Hace años el término ECM se asociaba a la gestión del documento pero con el paso del tiempo esta definición ha alcanzado un significado mucho más amplio , estando actualmente más relacionado con la organización de otros contenidos que se relacionan con los procesos de la organización.

Esta aclaración es muy importante ya que la misión principal de un ECM es la gestionar los contenidos empresariales, es decir, la información de la empresa independientemente del medio usado para representarla y conservarla. Así que va más allá del soporte de los documentos electrónicos o en papel.

Mientras que en un principio las organizaciones comenzaron a gestionar de forma electrónica la información originada en documentos electrónicos, páginas web, multimedia,..., así cómo organizar y controlar a través de la informática la documentación que tenían en sus archivos en papel, recientemente ha habido una evolución en esta tecnología.

Ahora se centra más en la experiencia del usuario, agilizando la gestión de contenido a través de aplicaciones web más desarrolladas e intuitivas, parametrizables para cada usuario e incorporando nuevas soluciones para colaboración, movilidad, generación de documentos electrónicos o conservación de emails.

En los próximos años esta 3ª generación de ECM tendrá como objetivo la gestión de la información para tratar de obtener el máximo beneficio de la información empresarial a través de tecnologías como el Big Data, donde la información digitalizada de nuestra empresa, bases de datos de información corporativa e información de las RRSS se combinará, explotará y las organizaciones podrán sacar el máximo rendimiento a estos datos.

Además esta gestión documental del futuro estará muy asociada con la Industria 4.0 que para poder hacerla digital y “smart”, tendrá la necesidad de disponer de sistemas de gestión, organización y conservación de los nuevos modelos y formatos de información que vaya generando.

En el caso de las Smart Cities estamos hablando que aspectos como el control de semáforos o el encendido de las farolas será 100% inteligente y que un servidor tendrá constancia exacta al milisegundo de los cambios de cada semáforo.

En las empresas tecnológicas y de automoción se está avanzando hacia los coches inteligentes, que serán geoposicionados con total precisión y con posibilidad de conducción autónoma. Coches que generarán una cantidad ingente de información de cuando se encienden, su recorrido, velocidad, giros o constantes vitales del conductor.

En la generación IoT (Internet de las Cosas) estando ya el 5G generalizado los ECM deberán organizar y conservar la información que generarán estos dispositivos.

Por supuesto además tendrán que estar 100% en la nube, para poder ser consultados desde cualquier lugar o dispositivo y es muy previsible que en esos momentos el uso de herramientas de inteligencia artificial sean una constante en la gestión documental.

De ahí que sea imprescindible la transformación digital en las empresas para que vayan adaptándose a todos estos cambios que llegarán en unos años, ya que de no hacerlo podrían quedar obsoletas, perder oportunidades de negocio y no tener la capacidad de dar un mejor servicio a sus clientes.

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