SAP Business One cuenta con multitud de informes, de manera estándar, que permiten visualizar de forma sencilla cualquier información sobre nuestro negocio que necesitemos obtener.

Además de este extenso paquete de informes, también contamos con la potente funcionalidad “Arrastrar y vincular” para generar consultas de forma muy intuitiva, el propio generador de consultas incrustado en el cliente SAP Business One y el “Query manager”, que nos permite mantener organizadas estas consultas para poder ejecutarlas cuando necesitemos.

Aun así, en ocasiones, es necesario desarrollar algún informe a medida y para ello SAP Business One cuenta con las herramientas PLD (Print Layout Designer) y Crystal Reports (ésta última, en mi opinión, es la alternativa más adecuada frente al PLD cada vez más en desuso).

Este tipo de herramientas de generación de informes, dan como resultado un documento que extrae la información deseada de la base de datos (usando una consulta SQL), presentándola de forma amigable al usuario (según sus requisitos) y permitiendo determinadas capacidades de filtrado (ejemplo: poder ver las ventas entre una fecha de inicio y fin determinadas, o las ventas de un comercial determinado, o las ventas de un grupo de artículos, etc …).

Los informes (Crystarl Rerport o PLD) constituirían el paso anterior a lo que se conoce como inteligencia de negocios (business inteligence) y son apropiados cuando el cliente necesita poder consultar su información de forma estática.

Me explico, es posible que nuestro cliente necesite poder consultar la información de ventas de su negocio en un rango de fechas, agrupando sus artículos y totalizando, agrupando por comercial, agrupando por proveedor por defecto del artículo, agrupando por almacén, etc… SAP Business One cuenta con el informe “Análisis de volumen de negocios” que puede encajar perfectamente en la mayoría de nuestros clientes, pero en ocasiones es posible que sea necesario poder aportar mayor dinamismo a la forma en que se presenta la información al usuario final.

En este escenario una alternativa válida podría ser el uso de tablas dinámicas en Excel alimentadas por la base de datos SAP Business One.

Veamos un ejemplo de lo que podríamos conseguir:

Supongamos que nuestro cliente, que tiene SAP Business One implantado en su empresa, desea un informe de ventas que le permita agrupar su información por grupo de artículos, comercial, proveedor por defecto.

Esta información debe visualizarse por meses, trimestres y años de forma flexible.

• Paso 1. Nos preocuparemos de crear la consulta SQL adecuada que alimente nuestro informe de tabla dinámica.

En este caso concreto necesitaremos extraer la información de ventas de las líneas de nuestras facturas teniendo en cuenta que deberemos restar las líneas correspondientes de nuestros abonos.

• Paso 2. Creamos una nueva hoja de cálculo Excel que será alimentada por la información procedente de la consulta del Paso 1. Para ello :

o Crearemos una nueva hoja y seleccionaremos que debe alimentarse desde Microsoft Query.

o Seleccionamos el origen de datos con el que queremos conectar. En mi caso selecciono una conexión ODBC llamada SAPBO.

o Incluyo cualquier tabla para que el asistente me permita continuar. Posteriormente sobrescribiremos la consulta que nos genere este asistente con la consulta que desarrollamos en el paso 1.

o Continuamos con el asistente pulsando “Siguiente” hasta llegar al último paso donde seleccionaremos “Ver datos o modificar consulta en Microsoft Query”.

o Posteriormente podremos ver que el resultado del asistente es una consulta básica que contempla la información de los pasos seguidos hasta el momento. Podremos modificar la consulta pulsando el botón SQL y sobrescribiendo la consulta que desarrollamos en el paso 1.

o Una vez que sustituimos la consulta y pulsamos en aceptar seleccionaremos “Archivo”, “Devolver datos a Microsoft Excel”:

o Seleccionamos que queremos el resultado en una tabla dinámica Excel.

Con esto devolveremos toda la información de la consulta a una tabla dinámica Excel.

En el próximo post explicaré cómo podemos usar la tabla dinámica para cambiar fácilmente la forma en que se nos muestra la información y cómo integrarla en SAP Business One de forma sencilla. Cualquier comentario será bienvenido.