Pero, al ser tan reconocido, ha surgido una serie de mitos comunes o falsas creencias sobre su implantación, funcionalidades y beneficios que hace que muchas empresas duden de su eficacia y de su uso en sus propios negocios. 

Dichos mitos afectan negativamente a muchas empresas que pierden la oportunidad de beneficiarse de las funcionalidades existentes en el ERP si conocen la verdad detrás de todas estas barreras premeditadas. Puesto que, los Sistemas de Planificación de Recurso Empresarial son una tecnología alcanzable de la cual cientos de empresas ya lo tienen implementado.

Por eso, para que conozcas los mitos más comunes de SAP Business One y puedas deshacerse de una visión errónea que te alejan de los beneficios que te aporta un sistema ERP, en este artículo te hablaremos sobre ellos y sus verdades.

A continuación, te enseñamos cuáles son los mitos más comunes que existen de SAP Business One:

Es un software demasiado caro y solo es para las grandes empresas

Este es el mito con mayor peso que se tiene en las empresas que no han implementado este ERP, y lo cierto es que hay diversas alternativas para cualquier tipo de presupuesto.

Además, SAP Business One está adaptado a las empresas medianas y pequeñas que apenas se están desarrollando, debido a que se creó precisamente para solucionar las necesidades de las pymes. Por lo tanto, es una solución excelente para esta clase de compañías, con unos costes menores y un retorno de inversión alto.

Requiere un largo proceso de implementación

No hay un tiempo estipulado para implementar SAP Business One, puesto que eso va a depender de una serie de factores y singularidades de cada caso. Este periodo de implementación puede llevarse a cabo en poco tiempo, si las partes involucradas trabajan con organización y con un plan de trabajo  bien organizado que optimice el proceso.

Aunque un factor decisivo es la elección del proveedor del sistema, es fundamental tener a un proveedor experimentado que se preocupe por saber cuales son las necesidades de tu empresa, y que te ofrezca la instalación que sea realmente necesaria.

Si quieres implantar SAP y no sabes cómo debes seleccionar tu proveedor, te recomendamos este artículo que te da las claves para tu partner ideal.

Es un sistema demasiado complejo

Realmente no es un sistema con esa complejidad que lo caracterizan. SAP Business One, contiene un diseño bastante amigable, lo que permite navegar en él de manera sencilla. Incluso, hace posible con diferentes herramientas con sus menús conseguir una perspectiva completa de toda la información de tu empresa.Además, se puede visualizar en perspectiva toda la información de la empresa.

Se necesita mucho personal y especializado para su implementación y administración

Este es otro mito con bastante influencia cuando se habla de ERP. El sistema tiene un manejo accesible y no es necesario tener un equipo con un gran número de personal, al contrario, se puede realizar con un equipo pequeño siempre y cuando posean un adecuado plan de trabajo con un enfoque determinado y se adapten a los procesos del software. Tener al partner adecuado a tu compañía, que te asesore y te ofrezca la capacitación es la clave para llevar un buen control de los módulos de la herramienta.

No se puede diseñar, es poco personalizable

El ERP contiene diferentes funciones prediseñadas para cualquier tipo de negocio como las compras, ventas, producción, etc. Además, para poder personalizar SAP Business One se lleva a cabo el uso de Addons, que permiten potenciar la capacidad del sistema y se acomodan con las necesidades de cada empresa.

Sólo se puede tener un proveedor de SAP Business One

Cuando una empresa contrata a un proveedor de SAP, cree que es la única sinergia profesional que puede mantener por su implementación del sistema de ERP. Lo cierto es que eso es totalmente erróneo, en diversas ocasiones se solicita el apoyo de consultores externos o incluso la necesidad de equipos más grandes. Además, es importante tener el asesoramiento y la capacitación de un Partner de SAP Business One con amplia expereincia, como es el ejemplo de Itop, para manejar los módulos de forma correcta.

¿Estás buscando un ERP para tu empresa o te gustaría implementar SAP Business One? ¡Ponte en contacto con nosotros y te asesoramos!

