La Gestión Documental imprescindible para las empresas

A través de esta encuesta se ha podido ver que las empresas no saben cómo sacar partido a la información que tienen en su interior. Esto es cada vez es más habitual en las compañías, por ello se debe empezar a concienciar que el uso de la gestión documental es una prioridad para el mundo empresarial, ya que, sin esto, hará que las empresas tengan que realizar un gran coste en información externa. 

Dificultad al encontrar su propia información

Un 70% de las empresas han afirmado que encuentran antes datos que no tienen, en comparación a los que ellos mismos generan. Esto lo debemos a una mala gestión de los documentos y al hecho que se nombra en el punto anterior, a no darle importancia a la gestión documental.

Responsabilidad en distintos departamentos vs solo un departamento

Si hablamos en cuanto a las compañías europeas estás suelen confiar esta función a departamentos que no tienen suficiente experiencia en esta tarea, para ser más exactos un 36%. Un 22% dice que recae en los office managers y el 14% en los informáticos tanto la digital como la física

Si nos centramos en España, se ha visto que el 58% de las compañías españolas encuestadas afirma que la responsabilidad de la gestión de la información se distribuye en los distintos departamentos que tiene una empresa, en cambio el 18% dice que está centralizado solamente un departamento

 Sistema Tradicional VS Sistema Digital

Un gran problema que se ha visto gracias a este estudio es el hecho de que las empresas hacen uso del método tradicional, es decir, estanterías, armarios o archivos. Las desventajas de ello es que cuando el empleado va a buscar información tarda una media de 51 minutos, cundo con un software de gestión documental sería más eficaz.

Este estudio ha mostrado que gracias a este software se agiliza la búsqueda en un 200%. Además de tener esta ventaja, también podemos hablar de una económica, ya que independientemente de su inversión inicial que es necesaria, en el largo plazo se acabará reduciendo el gasto en búsqueda de información externa.

Multa brecha de datos

En este estudio se habló sobre el hecho de la preocupación por estas multas y los datos obtenidos han sido preocupantes, ya que el 65% de los encuestados ha dicho que esta amenaza no está teniendo importancia en su política empresarial de protección de información importante. Además, un 82% de las empresas españolas dicen no tener ningún tipo de seguro ni están estudiando proteger su negocio ante un impacto financiero por una brecha de datos.

Dentro del mercado podemos encontrar una gran cantidad de ECM por eso a continuación hablaremos de algunos de ellos:

ECMs en el mercado

Para empezar hablaremos de Scopedia es uno de ellos, entre sus características podemos decir que puede generar automática de e-mails cuando se realizan cambios en los documentos, además de organizar y estructurar el contenido. Pero, a pesar de que tiene algunas grandes funcionalidades, este software no cumple suficientes funciones que realizan los ECM, por eso a largo plazo podría convertirse en un problema.

A continuación, tenemos a FossLook que es un gestor de documentos electrónicos que organiza todos tus archivos. Al contrario que el nombrado anteriormente, este software sí que cumple más funciones, pero no todas las que se desearían, además su uso es mucho más complicado que otros software que se encuentran en el mercado.

Por último, tenemos Alfresco, un software que, a pesar de ser de código abierto, ha conseguido hacerse hueco entre los mejores como una gran alternativa a otros. Además de tener una gran trayectoria y que uno de sus inversores sea un grande de los ERP. Ofrece una gestión integrada muy completa y con la opción de trabajar en la nube. Está basado en estándares abiertos con un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. También tres versiones distintas, para así adaptarse al mercado.

ECM en Canarias

Si hablamos más en específico en Canarias podemos ver la misma tendencia que en el resto de España, y que como se puede ver su uso no está muy extendido, pero poco las empresas se van dando cuenta de que es una gran herramienta. Si hablamos de empresas que se dediquen a ello, podemos ver que hay un gran número. 

El ECM que más se está extendiendo por Canarias es el de Alfresco, porque las empresas han podido comprobar que es un gran software de gestión documental.

