La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es una tecnología que está transformando la forma en la que operan las empresas, ayudando a simplificar los procesos y reducir la carga de trabajo de sus empleados. La idea es que la labor de los colaboradores pase a ser más estratégica que operativa. Desde el enfoque del recurso humano es una oportunidad para (con la experiencia ya obtenida en la empresa) seguir sumando en el ámbito del negocio.

Durante décadas grandes empresas han estado invirtiendo en automatización para maximizar sus ingresos. El primer robot conocido utilizado para facilitar los negocios fue Unimate, utilizado por General Motors a principios de 1950. En aquel entonces, la automatización robótica de procesos era un servicio costoso que solo las grandes empresas podían pagar. Con el tiempo, esto ha cambiado y se ha vuelto más asequible y también está siendo adoptada por las pequeñas empresas.

Actualmente, desde PYMES de comercio electrónico hasta fuerzas de defensa nacional, se centran en la automatización de tareas. La robótica ha transformado a las pequeñas empresas en todo el mundo a través de una combinación innovadora de tecnologías.

Sólo para mencionar un ejemplo en el área de seguros para generar una póliza, cotizar y validar algunas condiciones de la póliza un robot podría ayudar a automatizar un porcentaje importante del proceso, el recurso humano que destinaba tiempo en ello podría utilizar éste para cautivar más clientes, potenciar mayores compras, entender el sentimiento del comprador, etc.

¿Qué es la Automatización Robótica de Procesos (RPA)?

El RPA (Robotic Process Automation) o Automatización Robótica de Procesos consiste en la utilización de un programa informático o software que automatiza las tareas que forman parte de un proceso cualquiera de una empresa, tengan o no la intervención humana. Este Robot sería capaz de actuar de forma autónoma contra aplicaciones que habitualmente usa una persona, por ejemplo: acceder al correo electrónico, rellenar un formulario, manipular una hoja de cálculo, ingresar a una aplicación, ejecutar un informe, etc.

En concreto, es la tecnología que permite desarrollar un software informático que hace posible que un "robot" emule o simule las acciones humanas sobre sistemas digitales, tales como la recopilación, la transferencia y la entrada de información, la gestión de archivos dentro de los servidores y el escaneado y el almacenamiento de datos y documentos, entre otras.

De esta manera podríamos mejorar las ventas de la empresa, dar una mejor atención a nuestros clientes de una manera más personalizada y reducir al mínimo posible errores al automatizar diferentes procesos internos.

¿Qué procesos se pueden automatizar con RPA?

La utilidad de RPA se determina por aquellos procesos que tienen una regla de negocio establecida y la labor es altamente repetitiva. Comprobar direcciones, introducir datos, envío de emails, confirmaciones, citas, modificaciones de servicios, dar de alta clientes, proveedores y empleados, etc.

El RPA ya está apoyando a sectores muy importantes:

• Distribución.
• Bancos.
• Seguros.
• Manufactura/Producción.
• Salud.

¿Cuáles son los beneficios que me puede aportar esta tecnología?

El RPA tiene muchísimos beneficios para las empresas. Entre ellos, podríamos destacar los siguientes:

• Realizar muchas funciones de forma automática y sin necesidad de la intervención humana.
• Permitir establecer una comunicación entre diferentes sistemas y plataformas tecnológicas.
• Reducir los errores de conformidad, ya que los robots siempre realizarán el proceso tal y como se ha programado.
• Reducir costes y ahorrar tiempo, permitiendo que las personas lo puedan invertir en otras tareas o prioridades.
• Mejorar la experiencia del cliente (servicio al cliente). Con la automatización y los robots, los procesos se realizan con mayor eficiencia, agilidad y productividad que si fuesen realizados por las personas. Además, pueden trabajar 24/7, lo que permite aumentar la satisfacción del cliente y un mayor cumplimiento de los plazos.
• Mejorar el compromiso del cliente, y por lo tanto, aumentar su fidelización, gracias a esta eficiencia y agilidad.
• Incrementar las ventas, al mejorar el servicio al cliente y aumentar la fidelidad a la marca o empresa.

La integración del RPA con los Sistemas de Gestión Empresarial (ERP)

Los Sistemas de Gestión Empresarial (ERP) son sistemas de gestión de la información que integran y automatizan los procesos de una empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes módulos integrados en una única aplicación, como el módulo de producción, ventas, compras, logística, contabilidad, gestión de proyectos, control de almacén, pedidos, recursos humanos, etc.

¿Y qué relación tienen con el RPA?

