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Cómo se crean pedidos de compra cuando se crea un pedido de venta

admin — Wed, 04 Feb 2015 11:52:22 +0000

Es común encontrarnos que en una empresa no hay espacio suficiente en los almacenes para tener la mercancía almacenada o que el coste de los artículos es demasiado elevado y se trata de artículos con muy baja rotación, en estos casos lo que se recomienda es que en el momento en que se entregue este artículo o en el momento en que nos lo solicite el cliente generemos el pedido de reposición para el proveedor.

Esto nos permite con bastante frecuencia sólo pedir la mercancía en el momento en el que la vendemos.

SAP Business One nos permite gestionar este proceso de forma automática, para ello tenemos que partir del pedido de clientes y en el momento de generar el pedido el sistema nos propondrá la creación del pedido al proveedor.

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Crear documentos en SAP Business One con las funcionalidades “Copiar a” y “Copiar de”

admin — Fri, 22 Mar 2013 00:00:00 +0000

Como ejemplo partamos de la base de que en un circuito de ventas intervienen los siguientes documentos: Pedido de cliente -> Entrega de mercancía -> Factura de cliente

Utilizaremos “Copiar a” cuando estamos en un documento anterior en el circuito y queremos pasarlo a un documento posterior, por ejemplo si tenemos una entrega de mercancía y queremos pasarla a factura, en este caso lo que haremos será abrir el documento de entrega y pulsamos en “Copiar a” y seguidamente en “Factura de cliente”.

Esto copiará todas las líneas en un documento de factura.

Utilizaremos “Copiar de” cuando estamos en un documento siguiente en el circuito y queremos copiar de un documento o de varios documentos anteriores, por ejemplo si tenemos una o varias entregas de mercancía y queremos pasarlas a factura, en este caso lo que haremos será abrir el documento de factura, seleccionar el cliente y pulsamos en “Copiar de” y seguidamente en “Entregas”.

En este caso se nos abrirá un listado de todas las entregas de mercancía de ese cliente que aún no se han convertido en factura.

En este caso podemos seleccionar más de un documento de entrega para añadirlo a la factura, seleccionando las líneas que deseemos.

Por lo tanto hemos podido añadir líneas de varios albaranes en una única factura, esto lo podemos hacer también con pedidos para transformarlos en entregas o en facturas.

Pero también puede ocurrir que de un único documento base se pueden generar varios documentos destino. En este caso utilizaremos la funcionalidad “Copiar a”. Como ejemplo vamos a crear 3 facturas de venta de una entrega de mercancía, y pulsamos en “Copiar a” -> “Factura de Cliente”.

Esto copiará todas las líneas de la entrega a la factura y eliminamos las líneas que no queremos añadir a la 1ª factura.

Dejamos sólo 2 líneas y añadimos la factura.

Si volvemos a la entrega veremos que las dos líneas ya facturadas aparecen en color azul, eso significa que ya no se pueden facturar más.

Si pulsamos nuevamente en “Copiar a” -> “Factura de cliente” sólo se copiarán las líneas que no se han facturado previamente.

Eliminamos una línea y añadimos la factura.

Y finalmente si vamos al albarán veremos que sólo nos queda una línea por facturar.

La facturamos igual que en los casos anteriores.

Una vez que hemos añadido esta tercera factura podemos ver que hemos podido crear varios documentos destino de un solo documento base. Podemos ver los documentos generado desde el albarán de venta pulsando con el botón derecho del ratón y seleccionando “Mapa de relaciones…”

Podemos ahora ver todos los documentos generados.

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Modificar tarifas de precios en SAP Business One

admin — Mon, 04 Mar 2013 00:00:00 +0000

Los pasos a seguir son:

1. Crear un fichero Excel que contenga las siguientes 4 columnas (LAS COLUMNAS TIENEN QUE IR SIN TÍTULOS EN LA CABECERA)

a. Código del artículo de SAP

b. Número de la tarifa de preciso. Para obtener este código hacemos una consulta a la tabla OPLN.

c. Precio del artículo.

d. Moneda. En este caso utilizaremos EUR.

2. Una vez creado el Excel hay que guardarlo con formato TXT separado por tabuladores.

Para ello seleccionar “Grabar como” y seleccionar en tipo de archivo “Texto (delimitado por tabuladores) (*.txt)”

3. Cerrar los ficheros Excel y txt ya que a la hora de importar a SAP si están abiertos dan un error.

4. Ir a SAP a Gestión -> Importación/Exportación de datos -> Importación datos à Importar de Excel.

5. Seleccionar “Artículos”.

6. Seleccionar los campos siguientes en el mismo orden, (Número de artículo y Código de artículo, al cargar este segundo automáticamente se rellenarán los campos de “Precio según lista de precios” y “Lista precios moneda precio”

7. Pulsar en Ok, se abrirá la ventana para buscar el archivo txt que hemos guardado y lo seleccionamos.

En la barra de estado se irá viendo el progreso de la importación.

8. Comprobar que los precios se han grabado bien en la tarifa.

OBSERVACIONES: Se recomienda hacer pruebas en test antes de realizarlo en la base de datos de productivo.

