Un flujo de trabajo o workflow es un conjunto de tareas o eventos (sucesos) que están interconectados, conformando el diseño de un proceso de negocio.

Pensemos, por ejemplo, en un flujo de ventas dentro de una determinada empresa: el comercial visita al cliente, recopila el pedido, se transmite el pedido de cliente al departamento de envíos, se confecciona el pedido, se prepara la documentación, se envía por transportista y posteriormente se reclama el cobro de la factura.

Todos estos pasos (que conforman un ejemplo, cada organización define sus propios procedimientos) constituyen un flujo de trabajo en sí.
 
Las ventajas principales de definir un workflow son:

- Se facilita la disposición de procedimientos, que resultan fáciles de seguir por parte de los trabajadores, aclara mejor en qué estado se encuentra cada caso y mejora la eficiencia de la organización

- Se simplifica los trabajos a través de procesos o tareas que puede realizar el sistema automáticamente SAP Business One, en su nueva versión 9.0, incorpora funcionalidades para permitir flujos de trabajo en dicho sistema.

Esta funcionalidad emplea un nuevo usuario (Workflow), un nuevo servicio (Workflow Service, similar a License Manager o a SBO Mailer) y una nueva herramienta (SAP Business One Studio). Los flujos de trabajo se fundamentan en la notación internacional BPMN.
 
Algunos ejemplos de utilización de esta nueva funcionalidad pueden ser los siguientes:

- En el momento de generar un pedido de cliente, el sistema comprueba si existe stock suficiente y, en el caso de que no haya suficiente mercancía, el sistema crea un pedido a proveedores para adquirir stock.

- El sistema registra pedidos periódicos de forma automática (por ejemplo, cada tres semanas y para aprovisionamiento de material de oficina).

- El sistema comprueba periódicamente (por ejemplo, cada dos semanas) las cantidades en stock de un determinado almacén. En el caso de que las cantidades estén por debajo de una cantidad mínima prevista, se registra automáticamente traslados de stocks del almacén principal o pedidos a proveedores.

Como se puede observar, la posibilidad de definir flujos de trabajo permite dotar a SAP Business One de una flexibilidad, de una automatización y de una adaptación a las necesidades de cualquier empresa sin precedentes hasta la fecha.

En SAP Business One, dentro del menu Gestión, aparecen las transacciones necesarias para revisar y operar con los flujos de trabajo definidos en el sistema.