En conclusiones, como se puede ver el uso del ECM aún no está tan extendido como otros softwares, además de que las empresas aún sigue usando los métodos tradicionales para este tipo de gestión. Pero, podemos ver que hay empresas que ya se han dado cuenta de que es una gran solución que puede ayudarle mucho en el presente y futuro, además de aportarles grandes beneficios.

¿Te apuntas a implantar un software ECM dentro de tu empresa? Si es así, haz clic aquí

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Entre los módulos, características y funciones principales de Curie Platform cabe destacar: 

• CRM-Marketing: Indispensable para la gestión de campañas, actividades, estrategias de ventas, email marketing y control del ciclo de vida del cliente.
• CRM-Ventas: para la gestión de los clientes, seguimiento de oportunidades, control y aumento de las ventas.
• CRM-Servicios: optimiza la gestión del servicio al cliente para mejorar su satisfacción y conseguir su posterior fidelización.
• Mobile: además de estar construído bajo el concepto “Mobile First” o “Móvil Primero”, Curie Platform integra la capacidad de generar apps móviles como soporte a los procesos CRM.
• IoT: Incorporando el Internet de las cosas, hoteles, empresas y Destinos Inteligentes pueden gestionar dispositivos inteligentes e integrar la enorme información que estos generan con los procesos de CRM (marketing, ventas y servicio).
• Social: En un mundo hiperconectado no se puede dejar de lado el mundo de las redes sociales y la comunicación Omnicanal, Curie permite la ejecución de campañas sobre los canales digitales para la comunicación directa con clientes o potenciales, análisis del feedback e influencia social, también llamado análisis del sentimiento, y la planificación, creación y publicación de contenidos en los diversos canales de la organización, una vez integrados.
• Aplicaciones de Negocio: integración con herramientas externas de gestión como sistemas de planificación de recursos (ERP) sistemas de gestion de las relaciones  con el cliente (CRM) o sistemas de gestión documental (ECM).
• Analíticas avanzadas: Los módulos de analíticas de Curie permiten la exploración de los datos y extracción del conocimiento necesario para descubrir oportunidades, realizar predicciones y tomar mejores decisiones antes de que surjan los problemas.
• Calidad: módulos que dan soporte específico para el cumplimiento de las normas principales de los sistemas de gestión de calidad. Están incluidas también algunas de las normas relativas a los sistemas de gestión de empresas, hoteles, ciudades y destinos turísticos inteligentes.
• Sostenibilidad: módulos que dan soporte específico para el cumplimiento de las normas principales de los sistemas de gestión del medio ambiente.
• UI-UX-Gamificación: interfaz adaptada a las tendencias actuales de interacción con el usuario y gamificación en los diferentes procesos del CRM aprovechando el uso de técnicas, elementos y dinámicas propias de los juegos y el ocio con el fin de potenciar la motivación, mejorar la productividad, activar el aprendizaje y evaluar a individuos concretos. 

Todas estas características permiten que Curie Platform se adapte a la complejidad de comportamiento y experiencias demandadas por los actuales consumidores, convirtiéndose en una herramienta muy completa y potente, capaz de cubrir las necesidades específicas de determinados contextos empresariales.

Beneficios

Gracias al uso de la plataforma Curie Platform, las empresas disponen de una herramienta integrada con toda la funcionalidad necesaria para poder gestionar de una forma eficiente sus relaciones con los clientes:

1. Plataforma adaptada a contextos específicos.
2. Fácil, intuitiva, navegable, multidispositivo y tomando al cliente como eje central.
3. Computación en la nube.
4. Control y optimización del ciclo comercial.
5. Aumento de las ventas.
6. Agilidad en la toma de decisiones.
7. Mejora de la comunicación y el servicio al cliente.
8. Aumento de la productividad.
9. Reducción de los costes.
10. Incremento de la fidelización de los clientes. 

