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Cómo se crean pedidos de compra cuando se crea un pedido de venta

admin — Wed, 04 Feb 2015 11:52:22 +0000

Es común encontrarnos que en una empresa no hay espacio suficiente en los almacenes para tener la mercancía almacenada o que el coste de los artículos es demasiado elevado y se trata de artículos con muy baja rotación, en estos casos lo que se recomienda es que en el momento en que se entregue este artículo o en el momento en que nos lo solicite el cliente generemos el pedido de reposición para el proveedor.

Esto nos permite con bastante frecuencia sólo pedir la mercancía en el momento en el que la vendemos.

SAP Business One nos permite gestionar este proceso de forma automática, para ello tenemos que partir del pedido de clientes y en el momento de generar el pedido el sistema nos propondrá la creación del pedido al proveedor.

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10 pautas fundamentales para tener una buena gestión de stocks (Parte I)

admin — Wed, 10 Apr 2013 00:00:00 +0000

Conseguir una adecuada gestión de stocks es un quebradero de cabeza para muchas empresas. Otras, en cambio, se han dado ya por vencidas, asumiendo que el desgaste de energía que requiere controlar su stock no compensa las pocas mejoras de gestión que se obtienen a cambio. Y en muchas ocasiones, tienen razón. Pero ello no se debe a que un buen control aporte pocos beneficios, sino porque el control no se está realizando correctamente, bajo unos objetivos coherentes, unos procedimientos claros y unas herramientas suficientes.

Aunque cada empresa posee sus propias particularidades, en el presente artículo se presenta una serie de pautas generales que pueden ser fácilmente aplicables:

1. Disponga de una herramienta informática sólida y estable

Toda empresa que opere con stocks requiere una solución informática que le facilite el registro de las operaciones de mercancías, su seguimiento y su consulta. El sistema no sólo debe ser ágil, tratando de requerir el menor tiempo posible para registrar una operación o consultar un dato. También debe ser estable. Cuando se detecta una discrepancia entre la cantidad real de mercancía (físicamente ubicada en el almacén) y la cantidad indicada por la herramienta informática, debería producirse siempre por uno de estos dos motivos: porque ha habido un fallo humano en el registro de movimientos de mercancía o porque ha habido robos.

Pero si el sistema no es riguroso, y da pie a la duda de si es un dato incorrecto o mal calculado por el propio programa informático, proporciona una incertidumbre que produce aún mayor perjuicio. Un sistema informático que gestiona mal el stock es incluso peor que no disponer de sistema.

Un sistema informático que gestiona mal el stock es incluso peor que no disponer de ningún sistema.

2. Asegúrese de que la herramienta informática da soporte a todos los procesos relacionados con el stock

La gestión informática del stock puede ser de dos maneras: completa o inexacta. Dicho de otra forma, o nos aseguramos de que todos los movimientos de mercancía están debidamente registrados en el sistema, o es imposible disponer de precisión en los datos. Y con datos inexactos, las decisiones tomadas a partir de los mismos también sufren de la misma falta de precisión.

Es necesario, por lo tanto, asegurarse de revisar todos los procedimientos en los que se manipula mercancía y validar que realmente se registran en el sistema de manera adecuada. Un ejemplo de situación que a veces no es contemplada por muchas empresas es la merma o deterioro de productos. Otros ejemplos pueden ser el traslado de mercancía entre almacenes o las devoluciones de mercancía por parte de los clientes.

La herramienta informática debe dar el soporte necesario para registrar todos los movimientos de mercancía que se producen diariamente, y los trabajadores estar debidamente formados e instruidos para realizar dicho registro.

La herramienta informática debe permitir registrar todos los movimientos de mercancía producidos

3. El sistema debe facilitar la realización de inventarios parciales y ágiles

Muchas empresas detestan la realización de inventarios, porque supone una labor tediosa, en ocasiones compleja de coordinar, que supone detener el ciclo operativo habitual de la empresa y porque creen además que sólo aporta problemas y confusión.

En cambio, aquellas empresas que realizan una adecuada gestión de su stock coinciden en que la realización de inventarios es clave: es su herramienta planificada de control que les permite asegurar que los registros son adecuados y que los datos, sobre los que se toman decisiones empresariales, son fiables.

Sin embargo, no es suficiente con tener mucha voluntad para efectuar inventarios. También debe disponerse de herramientas que permitan hacer un poco menos tediosa esta labor. Además de disponer de diferentes herramientas como dispositivos y terminales móviles, un elemento clave es que el sistema informático debe permitir el inventariado parcial o segmentado.

De esta forma, es posible establecer inventarios frecuentes (que en algunos casos llegan a ser semanales) de aquella mercancía que posee mayor valor para la empresa o que causa más problemas, mientras que aquella mercancía de menor valor o impacto puede inventariarse con una periodicidad mucho mayor (en algunos casos, anual).

La herramienta debe permitir inventarios parciales.

4. Sea riguroso con los costes

Es frecuente observar que muchas empresas limitan la gestión de sus stocks al control de las cantidades. Sin embargo, es también fundamental controlar adecuadamente los costes.

Debido a que una gestión de stocks implica asegurarse de que todos los movimientos de mercancía quedan debidamente registrados, supone una oportunidad perfecta para, más allá de indicar meramente las unidades, se registre también cualquier incremento en los costes.

Un ejemplo puede ser considerar los costes de importación cuando el aprovisionamiento ha conllevado gestión aduanera, o incluir gastos de transporte en el traslado entre almacenes.

Controle no únicamente los movimientos de unidades, sino también las fluctuaciones en los costes.

