Dentro de la gestión empresarial se encuentran diferentes tipos de software que nos pueden aportar un mayor control en nuestra empresa.

Entre ellos está el ECM, el cual nos permite la gestión de información no estructurada, es decir, los documentos electrónicos, vídeos, correos electrónicos... Además este sistema ha ido evolucionando para convertirse en una plataforma de comunicación entre personas, procesos e información.

También este sistema nos permite conseguir grandes beneficios, ya que nos da mayor eficacia, optimización de procesos de información y muchas más mejoras, por eso cada vez más empresas apuestan por ellos. 

En respuesta y otras razones de las cuales también hemos hablado en otro artículo, las empresas deciden realizar la implantación de este sistema pero, como toda implantación dentro de una empresa, en ocasiones estos objetivos a cumplir marcados no se consiguen lograr y todo esto ocurre por una implantación errónea, ya que no se ha tenido en cuenta diferentes partes del proceso.

Por eso hoy hablaremos sobre esos errores más comunes a la hora de aplicar esta tecnología en la empresa, además también daremos diferentes consejos para que la aplicación de este sistema se haga de manera correcta.

No involucrar a los trabajadores

Los trabajadores son una parte fundamental de la empresa, además ellos serán quienes más lo usen porque ahí lo tendrán todo y como se habló arriba este sistema se esta volviendo una plataforma de comunicación y esto puede ser muy clave dentro de la empresa.

Por todo esto si dejamos a los trabajadores apartados de este proceso de implantación, no conseguiremos que entiendan el por qué del uso de este nuevo sistema, ni como funciona... por ello debemos tener en cuenta un plan de comunicación con ellos, además de una formación en este sistema.

Reducir en las medidas de seguridad

Así es las empresas que implantan muchas veces no hacen cuenta en las medidas de seguridad y esto puede llegar a que ocurra un ciberataque, el cual consiga acceder a la base de datos o al almacenamiento de archivos.

Por todo esto debemos comentar lo siguiente; los sistemas ECM siguen una estructura de tres niveles para que los usuarios no tengan el acceso directo. Esto permite decidir quien entra a los diferentes servidores, ya que nos permite establecer reglas.

Prueba del sistema una vez implantado

Este error podemos decir que es de lo más habitual dentro de las empresas, ya que por lo general las empresas creen que una vez implantado el sistema, todo está correcto y funciona correctamente. Esto puede pasar alguna vez entre miles de veces, por eso hacer la prueba es un punto muy clave.

Esta prueba se hace realizando simulaciones de posibles errores para asegurarnos de que el sistema que se ha puesto en marcha funciona correctamente y si no es así poder arreglarlo. Además incluso nos permite encontrar fallos ocultos que pueden hacer que el sistema no funcione y sea un fracaso.

Mantenimiento del sistema

Ya sabemos que cualquier sistema tecnológico necesita su mantenimiento y atención, pero esto es algo que las empresas aún deben entender, porque sin él no conseguirán que todo funcione de forma correcta. Por eso se debe determinar un periodo de tiempo para saber cuando debemos realizar este mantenimiento.

La no realización de este puede llevar a que el sistema se ralentice o empiece a causar problemas, los cuales se pueden evitar con este proceso.

No conectarlo con el ERP de tu empresa

Si la empresa ya cuenta con un sistema ERP o va a contar en un futuro con ella, debe saber que este a de estar conectado con el software de gestión documental, ya que si ambos están conectados podremos evitar otro error que es la pérdida de información o la duplicación de ellos, los cuales pueden crear un desastre tecnológico.

Como hemos podido ver hay varios errores que con ciertos procesos podemos resolver, por eso debemos tener en cuenta de que estos procesos requieren una atención completa, además de que se deben realizar todas las tareas, tanto las principales como las secundarias, para así conseguir un correcto funcionamiento.

Los consejos que podemos dar para que tu sistema ECM funcione de forma correcta son los siguientes;

• Formación de los empleados en esta  tecnología
• Mantenimiento periódico
• Revisión para evitar los ataques y amenazas al sistema 
• Niveles de seguridad dentro del sistema

Si se siguen estas recomendaciones y además evitamos los errores que hemos nombrado arriba podremos conseguir que nuestra implantación se realice con un éxito absoluto.

¿Estas interesado en la implantación de un Sistema de Gestión Documental en tu empresa? Contáctanos y te asesoraremos en lo que necesites.