Sobre Curie Platform

Curie es una solución online All-in-one que ayuda a las empresas e instituciones a gestionar sus relaciones con los clientes. A diferencia de otras soluciones:

1. Utiliza las últimas técnicas de analítica avanzada.
2. Esta diseñada según las nuevas formas de relacionarse con los clientes en la era digital, la complejidad de sus comportamientos y las experiencias demandadas.
3. Permite cumplir con diversas normas internacionales: ISO 9001 (calidad), ISO 14001 (ambiente), ISO 10004 (satisfacción del cliente) o UNE 178501 (destinos turísticos inteligentes).

Artículo original en Curie Platform.

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• Mejora de la productividad de la empresa.
• Mayor compromiso de sus empleados.
• Gestión de la experiencia de cliente.

A través de estas nuevas tecnologías se podrán generar nuevas oportunidades gracias a la mejora en la toma de decisiones.

Aquella empresa que no innove se irá quedando obsoleta, mientras que aquella empresa que sea «smart» podrá dar un mayor valor a su trabajo y ganará en aspectos como la agilidad o eficiencia.

Con estas medidas podremos ofrecer además mejores experiencias a nuestros clientes y estaremos en una ventaja competitiva con parte de nuestra competencia.

Y es aquí dónde aparece la figura de SAP, capaz de transformar a las empresas en inteligentes gracias a sus soluciones de gestión.

SAP Business One, una de sus soluciones, es un ERP enfocado a las pymes de precio asequible y fácil de usar, diseñado especialmente para cubrir las necesidades de este tipo de empresas.

Además nos permite integrar todas la operaciones de nuestro negocio, ventas, distribución, producción, almacenes y finanzas en un solo sistema, con la gran ventaja que esto nos da ya que por ejemplo podemos obtener en un instante una visión completa de la situación actual de la empresa, con lo que podremos agilizar la interacción con nuestros clientes y así garantizar el crecimiento y resultados de la misma.

La sencillez de su interfaz e instalación, un precio ajustado, una amplia funcionalidad y su disponibilidad para múltiples países e idiomas, la convierte en una solución única para las empresas.

A fecha de 2018 ya ha superado la cifra de 60.000 clientes y con un enorme grado de satisfacción entre estas empresas.

Recordemos que SAP es la compañía líder en la gestión de los procesos de negocios a nivel mundial y gracias a esta transformación en empresa inteligente podremos innovar y crecer en el cada vez más competitivo mundo empresarial.

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Prestashop es un CMS, es decir, un sistema de gestión de contenidos, cuya función principal es el comercio electrónico u online (Internet, eCommerce y Marketing Digital). Se trata de un software que permite la creación y gestión de tiendas online de una manera sencilla y económica, ya que es libre y de código abierto, por lo que cualquier persona puede hacer uso de él y realizar modificaciones en sus ficheros.

Desde 2007 Prestashop lleva ofreciendo estos servicios a las empresas y negocios y a cualquier parte del mundo. A pesar de tener competencia fuerte como OpenCart, Magento o WooCommerce (En WordPress), por toda su trayectoria Prestashop ha conseguido convertirse en el líder mundial en el mercado del software de comercio electrónico opensource llegando, incluso, a recibir numerosos premios internacionales y el apoyo de los grandes operadores del comercio electrónico.

¿Qué beneficios puede aportarnos?

Esta herramienta cuenta con una gran cantidad de beneficios para los comercios y negocios. Algunos de los más importantes son:

• Mayor alcance: Si nuestro negocio o empresa cuenta con una página web con una tienda online, cualquier persona podrá acceder a ella y ver lo que ofrece la empresa, cuáles son los productos o servicios e información sobre ellos, seleccionar los productos y comprarlos, ver las ofertas del día, etc.
• Aumento de las ventas: Gracias a tener una tienda online, el negocio tendrá un mayor alcance puesto que llegará a más gente, con lo cual esto se traduce en un aumento del índice de ventas.
• Coste mínimo: El coste para crear una tienda online con una herramienta tan útil como Prestashop es mínimo. Sin embargo, abrir una tienda física conlleva mucho coste inicial y de mantenimiento (y no hablemos, además, del esfuerzo y tiempo en el merchandising, escaparate, atender al cliente,…).
• Sin límite de productos: Al tratarse de una tienda online, no hay límite de productos, por lo que se pueden enseñar cientos de productos en la misma. Esto es una gran ventaja, ya que en una tienda física el espacio es muy importante y, si no se aprovecha bien o el comercio es muy pequeño, la gama de productos a mostrar es menor.

