Un Sistema de Gestión Documental Empresarial es una plataforma digital que centraliza, organiza y asegura los archivos de una empresa, permitiendo encontrarlos al instante, controlar sus versiones y automatizar flujos de trabajo para eliminar el caos del papel y mejorar la eficiencia.
El coste oculto de la desorganización documental
Si no existe un lugar centralizado donde los archivos estén clasificados y organizados llevará al colapso organizativo de la empresa. Perdemos el 40% del tiempo buscando archivos, gestionando versiones duplicadas o recuperando documentos dañados por errores humanos o incidentes técnicos.
Un sistema ERP centralizado elimina estas ineficiencias, garantizando el acceso a versiones actualizadas y protegiendo la integridad de toda la información corporativa importante.
Por tanto es sencillo concluir que la dispersión de nuestros documentos provoca confusiones, fallos, ineficacia y pérdida de tiempo.
Otro problema importante además de la falta de centralización es el tipo de almacenamiento que usamos.
Si usamos un simple disco duro o un servidor de archivos como almacenamiento central, pronto comprobaremos que es una solución incompleta.
Para resolver esta carencia, la implementación de un Sistema de Gestión Documental Empresarial se vuelve fundamental, ya que para empezar necesitamos establecer unos criterios de organización para nuestros documentos.
Sin normas claras de uso para el disco duro compartido, persistirá la ineficacia en las búsquedas y continuarán ocurriendo las frecuentes pérdidas de documentos corporativos.
Para organizar su almacenamiento, el sistema debe permitir definir criterios estructurados mediante carpetas, fichas o expedientes, facilitando así la gestión documental interna.
Esta flexibilidad organizativa asegura que todos los empleados sigan un método uniforme, eliminando el caos documental y optimizando el tiempo de recuperación de archivos.
Control de acceso y seguridad de archivos
Tras definir los criterios organizativos, debemos establecer controles de acceso precisos, garantizando que cada usuario solo visualice los documentos necesarios para desempeñar su labor diaria. Que todos los archivos que tenemos sean accesibles por todos nuestros empleados no es un criterio aplicable en ninguna empresa del mundo.
La seguridad de acceso la obtenemos cuando el sistema nos da la posibilidad de asignar permisos sobre los documentos a los diferentes empleados. Así cada empleado solo podrá acceder a aquellos archivos que le sean permitidos. Existen multitud de criterios para decidir esto aunque los más habituales son los que establecen permisos con respecto a los departamentos de la empresa.
Trazabilidad y firma digital en tu gestión empresarial
Con esta estructura organizativa y con unos roles de acceso a los documentos establecidos, es recomendable que las acciones en el sistema sean grabadas de alguna forma. Eso es lo que se conoce Trazabilidad o“Workflow”.
La Trazabilidad es muy importante en estos momentos ya que es una exigencia de muchas organizaciones, legislaciones y estándares en la gestión de documentación y datos, por lo que es indispensable tenerla en nuestro Sistema de Gestión Documental Empresarial (ECM).
La utilización de la firma digital dentro de la gestión documental es otra opción interesante, ya que aumenta su potencia al contar la ventajas propias de esta firma (identifica al autor, señala la conformidad con el documento, comprueba que ha sido leído, muestra el tipo de firma y garantiza que el documento no se pueda modificar) y además tener la posibilidad de que el documento pueda ser firmado de forma colaborativa, vinculando un documento y su proceso de firma a un Workflow.
De esta forma, dentro de una empresa que tenga diferentes sedes, podemos realizar una firma colaborativa de un documento entre personas que pueden estar en distintos países.
Estamos hablando por ejemplo de una compraventa de una empresa o la escritura de una vivienda, que son contratos en los que de forma generalizada aparecen varias personas y de los que deben hacerse varias copias. A través de un gestor documental se puede hacer de forma mucho más eficiente, pudiendo los usuarios leer la documentación y firmarlo desde cualquier lugar u hora, además de hacerlo desde cualquier dispositivo ya sea ordenador o incluso móvil.
Con la gestión documental como hemos detallado, podremos ahorrar una gran cantidad de tiempo y dinero en realizar estas acciones, tener un acceso más definido para cada usuario y un mayor control en nuestros documentos. Todo ello unido a la reducción de material físico que tendremos en nuestras oficinas.