A pesar de ser fácil de usar Microsoft hasta ahora no ha desarrollado tecnologías de consumo. Al mismo tiempo la empresa 2.0  y las herramientas de negocio  son bastante limitadas y el acceso a dispositivos móviles está restringido a la compatibilidad con varios navegadores.

-El costo total  el sistema de gestión avanzada es bastante más alto en comparación con el paquete de negocios básico.

-Con la ayuda de la personalización del software se puede obtener una solución ERP personalizada, pero puede aumentar el costo total del software, el coste de mantenimiento, el costo de actualización y también consumirá más tiempo.

SAP Business One

La marca SAP es uno de los fabricantes líderes en sistemas de gestión empresarial que teniendo como origen las grandes empresas, enfocó desde hace tiempo su estrategia hacia las empresas de menor tamaño, siendo conscientes de las grandes oportunidades que se le presentaban en este ámbito.

SAP Business One está enfocada a empresas que requieren de un alto grado de adaptabilidad frente a los cambios producidos en su contexto empresarial, siendo los sectores Industrial, Retail y Servicios dónde tiene mayor impacto aunque en el resto de empresas también encaja sin demasiados problemas.

Además los clientes de SAP se pueden beneficiar de la solidez de este producto, de la experiencia conseguida en las mayores compañías del mundo, la incomparable cobertura funcional y de las mejores prácticas incluidas en este producto para los principales sectores.

Esta solución se ha convertido en un estándar de facto para la mayoría de las industrias y la satisfacción de los clientes ha ido mejorando a lo largo de los años.

Entre estas opciones son por las que más se decantan la mayoría de pymes en cuanto a gestión empresarial y mejorar todos los problemas que tienen en el día a día. Aunque si es por nosotros, sin dudarlo nos quedamos con SAP Business One . 

¿Quieres saber más de SAP Business One, el ERP líder para Pymes del mercado? Haz clic aquí:

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¿Tienes datos inexactos, duplicados, inconexos, incorrectos u obsoletos? ¿Descubres que tu inventario está agotado o sobreabastecido de manera tardía? ¿Tienes errores de facturación con frecuencia?

Estos son algunos de los problemas habituales que tienen muchas empresas que no tienen una adecuada gestión de sus datos.

También hay que tener en cuenta que un alto porcentaje de fracaso de las pymes y emprendimientos unipersonales (en torno al 80% cierra en los primeros 5 años) se debe a la falta de planificación y de una correcta gestión de indicadores así como de la ausencia de procesos de mejora continua con respecto a esos indicadores.

El problema es que en muchas empresas estas desviaciones se van siguiendo de forma intuitiva y sin un análisis sistematizado y periódico por lo que no pueden ser corregidas a tiempo.

Muchas pymes fracasan porque no cuentan con una correcta planificación estratégica ni una adecuada gestión de indicadores que les ayuden a establecer procesos de mejora continua en sus empresas.

Estos problemas se podrían solucionar o mejorar con la implantación de un correcto sistema de control de gestión. Esto abarca más allá de la contabilidad de una empresa puesto que integra también la definición y formulación de estrategias y objetivos,  desarrollo de planes de acción asociados a los presupuestos, análisis de desviaciones, la medición de resultados, el correcto aprovechamiento de los recursos, y la propuesta de ideas de mejora del sistema.

Una política de gestión de datos bien diseñada e implementada ayuda a la empresa en innumerables aspectos que derivarán en ventajas competitivas mientras que el no disponer de ella nos hará tener un mal enfoque o malas prácticas que pueden derivar en una merma de nuestra competitividad.

Cada empresa tiene unas características y circunstancias particulares que, aunque aparentemente pudieran parecer similares, no lo son, necesitan soluciones y métodos para cada una de ellas: el qué y el cómo aplicar para mejorar resultados.

Y es aquí dónde existe una tecnología vital para estas empresas, los Sistemas de Gestión Empresarial o ERP (Enterprise Resource Planning).

Los ERP son sistemas de gestión de la información que integran y automatizan los procesos de una empresa que se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos integrados en una única aplicación. (compras, ventas, finanzas, RRHH…).

Entre los ERP más utilizados a nivel mundial destacan 3 que tienen una larga trayectoria en la gestión empresarial, como son SAGE, Navision y SAP con su producto enfocado a Pymes SAP Business One. 

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