En el extremo de la izquierda de la barra de status o estado aparecen los nombres de campo, el número de caracteres de cada campo y los mensajes de error. Si ha seleccionado Información del sistema en el menú Vista, también aparece la información de la base de datos de cada campo de un formulario, por ejemplo, el nombre de la tabla de la base de datos, el número de formulario de un campo en particular y la posición del campo en la tabla.

Para visualizar información de campo, sitúe el cursor sobre un campo específico y aparecerá el nombre y longitud del campo.

La información se muestra a la izquierda de la barra de estado.

Un mensaje de error Los mensajes de error indican el problema y ofrecen normalmente sugerencias para corregir el error.Estos mensajes se muestran en la barra de status con texto en blanco sobre un fondo rojo.

Además, SAP Business One emite también mensajes de advertencia en ventanas de diálogo, tales como El cliente ha superado límite de crédito con el pedido actual. Cuando estos mensajes de advertencia aparecen, puede confirmar el aviso o anular el procedimiento en la ventana.

Hay tres clases de mensajes de error:

• Mensajes de error técnicos: Estos mensajes de error se muestran para proporcionar información técnica específica, por ejemplo, cuando una entrada en un campo excede la longitud máxima del campo.
• Mensaje de error específico de la aplicación: Estos mensajes de error aparecen cuando se introducen datos erróneos para una operación contable.
• Mensajes de advertencia específicos de la aplicación: Estos mensajes aparecen en casos específicos, por ejemplo, si el stock en almacén correspondiente a un determinado artículo se encuentra por debajo del nivel mínimo.

Un mensaje de información aparece sobre un fondo azul e informa de un problema que no impide que continúe el procedimiento.

Un mensaje de confirmación aparece sobre un fondo verde e informa de la ejecución correcta de un procedimiento.

El centro de la barra de estado contiene un área para la fecha y la hora actuales tal como están definidas en el servidor.

En el lado derecho de la barra de estado se visualizan campos de entrada arrastrados. Cuando una ventana está abierta, en ciertas condiciones, se pueden arrastrar determinados campos a esta barra.

• Cómo arrastrar información a la barra de estado:

1. Abra un objeto que contenga el campo o campos que desea utilizar.
2. Coloque el cursor en el campo que corresponda y mantenga pulsado el botón del ratón hasta que aparezca un marco en el campo.
3. Con el botón del ratón pulsado, arrastre este campo a uno de los cuatro campos del área izquierda de la barra de estado.
4. Deje de pulsar el botón del ratón.
5. Repita este procedimiento hasta que añada toda la información necesaria a la barra de status. Se puede arrastrar un máximo de cuatro campos a la barra de status.

Puede utilizar también este procedimiento para reemplazar información en una barra de estado, arrastrando y soltando la información en una de las cuatro áreas existentes. La información mostrada anteriormente se sustituye por la nueva información.

• Cómo borrar información de la barra de estado.

La información mostrada en la barra de status se puede borrar cuando se desee. Para ello, pulse la tecla Alt y haga clic en el campo que desee borrar. Una vez borrado, el campo no aparecerá al tratar el objeto.

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1. Crear un fichero Excel que contenga las siguientes 4 columnas (LAS COLUMNAS TIENEN QUE IR SIN TÍTULOS EN LA CABECERA)

a. Código del artículo de SAP

b. Número de la tarifa de preciso. Para obtener este código hacemos una consulta a la tabla OPLN.

c. Precio del artículo.

d. Moneda. En este caso utilizaremos EUR.

2. Una vez creado el Excel hay que guardarlo con formato TXT separado por tabuladores.

Para ello seleccionar “Grabar como” y seleccionar en tipo de archivo “Texto (delimitado por tabuladores) (*.txt)”

3. Cerrar los ficheros Excel y txt ya que a la hora de importar a SAP si están abiertos dan un error.

4. Ir a SAP a Gestión -> Importación/Exportación de datos -> Importación datos à Importar de Excel.

5. Seleccionar “Artículos”.

6. Seleccionar los campos siguientes en el mismo orden, (Número de artículo y Código de artículo, al cargar este segundo automáticamente se rellenarán los campos de “Precio según lista de precios” y “Lista precios moneda precio”

7. Pulsar en Ok, se abrirá la ventana para buscar el archivo txt que hemos guardado y lo seleccionamos.

En la barra de estado se irá viendo el progreso de la importación.

8. Comprobar que los precios se han grabado bien en la tarifa.

OBSERVACIONES: Se recomienda hacer pruebas en test antes de realizarlo en la base de datos de productivo.

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Como primer ejemplo, podemos obtener todos los artículos que existen en nuestro sistema haciendo doble click en la entrada del menú “Arrastrar y vincular”->Inventario->Artículos.

Habremos obtenido un listado de artículos con las cantidades en stock, las cantidades pedidas por clientes y las cantidades pedidas a proveedores. Además existe la posibilidad de realizar un filtrado de la información obtenida usando el icono

Para ilustrar otro ejemplo supongamos que necesitamos saber en qué facturas de venta aparece un artículo determinado:

Desde el formulario de datos maestros del artículo del que queremos generar el informe, pulsaremos en su código de artículo y lo arrastraremos con el ratón hasta el menú “Arrastrar y vincular”.

