Como ya hemos comentado en numerosas ocasiones, Itop es una consultora de Transformación Digital (TD) cuyo objetivo es ayudar a empresas tanto a nivel nacional como internacional a ser más eficientes a través de la implantación, desarrollo y formación de soluciones tecnológicas líderes.

En este artículo, queremos explicarte cómo afrontamos la gestión de proyectos en Itop, en cada una de sus fases estudiando y analizando su viabilidad, con el fin de conseguir los objetivos que nuestros clientes nos han requerido, o diseñando e implementando aquella solución o aquellas soluciones que más se ajustan a sus necesidades. 

Primera toma de contacto Cliente - Itop

En el momento en el que una empresa se pone en contacto con nosotros, dado su interés en alguna de nuestras soluciones, comienza lo que entendemos por la “gestión de un nuevo proyecto”, la cual pasa por una serie de fases, las cuales determinarán el resultado final del mismo, con el fin de implementar la solución (producto) para el cliente/empresa de la manera más efectiva y exitosa posible.

Visión general del proceso

Para empezar, tenemos que tener claro tres factores que determinarán la “solución propuesta” que vamos a implementar, y cómo se llevará a cabo la gestión del proyecto.

• Producto: analizar cuál o cuáles de nuestras soluciones digitales se adaptan  al negocio, en función de su necesidad y efectividad dentro de ella, como por ejemplo; el ERP para la gestión empresarial (SAP Business One); algún servicio de marketing digital (creación y desarrollo de una página web); e incluso la organización y gestión de una plataforma de formación (moodle), entre otras soluciones. Todas ellas, pueden aportarle a tu negocio el impulso que necesita, hacia el mundo digital de una forma exitosa. 
• Alcance: tras conocer el producto/solución que se ajusta a tus necesidades empresariales, estableceremos los aspectos que se van a desarrollar dentro de ella y los que no, a lo que denominamos alcance (lo que está incluido en la oferta) y límites al alcance (lo que queda excluido del proyecto, o presenta alguna limitación en su desarrollo; p.e. número de productos máximos en un ecommerce), todo ello dependerá de lo que requiera el cliente, y hasta qué punto quiere llegar, atendiendo a sus necesidades y presupuesto destinado a ello.
• Metodología y garantía: teniendo claro todo lo anteriormente comentado, llevaremos a cabo un “plan de control y seguridad” que se compone de 5 fases en las que se desarrollará el proyecto desde el principio hasta su finalización, contando con un mes de garantía y soporte. Con el afán de mejorar, una vez que se ha concluido el proyecto, el Jefe de Proyecto, enviará  al cliente una encuesta para conocer su grado de satisfacción con la gestión y ejecución del proyecto, y además le invita a que proponga mejoras, de cara a futuros proyectos de TD. 

Plan de control y seguridad

A continuación, vamos a explicarte en detalle en qué se basan esas 5 fases del plan de control y seguridad del que hablamos en el párrafo anterior, el cual estará dirigido y supervisado en todo momento por la “dirección del proyecto”, validando cada una de dichas fases, para asegurar el éxito del proyecto. 

Las 5 fases del plan de control y seguridad:

• Preparación inicial:

En primer lugar tendremos una reunión inicial con el cliente para la toma de requisitos, aclarando su situación actual, sus objetivos y qué soluciones pueden ayudarle a conseguir dichos objetivos..

Además, es aquí donde se definirán las personas clave que estarán implicadas en el proyecto de principio a fin, procurando en todo momento que sean las mismas, con el fin de llevar un control con los interlocutores, con la consiguiente comunicación continua, que garantice un resultado final eficaz. 

• Análisis de negocio:

Una vez tengamos todo eso claro, pasaremos a la validación de la información adquirida para dar comienzo al proceso del análisis del mismo, pasando por varias reuniones internas para revisar, ajustar y aprobar la propuesta, para posteriormente comprobar si se ajusta a lo que solicita el cliente y mostrarle el diseño que hemos establecido, para la solución a poner en marcha. 

• Implementación: 

A continuación, pasaremos a la puesta en marcha de la solución a desarrollar, en otras palabras, a poner las manos sobre la masa, teniendo en cuenta en todo momento lo que vamos a establecer dentro de ella y lo que no en función de lo acordado con anterioridad (alcance y límites al alcance).

Comienza el proceso de desarrollo, configuración y ejecución de lo que finalmente será la solución tecnológica a implementar en la empresa. 

Para ello, mantendremos reuniones entre los diferentes departamentos implicados en el desarrollo del proyecto (sistemas, desarrollo, dirección, etc) para la validación, ajustes y aprobación del mismo.

• Preparación final:

En esta fase, se lleva a cabo la preparación final del proyecto como bien indica el nombre, también llamada “fase de prueba”, ya que es aquí donde se pondrá a prueba todo lo desarrollado hasta el momento y verificaremos que todo marcha correctamente. 

Además, en esta fase es donde se llevaría a cabo el diseño de la formación sobre la solución propuesta y la ejecución de la misma, si fuera necesaria para el cliente.

• Arranque y soporte:

Ahora sí que sí, una vez hayamos validado y superado cada una de las fases anteriores, llega el momento de la puesta en marcha de la solución, a la que también llamamos “fase productiva”.

Tras la implantación y puesta en marcha, el cliente tendrá a su disposición en todo momento durante un mes (establecido en la garantía), a nuestro equipo de soporte para solventar cualquier incidencia, si así fuera necesario.

Concretando, el principal objetivo del equipo que conforma Itop es ofrecer al cliente un servicio de consultoría totalmente personalizado y de calidad, en el que tras un proceso de cinco fases, donde se analizará la viabilidad del proyecto a desarrollar, mediante reuniones y análisis de la información recogida en la “toma de requisitos”, podamos conseguir los objetivos propuestos inicialmente, mediante la solución tecnológica que mejor se adapte a sus necesidades, con el fin de conseguir un resultado lo más eficaz y eficiente posible. 

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