5. Asegure los procedimientos y evita errores

Un error común que observamos en muchas empresas es la tendencia a separar el trabajo físico de manipulación de mercancía del trabajo administrativo derivado del mismo. En ocasiones esta diferencia llega a desligar completamente ambas labores, efectuadas por personas diferentes, ubicadas en lugares diferentes e incluso, en sedes diferentes y diferentes momentos del día.

A veces esta separación llega al extremo de que quien manipula la mercancía no se preocupa por lo que se registra, y quien registra no se preocupa por la mercancía, por lo que pueden producirse muchas diferencias que son difícilmente detectables y corregibles.

El sistema informático debe ser lo más cómodo y ágil posible, bajo un entorno intuitivo y amigable, de manera que se promueva que el registro de los movimientos de stock pueda efectuarse en paralelo a los movimientos reales de los materiales.

Hay que promover que el registro de los movimientos de stock se realice en paralelo con los movimientos reales de mercancía.

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MRP: la solución a tus problemas de aprovisionamiento en SAP Business One

admin — Mon, 17 Sep 2012 00:00:00 +0000

Para una buena gestión de aprovisionamiento es necesario tener en cuenta una serie de factores que muchas veces pasan desapercibidos o no toman la relevancia que debería, tales cómo:

Stock actual
Stocks máximos y mínimos
Ventas previstas
Tiempos de aprovisionamiento
Producción prevista

Y debido a esto surgen problemas ocasionados por no tener en cuenta estos factores, como son:

Sobre stock en los almacenes
Roturas de stock

Ambos problemas ocasionan pérdidas importantes en las empresas.

Por eso, es importante tener en cuenta que existen herramientas que permiten controlar de forma semiautomática o automática una buena gestión de aprovisionamiento.

Esta herramienta se denomina MRP (Planificación de los requerimientos de material), y permite realizar una previsión de pedidos en función de una demanda conocida, teniendo en cuenta para ellos los factores indicados anteriormente.

Además, se han desarrollado fórmulas matemáticas para el cálculo óptimo de la reposición del inventario para los almacenes.

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El Informe ATP

admin — Thu, 14 Jul 2011 00:00:00 +0000

Una funcionalidad extremadamente útil es el Informe ATP (del inglés Available To Promise). Se trata de un informe que permite asegurar la disponibilidad de mercancía a la hora de comprometerse con un cliente.

En este post veremos un caso práctico para comprender la importancia de esta funcionalidad.

Supongamos, por ejemplo, que nos llama un cliente determinado (en el ejemplo, el Interlocutor Comercial C29999) y nos solicita 20 unidades de una determinada referencia (en el ejemplo, el artículo LM4050). A efectos de comprender la relevancia del informe en la planificación, supongamos que el pedido nos lo realiza un día concreto: el 02/6/2018.

En principio, podemos observar que en el momento de generar el pedido, tenemos 12 unidades en stock, vamos a tener problemas para suministrarle las 20 unidades.

Sin embargo, en el momento de precisar la cantidad, el sistema nos alerta de que tenemos un problema de disponibilidad de stock bastante más importante. Sólo podemos contar con 1 unidad, y de hecho, para contar con esa unidad deberíamos esperar a mañana (día 03/6/2018).

Si seleccionamos la opción «Visualizar informe cantidad ATP», obtenemos más información al respecto.

El informe nos muestra lo siguiente:

Línea 1: a fecha actual del ejercicio (02/6/2018), existen 12 unidades en stock
Línea 2: para el día 03/06/2018, está previsto que llegue mercancía del proveedor Industrias BIT, S.A., y en esa mercancía debería venir 10 unidades más. Por ello, la cantidad disponible prevista para el día 03/06/2018 es de 22 unidades.
Línea 3: para el día 06/06/2018, está previsto entregar a un cliente 14 unidades.
Línea 4: para el día 09/06/2018, está previsto entregar a otro cliente 7 unidades.

Dicho de otra manera, tengo 12 unidades en stock, tengo previsto que lleguen 10 unidades y tengo comprometidas 21 con mis clientes.

Ahora bien, si esa información ya está presente en los datos maestros del artículo, ¿qué nos aporta el informe ATP?

El Informe ATP lo que aporta en realidad es una visión más detallada de esas cantidades, debidamente ordenadas de forma cronológica. Por lo tanto, podemos prever no únicamente cuántas cantidades necesitamos, sino también cuándo y para quién, en cada caso concreto.

Supongamos que el proveedor tiene un tiempo de entrega de 6 días, por lo que aunque solicitemos la mercancía hoy mismo (02/06/2018) no llegará a tiempo para servirla al cliente (08/06/2018). Viendo este informe, podemos tomar diferentes decisiones:

comunicar al cliente que no es posible entregarles las 20 unidades en el plazo previsto, y renegociarlo con él.
hablar con el proveedor para intentar que nos sirva la mercancía en un plazo anterior al habitual.
cambiar la prioridad de las reservas, de forma que el día convenido servimos a este cliente (de manera parcial o total), aprovechando que aún existe margen para el pedido de Corporación Tierra, S.A. Es decir, pedimos más mercancía pero para servir al cliente que tiene fecha de entrega más tardía, aprovechando la diferencia temporal.
cualquier otra alternativa que se nos ocurra para no perder la oportunidad de venta sin sacrificar la rentabilidad.

Lo cierto es que cada caso debe analizarse de forma específica, considerando las particularidades de cada empresa y su política de gestión.

Sin embargo, sea la decisión que se tome, se requiere una herramienta adecuada que facilite esta gestión, informándonos de manera proactiva y comunicando de forma clara y completa la información pertinente.

Y, de cara a asegurar un adecuado compromiso de entrega de nuestra mercancía, el informe ATP es una herramienta clave.

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