Los Sistemas de Gestión Documental (en inglés ECM, Enterprise Content Management) hacen referencia al conjunto de estrategias, métodos y herramientas usados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con procesos empresariales. Estos sistemas han evolucionado para convertirse en autenticas plataformas de comunicación y colaboración conectando personas (empleados, clientes, proveedores y partners), procesos e información. 

Con este artículo, en esta ocasión queremos hacer un breve resumen o análisis sobre la implantación de los sistemas ECM en España, a través de los datos sacados de una encuesta hecha por Iron Mountain.

La Gestión Documental imprescindible para las empresas

A través de esta encuesta se ha podido ver que las empresas no saben cómo sacar partido a la información que tienen en su interior. Esto es cada vez es más habitual en las compañías, por ello se debe empezar a concienciar que el uso de la gestión documental es una prioridad para el mundo empresarial, ya que, sin esto, hará que las empresas tengan que realizar un gran coste en información externa. 

Dificultad al encontrar su propia información

Un 70% de las empresas han afirmado que encuentran antes datos que no tienen, en comparación a los que ellos mismos generan. Esto lo debemos a una mala gestión de los documentos y al hecho que se nombra en el punto anterior, a no darle importancia a la gestión documental.

Responsabilidad en distintos departamentos vs solo un departamento

Si hablamos en cuanto a las compañías europeas estás suelen confiar esta función a departamentos que no tienen suficiente experiencia en esta tarea, para ser más exactos un 36%. Un 22% dice que recae en los office managers y el 14% en los informáticos tanto la digital como la física

Si nos centramos en España, se ha visto que el 58% de las compañías españolas encuestadas afirma que la responsabilidad de la gestión de la información se distribuye en los distintos departamentos que tiene una empresa, en cambio el 18% dice que está centralizado solamente un departamento

 Sistema Tradicional VS Sistema Digital

Un gran problema que se ha visto gracias a este estudio es el hecho de que las empresas hacen uso del método tradicional, es decir, estanterías, armarios o archivos. Las desventajas de ello es que cuando el empleado va a buscar información tarda una media de 51 minutos, cundo con un software de gestión documental sería más eficaz.

Este estudio ha mostrado que gracias a este software se agiliza la búsqueda en un 200%. Además de tener esta ventaja, también podemos hablar de una económica, ya que independientemente de su inversión inicial que es necesaria, en el largo plazo se acabará reduciendo el gasto en búsqueda de información externa.

Multa brecha de datos

En este estudio se habló sobre el hecho de la preocupación por estas multas y los datos obtenidos han sido preocupantes, ya que el 65% de los encuestados ha dicho que esta amenaza no está teniendo importancia en su política empresarial de protección de información importante. Además, un 82% de las empresas españolas dicen no tener ningún tipo de seguro ni están estudiando proteger su negocio ante un impacto financiero por una brecha de datos.

Dentro del mercado podemos encontrar una gran cantidad de ECM por eso a continuación hablaremos de algunos de ellos:

ECMs en el mercado

Para empezar hablaremos de Scopedia es uno de ellos, entre sus características podemos decir que puede generar automática de e-mails cuando se realizan cambios en los documentos, además de organizar y estructurar el contenido. Pero, a pesar de que tiene algunas grandes funcionalidades, este software no cumple suficientes funciones que realizan los ECM, por eso a largo plazo podría convertirse en un problema.

A continuación, tenemos a FossLook que es un gestor de documentos electrónicos que organiza todos tus archivos. Al contrario que el nombrado anteriormente, este software sí que cumple más funciones, pero no todas las que se desearían, además su uso es mucho más complicado que otros software que se encuentran en el mercado.

Por último, tenemos Alfresco, un software que, a pesar de ser de código abierto, ha conseguido hacerse hueco entre los mejores como una gran alternativa a otros. Además de tener una gran trayectoria y que uno de sus inversores sea un grande de los ERP. Ofrece una gestión integrada muy completa y con la opción de trabajar en la nube. Está basado en estándares abiertos con un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. También tres versiones distintas, para así adaptarse al mercado.

ECM en Canarias

Si hablamos más en específico en Canarias podemos ver la misma tendencia que en el resto de España, y que como se puede ver su uso no está muy extendido, pero poco las empresas se van dando cuenta de que es una gran herramienta. Si hablamos de empresas que se dediquen a ello, podemos ver que hay un gran número. 

El ECM que más se está extendiendo por Canarias es el de Alfresco, porque las empresas han podido comprobar que es un gran software de gestión documental.

En conclusiones, como se puede ver el uso del ECM aún no está tan extendido como otros softwares, además de que las empresas aún sigue usando los métodos tradicionales para este tipo de gestión. Pero, podemos ver que hay empresas que ya se han dado cuenta de que es una gran solución que puede ayudarle mucho en el presente y futuro, además de aportarles grandes beneficios.

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