Además de todo esto, con una tienda online los clientes también se van a poder beneficiar ya que, si por algún motivo no pueden desplazarse a la tienda física, siempre podrán hacer la compra online. Otra ventaja para los clientes es que pueden adquirir productos que no se venden en su ciudad o país, por lo tanto estamos hablando de un enorme ahorro de dinero y de tiempo, y una mejora de la experiencia y posibilidades del cliente.

¿Cuáles son sus funcionalidades?

Otra de las ventajas que tiene Prestashop es que cuenta con más de 300 funcionalidades. Entre ellas podemos destacar las siguientes:

• Gestión de productos: Prestashop permite crear, eliminar y modificar productos. Además de fabricantes, categorías y atributos para clasificar los mismos, también se puede controlar el stock de cada producto y los pedidos que se han hecho.
• Personalización de la tienda: Prestashop te brinda la posibilidad de escoger el tema más adecuado para tu tienda entre los diversos que trae (hay temas tanto gratuitos como de pago).
• Ofrecer distintos métodos de pago al cliente: Esto es una grandísima ventaja y muy a tener en cuenta por el cliente, ya que cuantas más opciones les propongamos, más oportunidades hay de que nos compren.
• Gestionar los transportistas según la zona geográfica.
• Modificar la visualización de la web: Gracias a que Prestashop cuenta con distintos módulos (módulo para el menú, módulo para la búsqueda,…), estos se pueden colocar en distintas partes de la web según el criterio de cada uno. Por ejemplo, se pueden poner las distintas categorías para filtrar los productos en el lateral izquierdo o en el derecho.

¿Quieres descubrir cómo Prestashop puede impulsar tu eCommerce? Haz clic aquí

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Por tanto, tenemos muy claro en qué consiste este aprendizaje en línea y los beneficios que proporciona en comparación con otros tipos de formación.

Pero, ¿sabemos qué plataformas de eLearning existen y cuáles son las más adecuadas para la formación?

Existen muchas plataformas de eLearning pero la más ampliamente utilizada en todo el mundo y en diferentes sectores, y que nosotros recomendamos personalmente, es Moodle. Probablemente ya la conocías o habías escuchado hablar de ella alguna vez. Si no es tu caso, este es el momento idóneo para hablarte de ella y explicarte las múltiples funcionalidades que tiene.

En primer lugar, Moodle es una herramienta de formación online diseñada precisamente para comunidades de aprendizaje, educadores, administradores y estudiantes, con la que pueden administrar y gestionar cursos y formación en línea.

Un sistema integrado único, robusto y seguro para crear y desarrollar ambientes de aprendizajes personalizados, usando principios pedagógicos y ofreciendo cursos muy dinámicos y con acceso ilimitado.

¿Cuáles son las características que diferencian a Moodle de otras herramientas similares?

Como te comentaba anteriormente, existen diversas plataformas de formación online pero, de todas ellas, la que más destaca es Moodle, debido a las características y funcionalidades que posee:

Código abierto

Moodle se basa en la filosofía open source, por lo que no es necesario pagar costes de licencias. Cualquier persona que lo desee puede usar Moodle tanto para proyectos comerciales como no comerciales sin pagar ninguna tarifa o cuota por licenciamiento.

Plataforma de aprendizaje All-In-One

Moodle ofrece un conjunto de herramientas capaces de soportar tanto el blended learning como los cursos 100% en línea, permitiendo, además, poder integrar de forma fácil y sencilla todo lo necesario para crear el curso (foros, wikis, chats, blogs…).

Fácil de usar y actualización continua

Posee una interfaz simple y muy fácil de usar, con características, recursos y mejoras continuas de usabilidad que hacen de Moodle la plataforma ideal para aprender. Además, al tratarse de una herramienta eLearning y de código abierto, continuamente se hacen revisiones y se aplican mejoras para adaptarse a las necesidades actuales y cambiantes de sus usuarios.

