En el proceso de implementación de SAP Business One en un negocio, particularmente si eres empresa española, es esencial comprender los distintos aspectos relacionados con las licencias y precios de SAP Business One disponibles. A continuación, detallaremos las opciones de licencias y sus costes asociados, así como una guía para ayudarte a determinar el coste final según las necesidades específicas de tu empresa.

Modelo de Licencias de SAP Business One

SAP Business One utiliza licencias por varias razones fundamentales:

• Control de Acceso y Seguridad: Las licencias permiten a SAP Business One controlar quién tiene acceso al sistema y qué funcionalidades pueden utilizar los usuarios. Esto es crucial para proteger la seguridad de los datos, y asegurar que solo las personas autorizadas puedan acceder a la información sensible de la empresa.
• Modelo de Negocio: El uso de licencias es parte del modelo de negocio de SAP Business One. Al vender licencias de uso del software, SAP puede generar ingresos recurrentes y mantener un flujo constante de ingresos para financiar el desarrollo continuo del producto, incluyendo actualizaciones, mejoras y soporte técnico.
• Personalización y Escalabilidad: Las licencias permiten a las empresas personalizar su uso de SAP Business One de acuerdo con sus necesidades específicas. Con diferentes tipos de licencias disponibles, las empresas pueden elegir el nivel de acceso y las funcionalidades que mejor se adapten a sus operaciones. Además, el sistema es escalable, lo que significa que las empresas pueden expandir o reducir su uso según sea necesario, lo que se refleja en las licencias que adquieren.
• Cumplimiento Legal y Regulatorio: El uso de licencias garantiza que las empresas estén cumpliendo con las leyes y regulaciones relacionadas con el uso de software. Utilizar SAP Business One sin licencia puede constituir una violación de los derechos de autor y las leyes de propiedad intelectual, lo que podría repercutir en acciones legales y sanciones financieras.

Opciones de Licencias

Compra de Licencias (On-premise)

La opción de compra de licencias de SAP Business One se basa en usuarios nominales, donde cada licencia se asigna a un usuario específico, para que de forma autorizada pueda acceder al software. Tipos de licencias con sus respectivos precios:

• Licencia Profesional: Precio: 2.700 € por usuario. Acceso ilimitado a todas las funcionalidades de SAP Business One, cubriendo todas las áreas posibles.
• Licencia Limitada: Precio: 1.400 € por usuario. Acceso limitado a áreas específicas del software. Ideal para empleados que solo requieren funcionalidades específicas, como contabilidad financiera o gestión de inventario.
• Licencia Starter: Precio: 1.140 € por usuario. Esta licencia está limitada a pequeñas empresas con un máximo de 5 usuarios. Incluye características esenciales como contabilidad, órdenes de venta, gestión de artículos y compras. No se permite la combinación con usuarios con licencias profesional o limitada, aunque se puede realizar una actualización si las necesidades de la empresa crecen por encima del límite de 5 usuarios.

Es importante destacar que la compra de licencias no incluye el mantenimiento anual necesario para obtener correcciones de errores, actualizaciones de software y/o lanzamientos de parches.

Modelo de Suscripción (SAP Business One Cloud, Opción Hosted por Partner)

SAP Business One también ofrece un modelo de suscripción mensual basado en los niveles de licencia mencionados anteriormente, incluyendo el mantenimiento anual: Profesional, Limitada y Starter. Aquí están los precios correspondientes:

• Licencia Profesional: Precio: 91 € por usuario al mes.
• Licencia Limitada: Precio: 47 € por usuario al mes.
• Licencia Starter: Precio: 38 € por usuario al mes.

En este modelo de suscripción, el mantenimiento anual está incluido en la cuota mensual. La duración mínima de los contratos de suscripción es de tres años.

Licencias en la nube (Cloud) vs On-premise vs beneficios adicionales

Comparativa a la hora de elegir licencias para SAP Business One en la nube (cloud) y on-premise, además de enumerar algunos beneficios adicionales:

Determinando el Coste Final

Para calcular el coste final de SAP Business One para tu empresa en particular si tu empresa es española, es crucial responder a las siguientes preguntas:

• ¿Cuántos empleados tiene tu negocio?
• ¿Cuántos usuarios necesitarás? (Licencias profesionales/limitadas)
• ¿Cuántas sociedades quieres administrar?
• ¿Prefieres un despliegue en la nube o en las instalaciones (On-premise)?
• ¿Necesitas configuración para uno o varios países?
• ¿Qué nivel de personalización requieres?
• ¿Qué módulos o áreas funcionales utilizarás?
• ¿Deseas integración con otras plataformas?

Tras responder a estas preguntas y considerando las opciones de licencias y precios de SAP Business One, estarás en disposición de determinar el coste final de este ERP para tu empresa.

Recuerda que la elección del partner tecnológico adecuado es crucial para la implantación exitosa de SAP Business One. Un socio confiable garantizará el funcionamiento óptimo de la herramienta, además de brindar soporte y actualizaciones continuas.

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