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Sabemos que existe una gran cantidad de posibles errores y problemas al implementar una solución del IoT (Internet de las cosas) en las empresas, desde dificultades organizativas hasta de planificación empresarial o de proyectos, fallos tecnológicos, de gestión y de asociación.

Cada vez más nos movemos hacia la hiperconexión en plataformas, redes, aplicaciones y dispositivos, pero esto necesita medidas de protección, ante la capacidad de inteligencia de los aparatos y su comportamiento.

El IoT tiene que pensar más allá de la usabilidad y centrarse en puntos como:

-Proteger el software.

-Emplear prácticas contra vulnerabilidades.

-Garantizar autenticidad y la integridad de parches futuros.

Te presentamos los 7 errores más comunes al implementar el IoT en las empresas:

1-No todo el mundo está preparado

El éxito de los proyectos de IoT también depende de qué tan bien el personal puede usar la tecnología para lograr resultados. Sin embargo, las nuevas tecnologías a veces se ven obligadas a aplicarlas. Es importante que las personas de todos los niveles estén preparados para el esfuerzo que conlleva la aplicación estudiando la tendencia del IoT, usabilidad y los conocimientos necesarios.

Un personal educado en esta tecnología será el éxito de su usabilidad y el conocimiento sobre cómo estos nuevos dispositivos y medidas los harán más productivos es primordial. También deben estar involucrados, o al menos consultados, para que pueda crear un ambiente de trabajo atractivo que realmente brinde valor para todos.

Los usuarios también deben ser educados sobre cómo usar la tecnología. Una de las razones clave por las que fracasan los esfuerzos de adopción de tecnología es cuando los usuarios no saben cómo maximizar al máximo estas tecnologías.

 2-No plantearse cómo ha de integrarse

Abordar una solución sin plantearse cómo ha de integrarse en los procesos empresariales ni cómo evolucionará. Si no te paras a examinar los flujos de trabajo existentes ni qué cambios harán falta para integrar tu solución, seguramente minarás el ROI (retorno de la inversión) o la solución no impactará en absoluto en la empresa.

3-Importancia de conectar dispositivos

Dar más importancia a conectar dispositivos que a sus aplicaciones y a obtener datos. Las aplicaciones y los análisis de datos son los componentes fundamentales de una solución de IoT, pues dan sentido a la conectividad de los dispositivos y no al revés.

4-Emprender en solitario

Sea a nivel de empresa o tú solo dentro de tu organización. El IoT es un deporte de equipo, así que necesitas empezar por formar tu ecosistema de colaboraciones, tanto dentro como fuera de la compañía, y asegurarte de que todos trabajen bien juntos. Se ha de insistir en que todos sigan estándares abiertos.

5-Subestimar la dificultad de acoplar sistemas heredados

La mayoría de los proyectos del IoT se desarrollarán en entornos anticuados que requerirán reacondicionamiento. Diseña un plan para sustituir los sistemas específicos por estándares abiertos, basándote en hechos, índices de referencia y resultados empíricos.

6-Realiza un seguimiento

Se debe realizar un seguimiento del rendimiento de cualquier proyecto para obtener resultados. Muchos tienden a complicar las cosas al considerar demasiados factores al medir qué tan bien les va a sus proyectos. Por lo general, es suficiente utilizar métricas simples que se centren en los objetivos comerciales a los que apunta.

Las métricas podrían centrarse en el tiempo de actividad (dispositivos implementados frente a dispositivos operativos), velocidad de implementación (qué tan rápido pudo implementar), costo versus ahorro (en el caso de la administración de energía, productividad, movimiento más rápido de productos desde el almacén hasta el envío) e ingreso (ventas adicionales).

Es mejor concentrarse en pequeñas victorias. Ser demasiado ambicioso con sus proyectos de IoT podría afectar en última instancia las posibilidades de tu esfuerzo de entregar valor a su empresa. Las iniciativas de IoT requieren inversiones significativas, por lo que no es prudente gastar todo tu presupuesto manteniendo a tus empleados atados solo para incluir dispositivos e iniciativas de IoT en los procesos comerciales.