Flexible y personalizado

Otra de las funcionalidades de Moodle es que, al ser open source, puede ser personalizado y adecuarse a las necesidades de cada usuario. Los desarrolladores cuentan con la opción de crear plugins y complementos e integrar aplicaciones externas para lograr funciones concretas que mejoran la usabilidad de la plataforma.

Robusto, seguro y privado

Como comenté al comienzo de este artículo, es un software que se asegura que todos los datos y privacidad de los usuarios estén seguros y bien resguardados realizando continuamente controles de seguridad. Además, Moodle está desarrollado con protección contra acceso no autorizado, posible pérdida de los datos y mal uso, con lo cual puede ser utilizado fácilmente en un servidor o en la nube.

Acceso inmediato y desde cualquier lugar

Se accede a Moodle desde la web, por lo que podemos usarlo en cualquier momento, lugar y a través de cualquier dispositivo, incluyendo los smartphones, ya que se adapta a los diferentes navegadores y aparatos digitales.

Plataforma multilingüe

Otra de las ventajas de Moodle, son sus capacidades multilingües que permiten que todos sus recursos, soporte y comunidades estén disponibles en más de 120 idiomas. De esta manera, los usuarios de cualquier nacionalidad y país del mundo pueden aprovecharse de los beneficios de esta herramienta.

En definitiva, Moodle es la plataforma de aprendizaje en línea líder por excelencia, utilizado tanto en escuelas y universidades como en empresas y negocios, con más de 50.000 comunidades de aprendizaje, más de 79 millones de usuarios a nivel mundial y en más de 200 países.

¿Aún no has probado Moodle? ¿A qué esperas?

Si estás interesado/a en contar con una plataforma eLearning como Moodle contáctanos y te ayudamos. O, si ya cuentas con ella pero todavía tienes dudas de cómo utilizar algunas de sus funciones, nosotros te enseñamos.

La entrada Moodle: la plataforma líder para el aprendizaje online se publicó primero en Itop.

La centralización de la información implica a todos los departamentos de la empresa, desde la captación de clientes potenciales hasta el seguimiento posterior de la implantación de un sistema o servicio, es decir, desde el departamento de marketing, el departamento de ventas y operaciones y luego el departamento de ventas. Todos ellos acceden y actualizan los datos, comentarios e incluso opiniones de sus clientes, para así poder ser más productivos en cuanto a una posible toma de requisitos o información solicitada.

Pero, ¿cuáles son los motivos por los que una pyme debe de contar con un CRM?

Escalabilidad

Los CRM son herramientas que se adaptan al tamaño de la empresa, basándonos en la premisa de que una organización va a mantener sus operaciones y su objetivo será ir creciendo a medida que sus clientes aprecian la propuesta de valor que se ha ofrecido. A medida que crece el número de clientes, se hace más difícil satisfacer las necesidades específicas a nivel personal, porque cada interacción con un cliente supone una inversión de tiempo específica que debe realizarse. Este software es una solución escalable que se adapta a casi cualquier presupuesto y que solo crecerá al mismo ritmo en que la organización crece para que las necesidades de todos puedan ser satisfechas de manera efectiva.

Control y trazabilidad

Los datos de los clientes son fácilmente exportables para poder manejarlos fuera de la herramienta como, por ejemplo, en hojas de cálculo… No son sólo los datos de los clientes los que es importante extraer cuando la información es recopilada por el CRM, también hay informes de ventas específicos y otros análisis que pueden ayudar a las empresas a descubrir qué está funcionando y qué podría beneficiarse de uno o dos cambios. La gestión de las relaciones con los clientes permite a las personas descubrir dónde progresan sin la misma cantidad de trabajo para recopilar esos datos, creando un entorno en tiempo real donde los ajustes se pueden realizar casi al instante.

Acceso inmediato

Relacionado con el punto anterior, en la actualidad y en los tiempos que vivimos, necesitamos tener la información al instante en cualquier momento y en cualquier lugar.

