¿Qué son las órdenes de venta y para que sirven en una empresa?
Las órdenes de venta son los documentos internos de una empresa que generalmente van ligados a una orden de compra expedida a un cliente, teniendo a su vez la información importante para su posterior facturación.
El procedimiento de orden de venta cubre el procedimiento administrativo completo para vender artículos de forma estándar, personalizados y genéricos.
Las órdenes de venta indican que la empresa que proporciona bienes/servicios debe tomar medidas (como completar el pedido). Por lo general, se trata de encontrar el producto, empaquetarlo, etc. o la creación de una reunión para que los servicios puedan ser prestados.
Veamos en qué consiste una orden de venta:
- Se activan generalmente con la orden de compra del cliente, ya que la empresa no puede enumerar los artículos o servicios que un individuo quiere hasta que el individuo deja que la empresa sepa lo que este desee.
- Se enumeran los productos o servicios que el consumidor quiere. Esto puede ser un solo servicio/producto o puede ser una extensa lista de elementos múltiples. Estos a menudo disponen de un número de artículo / servicio y una breve descripción.
- Las órdenes de venta indican la fecha en que la solicitud del cliente por un producto se procesó. Esto significa que la fecha listada indica un tiempo en el pasado." Sustituir por: Las órdenes de venta indican la fecha en la cual el cliente formaliza la solicitud. También se puede establecer la fecha de vencimiento, la cual permite establecer la validez de la orden en cuanto a cantidades y precios ofrecidos.
- Se puede utilizar las órdenes de venta como parte de la gestión del inventario, para identificar las cantidades que se encuentran comprometidas, es decir, la cantidad pendiente por servir al cliente. De esta manera, las órdenes de venta afectan el disponible de una empresa, tomando en cuenta que el Disponible = Stock (cantidades físicas en inventario) - Comprometido (cantidades en órdenes de venta) + Solicitado (cantidades en órdenes de compra).
- Se suelen utilizar para aprobar, rastrear y procesar la realización de un pedido. Por poner un ejemplo, una vez que el pedido de cliente es recibido por el comprador, si hay algunos errores, como elementos que puedan faltar, productos o servicios incorrectos, etc., entonces el comprador puede ponerse en contacto con la empresa para revisar el pedido y corregirlo.
→ ¿Quieres saber cómo se tramita una orden de venta en un CRM? Aquí te lo mostramos.
En la mayoría de empresas además vienen precedidas en un primer momento por una oportunidad, es decir un interés real de un cliente por el producto/servicio de la empresa, y un presupuesto que se realizaría tras "ganar" esa oportunidad y dónde ya se detallaría el precio, número de productos/servicios, etc. antes de formalizar ya la orden de venta para finalizar con la factura al cliente.
Con la factura de cliente, la cuál no se puede editar después de ser emitida a diferencia de la orden de venta, se generará automáticamente transacciones contables de cuentas por cobrar, IVA por pagar y costes de mercadería, en caso de ser productos incluidos en la factura automáticamente saldrán del almacén hacia el cliente después de ser emitida la factura y se podría hacer un cobro total o parcial de esta factura.
Además en la orden de venta hay que tener en cuenta el comprometido o Pedidos de venta, que se refiere a todas las cantidades que están reflejadas en órdenes de venta abiertas. Este aspecto se verá reflejado en el stock, pedidos y otros procesos.
Como hemos podido observar, la orden de venta es un proceso totalmente indispensable para una empresa, ya que principalmente es el paso previo a la facturación y posterior cobro. Si una empresa no es capaz de procesar las órdenes de venta correctamente, tendrá serios problemas para la emisión de facturas.
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Sobre el Autor
Fran Ariza
Consultor de Marketing y Formación.
Responsable de Itop Academy, encargado de coordinar la colaboración con diferentes fundaciones universitarias, centros de educación y plataformas online.
Técnico superior en audiovisuales con más de 10 años de experiencia en el sector, ejerciendo funciones desde edición, montaje hasta Community Manager.
Interesado en las nuevas tecnologías y su aplicación en el mundo empresarial.