7-Lo barato es caro

El mercado ahora está inundado de dispositivos IoT baratos. Por un lado, dispositivos de bajo coste reducen las barreras para la adopción. En el lado negativo, también pueden ser riesgos para la seguridad. Estos dispositivos suelen tener pocas características de seguridad y un mínimo soporte activo. Estos los dejan vulnerables al malware y exponen las infraestructuras a los ataques cibernéticos en caso de que se encuentren posibles vulnerabilidades en su software, lo que significa que las empresas deben implementar soluciones adicionales para mantener el control.

Estas soluciones pueden ser costosas, por eso Gartner predice que el gasto en seguridad de IoT alcanzará los 3,1 mil millones de dólares en los próximos tres años. Asegúrate de invertir en dispositivos que tengan características de seguridad esenciales como autentificación de usuario, protección de datos y firmware actualizable. Obtenga dispositivos de compañías que tienen soporte activo y desarrollo para sus productos. Tómate el tiempo para identificar proveedores que puedan brindarle soporte a más largo plazo que cubra la vida útil de los dispositivos.

¿Te gustaría saber más sobre las aplicaciones de IoT y de cómo implantarlo? Ponte encontacto con nosotros y te ayudaremos en lo que necesites.

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Hemos seleccionado 6 tendencias que tendrán gran impacto a nivel empresarial y formarán parte del proceso de transformación digital de muchas compañía

1. Internet de las Cosas

El Internet de las Cosas cada vez va integrándose más en nuestras vidas, ya que permite la interconexión entres distintos objetos físicos mediante internet. Se basa en la incorporación y sensores a objetos, los cuales les permiten recibir y transferir información entre sí.

La implementación del Internet de las Cosas a los negocios permitirá tener un mayor control remoto, monitorización y optimización de los procesos empresariales. Así mismo, los usuarios de smartphones pueden simplemente controlar los muchos dispositivos electrónicos que están disponibles en casa a través de aplicaciones móviles.

Debido a ello, habrá un aumento en cuanto a la demanda de aplicaciones específicas que van encaminadas a la implementación al Internet de las Cosas.

2. Apps basadas en la nube 

Otra tendencia que marcara el desarrollo de aplicaciones serán las que utilizan la nube como lugar para almacenar y transferir datos.

Cada vez se solicitan más desarrollos de aplicaciones centrados en el almacenamiento en la nube y más aun para aquellos proyectos que necesitan mejorar la escala de las aplicaciones de gran tamaño, agilizando los procesos de almacenaje y transferencia de todo tipo de datos.

También es importante destacar el ahorro de espacio en la memoria de los dispositivos de los usuarios que permitirá añadir más funcionalidades a las Apps y por tanto mejorar los servicios que ofrecen.

3. Tecnología 5G

La llegada de la tecnología 5G hace referencia a la quinta generación de redes móviles desarrolladas que supondrá un aumento en el sector de las aplicaciones para smartphones y dispositivos similares. Los datos apuntan que la tecnología 5G es 100 veces más rápida que la 4G, por lo que el acelerar la transmisión de datos no será el único cambio visible, las Apps también tendrán una participación importante donde el número de aplicaciones conectadas al 5G se multiplicara por 5.

La implementación de esta tecnología dará lugar a las aplicaciones más competitivas e útiles que favorezcan la conectividad y el desarrollo de las empresas. Por lo tanto, los desarrolladores tendrán la posibilidad de crear aplicaciones más innovadoras sin tener un efecto significativo en la calidad y el rendimiento de las Apps.

4. Inteligencia artificial y aprendizaje automático

La inteligencia artificial permite a las aplicaciones aprender de manera automática sobre el comportamiento de cada usuario mediante combinaciones de algoritmos centrados en dotar a las máquinas de la mecánica del pensamiento humano. De este modo se pretende que las máquinas realicen tareas, tomen decisiones y aprendan a través del desarrollo del pensamiento lógico.