Como en cualquier proyecto de transformación digital, cada cliente y proceso debe ser evaluado para aportar el mayor valor, eficiencia y efectividad. El RPA, como ya hemos visto, simula la actividad normada que haría un ser humano, lo que implica que el proceso inicial no tendría porqué cambiar, pero sí hay un estudio pleno de los datos a intercambiar y los accesos e ingresos hacia los diferentes ERPs, CRMs o sistemas informáticos con los que el ser humano interactúa para cumplir con el proceso o función. 

La principal razón para integrar la tecnología RPA en un ERP es que se podrán automatizar tareas repetitivas que cada día se realizan y que roban mucho tiempo, como la facturación, la contabilidad, el seguimiento de pedidos, el control de stock, el pago a proveedores, el procesamiento del abono de la nómina o planilla, entre otras acciones.

De esta forma reducirás el tiempo que tengas que dedicar a estas tareas repetitivas y tediosas, pero indispensables para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Al integrar la tecnología RPA en un ERP, un robot de software realizará todas estas tareas como si fuera una persona humana.

La tecnología RPA no pone en riesgo la continuidad de los trabajadores, sino todo lo contrario, ya que al fortalecer los valores y capacidades de la empresa, y conocer con mayor exactitud el tiempo que hay que dedicar a cada proceso, fortalecerá la capacidad y el valor de los empleados, conservando el capital humano.

Las características que presenta la tecnología RPA han convertido la automatización de procesos en un complemento adaptable con cualquiera de los sistemas ERP, con la intención de agilizar procesos de back office, eliminando las actividades manuales que requieren demasiado tiempo para su cumplimiento.

El primer paso para conseguir la integración entre el ERP y el RPA es planificar y estructurar una estrategia de negocio que concilie ambos rubros. La implementación de esta tecnología no se basa en la instalación de un software, sino que todo el equipo de trabajo, todo el personal debe tener el conocimiento integral sobre cómo la toma de decisiones puede afectar su núcleo básico de negocio. Después de la evaluación sobre las capacidades de la empresa, sobre todo, teniendo en mente establecer un proyecto de RPA, la comunicación en el equipo es fundamental para transmitir a todas las áreas en qué consiste dicho proceso y cómo deben emplearlo para que funcione en sus tareas.

El objetivo de todo esto es integrar a todos hacia el camino de una verdadera transformación digital y con la integración de estas dos tecnologías, no cabe duda de que se consigue.

Está demostrado que la combinación de un software ERP con tecnología RPA genera un importante retorno de la inversión (ROI) del orden del 40% en promedio, lo que le ha hecho destacar como una de las mejores soluciones para aquellos programas ERP que presentan problemas, se han quedado anticuados, son tediosos de gestionar y ya no ofrecen el rendimiento que deberían.

En definitiva, robotizar un software ERP con tecnología RPA automatizará aquellas acciones repetitivas que una empresa debe afrontar en el día a día, lo que se traducirá en una disminución de la carga de trabajo, un importante ahorro de tiempo, una mayor productividad, unos mejores resultados y, en definitiva, un mayor ROI para tu empresa.

La aplicación del RPA en Canarias

En Canarias, ya existen empresas que están empezando a desarrollar esta tecnología. Cómo hemos visto, el RPA en Canarias y resto del mundo llevará a las empresas a otro nivel de desempeño e impulsará al personal a aportar mayor creatividad y diferenciación en sus funciones. Por lo que no veamos tan lejos poco a poco cada empresa irá incorporando en la medida de sus necesidades y posibilidades esta tecnología.

Un claro ejemplo, es en el sector hostelero, como ya sabemos Canarias tiene una gran cantidad de turistas cada año por lo cual es un sector de alto crecimiento. Este sector hace uso de esta tecnología, ya que le está permitiendo a las empresas mejorar sus procesos de negocio, como la gestión de las reservas, la comunicación a clientes o la facturación. La inteligencia artificial, también es una pieza clave en los robots de RPA, ya que están permitiendo cambiar la forma en la cual operarán en un futuro, ofreciendo a sus huéspedes una experiencia más personalizada.

Concretamente en Tenerife, un ejemplo de empresas que ya desarrollan esta tecnología es Itop, que cuenta con un centro de excelencia que ya está desarrollando robots de software para Canarias, Península y Latinoamérica. Por lo que no veamos esto tan lejos, poco a poco cada empresa irá incorporando en la medida de sus necesidades y posibilidades esta tecnología que, como hemos visto, llevará a otro nivel de desempeño la compañía e impulsará al talento humano de las empresas a aportar mayor creatividad y diferenciador a sus funciones.

¿Estás interesado en implementar el RPA en tu empresa? ¿Te gustaría integrarlo en tu ERP? ¡Contáctanos y te asesoramos!

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