En el pasado, la única forma de acceder a CRM era instalando el software real en un ordenador. Pero ahora, gracias al almacenamiento en la nube, Internet, los datos 4G ampliamente disponibles y las capacidades de VPN, se puede obtener una conexión segura al CRM y acceder a los datos que se están recopilando desde prácticamente cualquier lugar.

Para los vendedores esto les resulta un puntazo puesto que van a poder hacer visitas para ofrecer los productos de su empresa y, a la vez, ir actualizando en el mismo software las oportunidades de venta en tiempo real, permitiéndoles saber en todo momento y lugar cuál es la situación con cada uno de sus clientes.

Reducción de costes y mayor competitividad

Al contar con una herramienta en donde todos los datos están informatizados y centralizados, se reducen los costes diarios de la empresa, ya que se ahorra el tiempo en que se imprimen y archivan los documentos que, posteriormente, terminan perdiéndose. 

Se puede decir que aquellas empresas que apuestan por invertir en una herramienta como un CRM, aumentan sus oportunidades de ventas, mejorando a su vez la gestión de las relaciones con sus clientes mediante comentarios, presupuestos y relaciones en tiempo real, obteniendo, así, una mejora significativa en sus procesos de ventas.

Del mismo modo, las empresas que utilizan de forma efectiva estas herramientas, clasifican y segmentan mejor a sus clientes, y disponen de la suficiente información como para proporcionar un servicio de atención al cliente y postventa superior.

Si quieres que tu empresa se adapte a los nuevos tiempos y mejore sus oportunidades y procesos de venta, nosotros te ayudamos

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Es cierto que fidelizar a un cliente requiere de tiempo y dedicación, y dependerá de las necesidades de cada uno, del tipo de empresa y de una serie de factores. Pero aún así es más sencillo de lo que creemos.

Para lograr que los clientes apuesten por nosotros, por nuestros productos y/o servicios, y quieran volver a elegirnos y repetir la compra, es necesario, no solo que realicemos una serie de procesos y tareas, sino también conocerlos muy bien y conocer la relación que tenemos con ellos. Es decir, si nos enfocamos en ir mejorando nuestra relación con los clientes, tarde o temprano, llegaremos a ofrecerles el mejor servicio posible, sobresaliendo de la competencia y del resto de empresas.

¿Y cómo podemos mejorar la eficiencia de la gestión de las relaciones con los clientes y así aumentar nuestras ventas?

Como comentaba antes, es importante conocer muy bien a nuestros clientes y no me refiero únicamente a saber sus gustos y preferencias, sino entender cómo actúan y tener siempre presente las 9 etapas que componen el ciclo de vida del producto:

1. Pre-necesidad
2. Necesidad
3. Información
4. Consideración
5. Recomendación
6. Pedido
7. Consumo
8. Retención
9. Recomendación

En cada una de ellas, el cliente se comporta de una manera distinta, con lo cual nosotros debemos saber y aprender a actuar en consecuencia y lograr que pase por todas esas etapas hasta llegar a fidelizarlos e, incluso, que pueda recomendarnos a otros posibles clientes potenciales.

Además de contar con la información que recibimos por parte de nuestros clientes en cada fase de su ciclo de vida, es importante también organizar detalladamente los subprocesos y tareas que vamos a realizar en cada una de esas etapas, asignar el personal adecuado para su ejecución, hacer un seguimiento e ir midiendo los diferentes resultados que vayamos obteniendo a lo largo del proceso por medio de los indicadores, y contar con la tecnología adecuada. Para este caso concreto, no hay una herramienta mejor que un CRM (Customer Relationship Management), un software específico para mejorar la gestión de las relaciones con nuestros clientes.

Como puedes ver no es tan difícil ofrecer un excelente servicio a los clientes. Con la información necesaria, un plan de ejecución bien elaborado, personal adecuado, medición de resultados y la utilización de la tecnología, podemos conseguirlo (sin olvidarnos, claro está, de la constancia, perseverancia y del enfoque).

¿Quieres conocer con más detalle el ciclo de vida de un cliente y saber cómo puede ayudarte un CRM? Descúbrelo aquí 

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