Los equipos de desarrollo de aplicaciones trabajan activamente en la tecnología que se conoce como machine learning , diseñando apps con capacidades de atender, observar y analizar los patrones de comportamiento de los usuarios para así ofrecer un resultado preciso.

Las empresa podrán automatizar diferentes tareas complejas que les permitirá aumentar su productividad. Las máquinas cada vez incorporan software capaces de conectarse entre sí y transmitir ese conocimiento, desarrollándose en multitud de sectores y potenciando esta tecnología.

5. Work from home Apps

El teletrabajo ha sido uno de los sectores que más ha evolucionado en este último año. Cada vez más empresas son conscientes de la importancia de contar con una aplicación que permita trabajar desde casa. Es por esto que muchas de ellas demandan el diseño y desarrollo de Apps personalizadas y adaptadas a sus necesidades, mejorando en muchos casos, la comunicación interna de las compañías.

También pueden recoger estadísticas relacionadas con productividad, funcionamiento y realización de tareas y otros indicadores muy valorados en el sector empresarial.

6. Realidad Aumentada y Virtual

Las empresas que se dedican al desarrollo de aplicaciones web que utilizan esta tecnología ya aprovechan para diferenciarse de la competencia. Ofreciendo diferentes soluciones que aumenta cada vez más , a día de hoy ya se encuentran presentes en sectores como la salud, educación viajes y comercio minorista. Su principal uso se encuentra en la mejora de la experiencia de usuario.

Si necesitas alguna app, adaptada a los procesos de negocio de tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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El reto del papel en la era digital

Teniendo en cuenta todo lo anterior, vemos que las opciones son muchas, y es sorprendente que en la actualidad el consumo de papel siga aumentando a lo largo de los años, produciendo gastos (de papel, tinta, impresoras, etc.), y sin favorecer al medio ambiente.

Estamos en el siglo de la transformación digital, donde ya debería haber desaparecido el uso de documentación en soporte físico, hace años, o por lo menos estar en proceso de desaparecer. Esto nos lleva a plantearnos la siguiente pregunta, ¿por qué este cambio todavía no se ha hecho efectivo?

La respuesta está en la poca efectividad y capacidad de gestión de la documentación en soporte digital, que tienen la gran mayoría de empresas en España.

Eficiencia con el sistema ECM de Itop

Por ello, hoy te presentamos la solución ECM de Itop, empresa de Tenerife (Canarias) que durante más de 14 años ha ayudado a empresas de diferentes partes del mundo en su transformación digital. Gracias a una de sus soluciones, el sistema ECM que hemos mencionado, no solo podrás solucionar el problema de la poca eficiencia e incapacidad de gestión documental, sino que también te va a permitir ahorrar costes y tiempo, algo que en esta pandemia por el Coronavirus (COVID-19) es fundamental.

Este sistema de gestión documental que ofrece Itop pone a tu disposición un conjunto de herramientas, métodos y estrategias que te permitirán gestionar, almacenar y entregar, entre muchas otras funciones, el contenido y los documentos relacionados con los diferentes procesos de tu empresa.

Ventajas de la gestión documental en la nube

Esta solución tiene multitud de beneficios, que además de reducir el uso del papel y ahorrar tiempo y costes, también permite tener una mayor eficiencia de los procesos y gestión de los conocimientos, así mismo, evita el duplicado de información y estandariza y facilita multitud de procesos empresariales.

Itop implanta este sistema de gestión documental, que mejora la productividad, el trabajo en equipo y la colaboración, apoyándose en Alfresco, una plataforma que ofrece una solución muy completa y con la opción de trabajar en la nube.

Con esta solución puedes no solo evitar el exceso de uso de papel y ayudar al medio ambiente, sino también ahorrar costes y mejorar la productividad de tu negocio, dos puntos clave que harán que la salida de esta crisis por el Coronavirus, sea más sencilla y llevadera.

¿Tienes interés en esta tecnología? Haz clic aquí.

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¿Qué es el eLearning?

