Hoy en día, casi todas las empresas de logística usan un ERP. En el mercado en el que nos encontramos las organizaciones deben ser flexibles para poder adaptarse a los cambios del entorno. 

El uso adecuado de estos sistemas de gestión puede ayudar a las empresas en este sentido, mejorando su productividad y competitividad. Sin embargo, a pesar de que errar es humano, existen ciertos errores que pueden provocar que la implementación de un ERP fracase, generando más pérdidas que beneficios.

En este artículo queremos ayudar a todos aquellos lectores que ya han implementado un ERP, a los que tienen pensado hacerlo y a aquellos que simplemente estén considerando esta posibilidad a evitar estos errores comunes cuando trabajas con un ERP.

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) es un sistema integrado de ciertas operaciones en una empresa, especialmente aquellas relacionadas con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad. En resumen, desde un único programa, te permite acceder a una base de datos centralizada.

El objetivo de este software es que los clientes de la empresa puedan dar respuesta a sus problemas rápidamente, además de permitirles manejar toda la información para poder tomar las mejores decisiones y así minimizar los costes.

Encontramos 2 grandes grupos de ERP:

• ERPs verticales: son software especializados para una determinada industria y responde a necesidades puntuales.
• ERPs horizontales: estos software sirven para administrar cualquier empresa ya que tiene posibilidades de configuración que te permiten personalizar la solución para cada caso.

Por qué implementar un ERP

¿Qué puede aportar un ERP en tu empresa? A muchos empresarios les surgen dudas sobre la viabilidad de estos software, pues bien, aquí presentamos algunas de las ventajas de su implementación:

• Facilita la toma de decisiones: los ERP hacen posible crear bases de datos compartidas que los responsables pueden visualizar a tiempo real agilizando así la toma de decisiones.
• Poder modular los procesos: los ERP están compuestos por módulos. De este modo puedes incluir el módulo que tu organización más necesite y que así sea el ERP quien se adapte al negocio y no al revés.
• Mayor control: con un ERP puedes hacer un seguimiento del producto desde que entra la materia prima hasta que llega a manos del cliente. Esto permite un mayor control y trazabilidad.
• Mejora la comunicación interna: el ERP integra todos los departamentos eliminando las barreras entre éstos y mejorando su comunicación.
• Automatización: el ERP permite automatizar ciertas tareas repetitivas que antes se realizaban a mano. Esto permite que los empleados se centren en otras actividades más productivas y que aportan más valor. Además, eliminando el factor humano de éstas se reducirán los errores.
• Aumentan en rendimiento: teniendo en cuenta todas las ventajas anteriores, se aumentará el rendimiento y, con él, la rentabilidad y los beneficios y compensará a largo plazo la inversión inicial realizada.

Errores comunes al trabajar con un ERP 

#1 No auditar los procesos de la compañía antes de implementar un ERP

Implementar un ERP es una oportunidad de oro para tomarte el tiempo de revisar todos los procesos que se llevan a cabo en la compañía con lo que puedes optimizarlos y mejorarlos. Si esto no se lleva a cabo y todos los procesos se encuentran desordenados lo mismo pasará en un ERP y éste pasa a ser un simple anotador.

#2 No dar formación sobre el nuevo ERP en la empresa

En todas partes existen reticentes al cambio. El objetivo de todo ERP es alcanzar la mayor automatización posible de las funciones empresariales y para conseguirlo es fundamental estar dispuesto a reajustar estas funciones.

Por eso, cuando se decide implantar un ERP, el papel del equipo humano es fundamental y la comunicación de esta decisión a toda la organización es clave para lograr una buena predisposición y aceptación del cambio. En este mismo sentido, otro error recurrente es el de no formar ni preparar a los empleados sobre el nuevo ERP para evitar que lo tengan que ir aprendiendo a plazos.

#3 Creer que la implementación será rápida y fácil

Es importante darle la importancia necesaria a este proceso de implementación. Es muy irreal pensar que la implementación de un ERP será rápida y sencilla y que no requerirá esfuerzos excesivos. Relacionando este error con los puntos anteriores, tanto auditar los procesos como formar a los trabajadores requieren de tiempo y esfuerzo; clases tutoriales, guías, recursos, atención, etc.

Tampoco se deben esperar resultados inmediatos sino que todo forma parte de una evolución. Además un ERP no da soluciones mágicas sino que los resultados salen a la luz poco a poco mientras los trabajadores se acostumbran a su funcionamiento sacándole el mayor provecho.

#4 Mala planificación

No realizar una planificación rigurosa de todas las partes del proceso es uno de los errores más comunes que se cometen a la hora de implantar un ERP. Es una tarea que se debe de realizar antes de que llegue el implementador. Si no se lleva a cabo correctamente puede generar confusión siendo menos eficientes y minimizando los beneficios.

#5 Tomar decisiones sin consultar a la administración

Es la administración de la empresa quien determina la visión de la organización y deciden los valores a seguir durante cualquier proceso al que se implica la empresa. Las decisiones deben ser consensuadas y tomadas por aquellos responsables de hacerlo. Para que esto no reste agilidad al proceso, es importante que existan herramientas para que el personal pueda exponer sus dudas en cualquier momento.  

¿Has tenido alguna experiencia implantando un ERP? Compártela con nosotros. 

IEBS Business School - Claudia Roca

¿Quieres implementar un ERP? ¡Contáctanos!

Te recomendamos leer