La situación que hemos estado viviendo por el COVID-19 ha obligado a muchas empresas, en especial a las del sector educativo, a adaptarse a los cambios e incertidumbre y adentrarse en el mundo online, con la consiguiente digitalización de la empresa.

En este ámbito, hay varias opciones a elegir aunque entre todas ellas destaca Moodle, una referencia entre los LMS (Sistema de Gestión de Aprendizaje) al ser utilizado por una gran cantidad de universidades a nivel mundial.

Moodle es un software opensource, una aplicación web para la formación Virtual, un sistema de gestión de cursos, alumnos, comunicación y evaluación. Entre sus funcionalidades principales podemos destacar la de creación de tareas, consultas, foros, diario, cuestionarios, recursos, encuestas o wiki.

De esta forma podemos crear un entorno donde el alumno se formará a través de diversos materiales e interactuará con otros alumnos y el profesor en las distintas actividades fijadas en el curso.

Además debemos tener especial atención al entorno visual, ya que tanto la navegación como la UX (experiencia de usuario) son muy relevantes para captar la atención del alumno.

Aunque la plantilla inicial de Moodle es plenamente funcional, ésta puede resultar un tanto básica y tener una interfaz no demasiado atractiva, especialmente si tenemos en cuenta su configuración por defecto.

A esto hay que sumar que el hecho de que sea la plantilla por defecto de Moodle significa que nuestra página e-learning tendría el mismo aspecto que otras miles de páginas e-learning del mercado que hayan decidido conformarse con lo que Moodle ofrece de base.

Entre las ventajas de aplicar un diseño personalizado a nuestro Moodle se encuentran las siguientes:

• Alinear el aspecto visual de nuestro Moodle con nuestra imagen corporativa. Nuestra página de e-learning debería sentirse como una parte más de la marca que hemos construido y con la que nos identifica el usuario.
  
  
• Distinguirnos de otras páginas e-learning que también hagan uso de Moodle. Tener una página que se diferencie a simple vista del resto nos va permitir destacar a la vista del usuario.
  
  
• Facilitar al usuario la navegación y uso de la plataforma. Un diseño amigable que permita al usuario hacer uso de nuestra plataforma de manera autónoma y sencilla repercute en una experiencia positiva que repercutirá en una mayor satisfacción.
  
  
• Captar usuarios. Los usuarios se sienten más atraídos por los diseños llamativos que por los meramente funcionales, por que un diseño trabajado puede ser el empujón que necesite un usuario para decidirse por nuestra plataforma.

A continuación mostramos un ejemplo de cómo era en principio Itop Academy y cómo ha evolucionado con una plantilla más personalizada:

Diseño inicial

Diseño actual

A su vez, hay que prestar también atención a la maquetación de contenidos, ya que debe ir acorde al diseño anteriormente implementado, y ser atractivo e intuitivo a la hora de consultar toda la información.

También es vital para la formación la utilización de un software que nos permita gestionar y administrar la academia.

Para esta función cumple perfectamente el CRM, a través del cual podremos gestionar con facilidad la base de datos de nuestros alumnos, la emisión de facturas, el control de gastos y cobros, la asignación de aulas y tareas así como la gestión de incidencias internas y externas.

Las academias de formación y en general cualquier tipo de institución o centro educativo necesitan de un Software de Gestión, un sistema que esté totalmente integrado para la gestión económica, ya que nos encontramos en un contexto marcado por la incertidumbre por lo que debemos tener flexibilidad y capacidad de adaptación ante lo que pueda llegar. Adicionalmente, se ha generado una necesidad de seguir ofreciendo formación desde cualquier lugar y en cualquier momento (formación 24/7), aspecto que cumple una plataforma online.

Cualquier academia, institución o centro educativo que opte por implantar un Software o plataforma para la Gestión económica y de sus recursos, obtiene una serie de ventajas o beneficios tales como:

• Tener acceso inmediato a la documentación e información necesaria del centro, teniendo así una gestión académica y económica más eficiente.
• Al simplificar la documentación y los registros eliminamos procesos burocráticos.
• Centralización de la información de la academia en la aplicación, lo cual facilita el acceso a la misma y la mejora en la toma de nuestras decisiones.
• Comunicación interna del equipo y externa con los alumnos y proveedores más fluida al incorporar funcionalidades específicas para dicho fin.
• Reportes, informes y cuadros de mando para medir los indicadores de calidad en el centro educativo, con envío de notificaciones a los usuarios. Esto reduce tiempos de trabajo que se pueden invertir en otras tareas y funciones más importantes.
• Gestión de los RRHH, permitiendo poder asignar tareas y actividades, puestos de trabajo, definir perfiles e incorporar documentos y archivos relativos a cada usuario, organizándolos según el departamento.
• Ahorro de tiempo en la ejecución de las tareas realizadas para la gestión académica.
• Generar mejores resultados para la academia a medio plazo.
• Comunicaciones y documentación necesaria para la justificación de programas formativos y subvenciones públicas.
• Gestión de las incidencias, quejas y reclamaciones, resolviéndolas con una mayor eficacia y ofreciendo una mejor atención al alumno y cliente.

Como hemos podido observar, si en estos momentos tienes un centro de formación y quieres tener la capacidad de poder adaptarte ante posibles inconvenientes en el futuro y llevar además todo este proceso de manera ágil y con un mayor control, lo más recomendado es utilizar una plataforma online como Moodle y un software CRM integrado para poder gestionar todos los procesos de la formación.

Un ejemplo sería Curie Platform, que dispone de un potente CRM y que se puede integrar con facilidad con Moodle, pudiendo de esta manera acceder a la base de datos de nuestros alumnos.

Y otro aspecto a tener muy en cuenta es la posibilidad de la compra de cursos desde la misma plataforma por TPV, facilitando así tanto al alumno como al gestor de la Academia el tener todos los aspectos cruciales del curso en el mismo lugar.

¿Estás interesado en implantar este tipo de tecnologías en tu centro de formación? Contacta con nosotros y te asesoraremos en todo lo posible.