Antes de explicar sus ventajas, primero hay que definir qué entendemos exactamente por eLearning. Una plataforma eLearning es un campus o espacio virtual de aprendizaje donde se ofrece material formativo. Los usuarios pueden acceder a educación online gracias al uso de diferentes herramientas digitales, como Moodle, que lo facilitan.
En el eLearning el alumno es el centro del proceso. El profesor se queda en un segundo plano y su figura se convierte en la de mentor y guía. Este modelo de enseñanza de las escuelas online ha sido muy bien valorado por sus estudiantes, lo que ha significado el aumento de centros de formación digital. Por eso, si lo que buscas es un programa de formación que cumpla tus expectativas, los cursos online de Itop Academy son una excelente opción para seguir aprendiendo y adquirir nuevos conocimientos digitales.

¿Cuáles son los beneficios del eLearning para las empresas?

El e-learning tiene una larga lista de ventajas en cuanto a su utilización en las organizaciones. Si bien depende del tipo de empresa y la formación que se le quiere ofrecer a los empleados, podemos encontrar estos beneficios comunes en todos los sectores:

Reducción del eLearning para las empresas

La formación online, por lo general, es más barata que la presencial. Esto no tiene nada que ver con la calidad, sino por razones obvias. Por ejemplo, una escuela digital ahorra en gastos de alquiler de aulas y equipos, en los costes de impresión y distribución, en gastos administrativos, y en los de transporte, alojamiento y dietas tanto de los formadores como de los alumnos.

Además, también impartir clases online permite el acceso a las sesiones de muchos más alumnos que la presencial, que tiene un número limitado de plazas. Este tipo de formación es muy cara y tiene muchos costes directos e indirectos, por eso los precios de los programas son mucho más elevados. De hecho, hay estudios que aseguran que las organizaciones que reemplazan la formación presencial por el eLearning acaban ahorrando hasta un 70%.

Flexibilidad

Una de las ventajas más destacables del eLearning es la flexibilidad. Esta modalidad está asociada a no tener límites, y es que a los empleados se les ofrece la posibilidad de realizar la formación desde cualquier lugar y a cualquier hora. Esto automáticamente elimina todo tipo de horarios fijos y supone una mejor conciliación de la vida laboral y familiar de los empleados, ya que ellos se marcan su propia rutina a conveniencia.
Además, es prácticamente imposible y muy poco eficiente reunir a todo un equipo de empleados en un solo lugar. El eLearning les ofrece una mejor calidad de vida, que se verá reflejada en sus resultados.

Mejora la productividad

En cuanto a productividad, las personas estamos continuamente buscando nuevas oportunidades para seguir desarrollándonos. Por eso, la formación online permite a los empleados estar actualizados en cuanto a las nuevas tendencias empresariales y, sobre todo, en el ámbito tecnológico.
El trabajador es más productivo, ya que tendrá más conocimientos del sector y estará al tanto de las novedades y del día a día de este. Además, que la formación sea electrónica supone más tiempo libre, ya que ganas en flexibilidad y no es necesario transportarse. Con este tipo de sistemas pueden participar en los cursos en línea en cualquier momento y lugar, incluso en el descanso del trabajo. Esto se traduce en más libertad, ya que el aprendizaje no chocará con el desarrollo de otras tareas más importantes.

Ayuda a retener el talento

Son muchos los motivos por los que los trabajadores apuestan por abandonar sus trabajos. Sin duda, que consideren que no hay suficientes oportunidades de formación y desarrollo en la empresa es uno de ellos. El eLearning ayuda a retener el talento ya que aumenta la satisfacción entre los empleados. Estos sienten que la compañía les valora y que apuesta por su desarrollo profesional, lo significa un aumento del sentimiento de pertenencia y fidelización por parte de los trabajadores.
La retención de talento no solo se ve reflejado en menos costes para la empresa, pues estos se ven obligados a iniciar nuevos procesos de selección. También se traduce en un incremento de la participación de los empleados en la organización y de su motivación, competitividad, compromiso y rendimiento.
Las compañías que implantan la formación eLearning consiguen un aumento significativo en el nivel de satisfacción de sus empleados.