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¿Para qué sirven las facturas de reserva en SAP Business One?

admin — Mon, 12 Nov 2012 00:00:00 +0000

La Factura de Reserva nos permite que un circuito de compras y de ventas diferente al habitual lo podamos facturar antes de servir la mercancía.

En resumen, en lugar del proceso estándar en el que un cliente solicita mercancía, se le sirve y posteriormente se le factura, utilizando una factura de reserva podemos hacer un reconocimiento de la deuda previo al intercambio de artículos o a la prestación de servicios asociados.

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MRP: la solución a tus problemas de aprovisionamiento en SAP Business One

admin — Mon, 17 Sep 2012 00:00:00 +0000

Para una buena gestión de aprovisionamiento es necesario tener en cuenta una serie de factores que muchas veces pasan desapercibidos o no toman la relevancia que debería, tales cómo:

Stock actual
Stocks máximos y mínimos
Ventas previstas
Tiempos de aprovisionamiento
Producción prevista

Y debido a esto surgen problemas ocasionados por no tener en cuenta estos factores, como son:

Sobre stock en los almacenes
Roturas de stock

Ambos problemas ocasionan pérdidas importantes en las empresas.

Por eso, es importante tener en cuenta que existen herramientas que permiten controlar de forma semiautomática o automática una buena gestión de aprovisionamiento.

Esta herramienta se denomina MRP (Planificación de los requerimientos de material), y permite realizar una previsión de pedidos en función de una demanda conocida, teniendo en cuenta para ellos los factores indicados anteriormente.

Además, se han desarrollado fórmulas matemáticas para el cálculo óptimo de la reposición del inventario para los almacenes.

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El Informe ATP

admin — Thu, 14 Jul 2011 00:00:00 +0000

Una funcionalidad extremadamente útil es el Informe ATP (del inglés Available To Promise). Se trata de un informe que permite asegurar la disponibilidad de mercancía a la hora de comprometerse con un cliente.

En este post veremos un caso práctico para comprender la importancia de esta funcionalidad.

Supongamos, por ejemplo, que nos llama un cliente determinado (en el ejemplo, el Interlocutor Comercial C29999) y nos solicita 20 unidades de una determinada referencia (en el ejemplo, el artículo LM4050). A efectos de comprender la relevancia del informe en la planificación, supongamos que el pedido nos lo realiza un día concreto: el 02/6/2018.

En principio, podemos observar que en el momento de generar el pedido, tenemos 12 unidades en stock, vamos a tener problemas para suministrarle las 20 unidades.

Sin embargo, en el momento de precisar la cantidad, el sistema nos alerta de que tenemos un problema de disponibilidad de stock bastante más importante. Sólo podemos contar con 1 unidad, y de hecho, para contar con esa unidad deberíamos esperar a mañana (día 03/6/2018).

Si seleccionamos la opción «Visualizar informe cantidad ATP», obtenemos más información al respecto.

El informe nos muestra lo siguiente:

Línea 1: a fecha actual del ejercicio (02/6/2018), existen 12 unidades en stock
Línea 2: para el día 03/06/2018, está previsto que llegue mercancía del proveedor Industrias BIT, S.A., y en esa mercancía debería venir 10 unidades más. Por ello, la cantidad disponible prevista para el día 03/06/2018 es de 22 unidades.
Línea 3: para el día 06/06/2018, está previsto entregar a un cliente 14 unidades.
Línea 4: para el día 09/06/2018, está previsto entregar a otro cliente 7 unidades.

Dicho de otra manera, tengo 12 unidades en stock, tengo previsto que lleguen 10 unidades y tengo comprometidas 21 con mis clientes.

Ahora bien, si esa información ya está presente en los datos maestros del artículo, ¿qué nos aporta el informe ATP?

El Informe ATP lo que aporta en realidad es una visión más detallada de esas cantidades, debidamente ordenadas de forma cronológica. Por lo tanto, podemos prever no únicamente cuántas cantidades necesitamos, sino también cuándo y para quién, en cada caso concreto.

Supongamos que el proveedor tiene un tiempo de entrega de 6 días, por lo que aunque solicitemos la mercancía hoy mismo (02/06/2018) no llegará a tiempo para servirla al cliente (08/06/2018). Viendo este informe, podemos tomar diferentes decisiones:

comunicar al cliente que no es posible entregarles las 20 unidades en el plazo previsto, y renegociarlo con él.
hablar con el proveedor para intentar que nos sirva la mercancía en un plazo anterior al habitual.
cambiar la prioridad de las reservas, de forma que el día convenido servimos a este cliente (de manera parcial o total), aprovechando que aún existe margen para el pedido de Corporación Tierra, S.A. Es decir, pedimos más mercancía pero para servir al cliente que tiene fecha de entrega más tardía, aprovechando la diferencia temporal.
cualquier otra alternativa que se nos ocurra para no perder la oportunidad de venta sin sacrificar la rentabilidad.

Lo cierto es que cada caso debe analizarse de forma específica, considerando las particularidades de cada empresa y su política de gestión.

Sin embargo, sea la decisión que se tome, se requiere una herramienta adecuada que facilite esta gestión, informándonos de manera proactiva y comunicando de forma clara y completa la información pertinente.

Y, de cara a asegurar un adecuado compromiso de entrega de nuestra mercancía, el informe ATP es una herramienta clave.

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