Se obtendrá el siguiente listado donde se muestran todos los documentos de factura a clientes donde aparece incluido nuestro artículo.

 Al igual que en el caso anterior, podremos filtrar la información mostrada para adaptarla a nuestras necesidades.

Como siempre, lo ideal es practicar con casos reales para explorar las opciones que pueden ayudarnos en nuestro trabajo y usarlas convenientemente.

Cualquier comentario será bienvenido.

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Las ventajas principales de definir un workflow son:

– Se facilita la disposición de procedimientos, que resultan fáciles de seguir por parte de los trabajadores, aclara mejor en qué estado se encuentra cada caso y mejora la eficiencia de la organización

– Se simplifica los trabajos a través de procesos o tareas que puede realizar el sistema automáticamente SAP Business One, en su nueva versión 9.0, incorpora funcionalidades para permitir flujos de trabajo en dicho sistema.

Esta funcionalidad emplea un nuevo usuario (Workflow), un nuevo servicio (Workflow Service, similar a License Manager o a SBO Mailer) y una nueva herramienta (SAP Business One Studio). Los flujos de trabajo se fundamentan en la notación internacional BPMN.

Algunos ejemplos de utilización de esta nueva funcionalidad pueden ser los siguientes:

– En el momento de generar un pedido de cliente, el sistema comprueba si existe stock suficiente y, en el caso de que no haya suficiente mercancía, el sistema crea un pedido a proveedores para adquirir stock.

– El sistema registra pedidos periódicos de forma automática (por ejemplo, cada tres semanas y para aprovisionamiento de material de oficina).

– El sistema comprueba periódicamente (por ejemplo, cada dos semanas) las cantidades en stock de un determinado almacén. En el caso de que las cantidades estén por debajo de una cantidad mínima prevista, se registra automáticamente traslados de stocks del almacén principal o pedidos a proveedores.

Como se puede observar, la posibilidad de definir flujos de trabajo permite dotar a SAP Business One de una flexibilidad, de una automatización y de una adaptación a las necesidades de cualquier empresa sin precedentes hasta la fecha.

En SAP Business One, dentro del menu Gestión, aparecen las transacciones necesarias para revisar y operar con los flujos de trabajo definidos en el sistema.

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¿Para qué almacenar digitalmente documentación?

Toda empresa que desee mejorar su eficiencia y su productividad debería ir encaminada a almacenar digitalmente la información con la que opera. De esta forma, resulta más sencillo su consulta, evitando la búsqueda en papel. También facilita la consulta por parte de todos los miembros del equipo.

¿Qué puede almacenarse digitalmente como archivo adjunto?

Ejemplos de documentos que pueden tenerse registrados como archivos adjuntos:

• Cartas y reclamaciones de clientes.
• Encuestas de satisfacción de clientes.
• Contratos firmados*.
• Albaranes firmados por el cliente*.
• Presupuestos y pedidos firmados por el cliente*.
• Facturas de proveedores.
• Catálogos de productos de proveedores.
• Fichas técnicas de artículos.
• CV de los recursos humanos.
• Documentos de identidad y certificaciones de recursos humanos.
• Etc.

*En estos casos, siempre será necesario almacenar debidamente el original para los casos en los que exista discrepancia o conflicto con el cliente. El objetivo propuesto de adjuntar esta información es SAP Business One es facilitar la consulta ágil por parte de los usuarios del sistema.

¿Cómo escanear directamente desde SAP Business One un adjunto?

El primer paso es acceder al documento o dato maestro sobre el que deseamos almacenar un archivo adjunto.

Actualmente en SAP Business One es posible adjuntar información principalmente a documentos de compra (solicitudes, pedidos, entradas, devoluciones, facturas, abonos), documentos de venta (ofertas, pedidos, entregas, devoluciones, facturas, abonos), actividades, oportunidades, contratos, datos maestros de interlocutor comercial, datos maestros de artículos y datos maestros de empleados.

Una vez seleccionado el objeto de negocio deseado (en este ejemplo, una factura de compra), seleccionamos la pestaña Anexos y pulsamos el botón Explorar.

Aparece una ventana para poder seleccionar el fichero a adjuntar. Sin embargo, no deseamos adjuntar un archivo existente sino crear un archivo nuevo a través del escaneado de información. Por ello, especificaremos el nombre del nuevo archivo y pulsamos el botón “Actualizar”.

El sistema mostrará automáticamente la ventana principal de operación del escáner. Nota: Esta ventana puede diferir según el modelo de escáner que se utilice y su software de control.

 
Tras el escaneado del documento, aparecerá una imagen en la carpeta, con el nombre del archivo recién generado. Lo seleccionamos y pulsamos Abrir.

El nuevo archivo adjunto aparecerá adjunto al objeto de negocio de SAP Business One. Nota: la ruta donde se almacenará el archivo depende de la parametrización del sistema.

Por último, el archivo ya está disponible para su consulta desde nuestro sistema de gestión.

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Entre ellas destacamos:

• Teclas de acceso rápido en documentos de compras y ventas.
• Teclas de acceso rápido en documentos de pago.
• Teclas de acceso rápido en documentos para inventario y producción.
• Teclas de acceso rápido generales de SAP Business One (debajo te adjuntamos una infografía de estas teclas).

¿Quieres conocer todas estas teclas de acceso rápido? Haz click en este enlace.

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