Personalización de la experiencia de aprendizaje

El eLearning se adapta a las necesidades de cada alumno creando entornos personales de aprendizaje. No todos aprendemos de la misma manera y, aunque el material que te proporciona una escuela es el mismo que el de todos los que participan en un curso, la formación online permite que cada alumno controle su tiempo y su ritmo.
Por otro lado, la incorporación de contenidos interactivos y multimedia aumentan el interés de los participantes. Esta es una de las claves para la retención de los conocimientos entre los empleados. También el hecho de que pueden acceder a la plataforma las 24h del día los siete días de la semana. Además de disponer de temarios completamente actualizados prácticamente de inmediato.
Un mayor conocimiento entre los profesionales que forman una compañía se traduce en un incremento de ingresos para ésta, ya que su productividad y competitividad aumentan significativamente. Por eso, si quieres formarte online, hazlo con los cursos online de Itop Academy.

¿A qué esperas para implementar este tipo de formación en tu empresa? ¿Todavía no lo tienes claro? No te preocupes, nosotros te asesoramos.

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Ahora bien, en esta oportunidad nos adentraremos en lo referido a la formación como elemento motivador, pero no a la formación tradicional sino a la que se adapta a nuestras necesidades, tiempo y espacio.

El eLearning o formación online cumple con estas tres premisas, además es muy rentable para las empresas y muy flexible para los empleados; creando sinergias efectivas que refuerzan la relación empresa-empleado donde ambas partes se benefician poniéndose en práctica la estrategia Win-Win.

A continuación te nombramos algunas razones por las cuales es recomendable utilizar el aprendizaje online en tus trabajadores:

Para el empresario

• Es ventajoso: Se evitan los gastos de dietas, transporte, alojamiento, alquiler de locales, de material formativo y suprimes los gastos administrativos y la compra de material tecnológico que conlleva la formación presencial.
• Productividad: Al aumentar la motivación incrementa la obtención de resultados.
• Permanencia: Se promueve un sentimiento de adhesión a la empresa y se genera confianza; disminuyendo así el estancamiento laboral y la fuga de capital humano.
• Subvenciones: Existen bonificaciones para las empresas a la hora de formar a sus empleados.

Para el empleado

• Entrenamiento permanente: Permite que esté actualizado en el sector y evitamos la rutina laboral.
• Favorece el aprendizaje colaborativo: Los empleados tienen nuevas ideas y con ellas llegan la innovación pues se conforman equipos de trabajo más eficientes.
• Capacidad competitiva: Se desarrollan las habilidades, capacidades y destrezas tanto individuales como grupales, siendo un valor añadido para las empresas.
• Mejora la integración y la empleabilidad de los empleados.

¿Por qué es recomendable comenzar un aprendizaje online? ¿Qué ventajas tiene este sistema con respecto al aprendizaje tradicional?

Preguntas como estas seguramente te las has planteado cuando quieres realizar una formación, aquí te damos algunas explicaciones para escogerla:

• Accesibilidad: Sólo necesitas Internet para conectarte con el campus virtual.
• Se amolda: No hay fronteras ni horarios, pues la persona puede conectarse a través de cualquier dispositivo esté donde esté; planificándose según sus necesidades.
• Interactivo: En el eLearning se Incorpora nuevas herramientas tecnológicas que son versátiles y dinámicas, donde se emplean las videoconferencias, los foros, los e-mail, micro-learning, boletines, tutoriales interactivos en línea, entre otros; con esto obtenemos mayor retención de los alumnos.
• Contenido actualizado: La adaptación y la rapidez de los contenidos son cruciales en el aprendizaje eLearning, por lo cual se actualizan inmediatamente.
• Casos prácticos: Se le brinda al alumnado ejercicios aplicables al ámbito profesional.

Existen múltiples plataformas para ejecutar un campus eLearning, sin embargo. la más utilizada y recomendada es Moodle.

Moodle o Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment, que traducido al español sería “Ambiente de aprendizaje modular orientado a objetos” es un sistema de gestión de aprendizaje que crea ambientes personalizados y dinámicos, donde podrás crear y administrar aulas virtuales de una manera rápida, única y gratis.

¿Gratis? Sí, por ser un programa de código abierto cualquiera que quiera usarla podrá hacerlo sin coste alguno, lo que la hace muy rentable pues no genera costos adicionales para la empresa.

En conclusión, tienes un abanico de beneficios por los cuales implementar el eLearning en tu empresa, además fortalecerás la imagen institucional, pues tus empleados estarán motivados y satisfechos en sus puestos de trabajo.

¿A qué esperas? Impulsa la formación online de tus trabajadores y adáptate a las nuevas tecnologías.

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Evidencia

¿Te has parado a pensar cuales son las evidencias de las actividades/tareas que realizas cada día en tu empresa?

En la mayoría de los casos van a ser documentos que pueden presentarse en distintos formatos: papel, electrónico, audio, vídeo…etc. En la actualidad o identificas las tipologías documentales y sus agrupaciones superiores o es imposible implantar un sistema de gestión documental eficiente y efectivo. Esta identificación es la que va a facilitar la gestión de los documentos en cuanto a valoración, descripción, uso, distribución, acceso, conservación y/o eliminación.

Ciberseguridad

Un aspecto clave en cualquier empresa debe ser la protección de sus documentos electrónicos, es decir, aplicar mecanismos de seguridad orientados a que sus documentos sean confidenciales, en el que solo pueden acceder a la información las personas que tienen autorización; estén disponibles, acceso a la información por las personas autorizadas en el momento que lo necesiten y sean íntegros en el que los documentos deben estar protegidos contra modificaciones no autorizadas.

Gestión del Conocimiento

Son muchas las empresas que cuando inician un proyecto de gestión de conocimiento se encuentran con el escollo de la gestión de sus documentos.

En este contexto, y tal y como afirma Gloria Ponjuan Donante, “la gestión documental es un proceso vital para la empresa, debido a la magnitud que alcanzan los documentos. En todas, se manejan y reciben documentos administrativos que plasman actos y hechos y posibilitan que estas actuaciones documentadas ocurran. Por tal motivo, el documento es una prueba de esa actuación y tiene valor jurídico”.

En este caso, es fundamental definir las políticas de uso, almacenamiento, distribución, control, conservación y eliminación de los documentos.

Big Data

Si queréis llevar a cabo un proyecto de Big Data eficiente en donde podáis analizar no sólo los datos estructurados (información en bases de datos) sino también los datos no estructurados (datos en bruto y no organizados, generados por los humanos: correos electrónicos, hojas de cálculo, documento en PDF, video, imagen…), es fundamental y necesario emprender un proyecto de gestión documental que te ayude a organizar e identificar la información útil para proceder a un análisis detallado de esa información no estructurada, la cual representa el 80% de la información que se genera en un negocio lo que viene a ser la principal fuente de información para extraer datos.

Transformación Digital

Transformación digital y más transformación digital. Esto ya no es una opción.

Las empresas deben apostar por la adaptación a este nuevo panorama para ser más competitivas y adaptarse al mercado. Si queréis optimizar o automatizar vuestros procesos, un proyecto de gestión documental, en su fase de análisis secuencial (UNE ISO TR 26122:2008) os permitirá conocer las etapas de los procesos de trabajo y los documentos que se generan en cada etapa.

¡Creedme, no es tan difícil! Desde mi punto de vista, intervienen dos factores muy importantes a los que hay que hacerle frente: el primero, el ser humano “per se” es reacio y resistente al cambio por lo que le resulta muy complicado adaptarse a nuevas formas de trabajar, aunque el resultado sea de mejor calidad, y existe un profundo desconocimiento sobre la materia y sobre la existencia de profesionales especializados en la misma, habituados a poner soluciones a los desafíos planteado en torno a la gestión de los documentos.

¡Os invito a que incorporéis en vuestros proyectos de seguridad de información, gestión del conocimiento, Big Data… un profesional especializado en gestión de documentos y archivos!

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Objetivos predefinidos

Dependiendo de los diferentes objetivos que tengamos en los departamentos de la empresa, deberíamos seleccionar un CRM que sea adecuado para lograr tales fines.

Hay multitud de CRMs y es probable que en muchos de ellos tengan funciones que jamás utilizarás, por lo que es preferible que sea uno que se puede adaptar lo máximo posible a nuestras necesidades.

Requisitos iniciales

También debemos tener una lista de clientes clasificada para poder importarla en el CRM, así como se recomienda que tengamos presencia en RRSS y por supuesto una web corporativa.

Integración con otras tecnologías

Si disponemos de por ejemplo un ERP u otro tipo de tecnología similar, este CRM tiene que poder integrarse con ellos, ya que de lo contrario emplearemos mayores costes de tiempo y dinero.

Presupuesto para su implementación

Este es un factor muy importante, ya que deberemos ajustarnos al máximo en este aspecto si queremos ser eficientes.

Es común intentar conseguir un CRM que sea capaz de todo, cuando esto en la práctica se puede convertir en algo muy costoso y que además tenga multitud de opciones que no nos serán útiles.

Es vital que a la empresa a la que adquiramos este CRM aparte de la implementación, nos asegure un mantenimiento ante posibles incidencias así como la formación necesaria a nuestros empleados para que puedan manejar con mayor facilidad la aplicación.

El CRM adecuado nuevamente no es el que más funciones tiene sino el que más necesitemos para nuestras tareas diarias.

Que sea un CRM intuitivo y sencillo de utilizar

Puede parecer una obviedad, pero en ocasiones cuando se utilizan CRMs complejos con gran cantidad de módulos, en la práctica se traduce en que lo utilizaremos de manera menos ágil y por tanto desaprovecharemos la ventaja de utilizar este tipo de sistema.

Una solución inteligente sería antes de implementar un determinado CRM, usar una versión de prueba durante unos días con los empleados de la empresa para que valoren si la interfaz y la navegación dentro del producto es relativamente fácil de utilizar.

Involucrar a tus empleados

Ya que serán ellos quiénes lo vayan a usar a diario, es imprescindible que estén implicados en este apartado.

Si no creen en el producto o sienten desconfianza, esto provocará que se desaproveche las funciones del CRM, por lo que habremos realizado una inversión poco rentable.

Por eso es importante que se forme también en el CRM a aquellas personas que lo vayan a utilizar, así como hacerles parte del proceso dándoles la oportunidad que opinen y valoren acerca del CRM, y en base a estas sugerencias ir acotando cómo tiene que ser finalmente este sistema.

Adaptación del CRM

Cómo ya hemos comentado, el CRM se debe adaptar a nuestras necesidades, pero además debe también estar listo para que en el caso que nuestra empresa crezca y/o tenga cambios en un futuro, pueda añadir diferentes módulos sin ningún tipo de dificultad.

En este aspecto, una solución Cloud será siempre más recomendable.

Después de este análisis, tendrás las pautas necesarias para poder elegir el CRM que pueda ser más beneficioso para tu empresa. 

¿Estás buscando un CRM para tu empresa o negocio? Echa un vistazo aquí.

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Durante este proceso de implantación utilizamos una metodología que permite documentar cada fase y los diferentes acuerdos a los que se llegan durante la implementación del citado proyecto, haciendo el desglose en una serie de etapas que deberán ser debidamente firmadas por ambas partes para evitar futuros problemas en la implementación.

La duración de una implantación puede oscilar generalmente entre 12 y 14 semanas, dependiendo de la complejidad de los procesos de la empresa, alcance del proyecto o del número de usuarios finales a los que haya que formar en el uso del ERP.

¿Quieres ver más en detalle cómo se lleva esta implementación y las diferentes etapas de las que consta? Entra en este enlace.

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