Uno de las características más interesantes de cualquier sistema ERP bien gestionado es la posibilidad de tener accesible una gran cantidad de información estructurada.

Veamos a continuación.

Pensemos en una empresa que no dispone de un sistema ERP, sino que en su lugar posee un conjunto de herramientas diferentes y técnicamente aisladas: un software para la gestión de la facturación, otro programa para la gestión de contabilidad, una aplicación para gestionar los contactos comerciales y acciones con clientes (CRM) y otro programa para gestionar el inventario.

Tal vez estas herramientas estén sincronizadas entre sí, de manera que ,por ejemplo, el paso de información de facturación a información de contabilidad sea un proceso semi-automático (básicamente, si son herramientas que pertenecen al mismo fabricante); pero esencialmente son programas distintos, muchas veces con apariencia y comportamientos diferentes y ,llo más importante, con repositorios individuales de datos.

A pesar de que estas herramientas combinadas puedan dar soporte a los procesos de negocio de la empresa, lo cierto es que no dejan de ser “silos aislados”, cubículos de datos en los que no resulta fácil consolidar información. En el ejemplo anterior, si un cliente cambia de número de teléfono, deberemos modificarlo al menos dos veces, tanto en el programa de facturación como en el programa de gestión comercial.

Si queremos analizar datos que estén presentes en más de un programa, no quedará otra opción que exportar información y cruzarla manualmente con hojas de cálculo (por ejemplo, estudiar las ventas conseguidas con aquellos clientes cuya media de cobro está por debajo de 60 días podría requerir extraer información tanto del software de facturación como del de contabilidad).

Esta labor de componer información, cuando se realiza de forma manual, puede suponer muchas horas de trabajo. No es extraño que haya empresas donde determinadas personas de administración dedican varios días al mes (todos los meses) a preparar este tipo de informes.

Muchas veces es un hecho que pasa desapercibido, ya que supone un enorme coste poco visible en horas de personal (por ejemplo, una persona que emplea 3 días al mes en preparar este tipo informes estaría costando más del 10% de su sueldo, ¡un dato sobre el que deberíamos reflexionar!). Este mismo coste, en cambio, podría dedicarse a una mejor gestión de cobros o una mejor revisión de otros aspectos que probablemente se están descuidando en la empresa (debido, paradójicamente, a que “falta tiempo para ello”).

Sin embargo, el coste de horas de trabajo no es el único problema que surge cuando los análisis de la empresa requieren elaboración manual de información. También surgen problemas de disponibilidad de información y de:

- Los problemas de disponibilidad son muy evidentes: esta tarea es tan delicada que suele depositarse en una persona de confianza. Por lo tanto, cada vez que un responsable (directivo o mando intermedio) quiere estudiar estos datos, depende de dicha persona. Ausencias como vacaciones o bajas laborales dificultan la posibilidad de tener estos informes.

- Otro problema de disponibilidad, también bastante común, está relacionado con el tiempo requerido para hacer los informes. Si se tarda una o dos horas en confeccionarlos, sería viable disponer de ellos de forma semanal. Si se tarda dos o tres días de trabajo, la periodicidad de estos informes pasa entonces a quincenal o (lo más frecuente) mensual. Los responsables de analizar esta información muy pocas veces pueden tener la posibilidad de consultarlos cuando lo necesita su empresa, sino generalmente cuando ésta es capaz de generarlos.

- Un último problema está relacionado con la precisión de los datos cuando son fruto de varias horas de trabajo manual. Para asegurarnos de que los informes están bien elaborados, es habitual revisarlos (más de una vez, en muchas ocasiones). En el mejor de los casos esto supone un sobreesfuerzo por parte de quien los confecciona. Pero en el peor de los casos, cuando se detecta un error desde un comité directivo, se socaba la confianza de la información presentada. Y nada es más difícil que tomar decisiones con confianza sobre unos datos de los que no terminas de fiarte.

En muchas ocasiones una empresa sufre tanto los problemas que acabamos de exponer que éstos motivan por sí solos la decisión de implantar una solución de gestión integrada de sus procesos. Para la alta dirección, conocer el estado de su organización y poder tomar decisiones de forma rápida es tan importante que justifica una inversión estratégica de este tipo.

Con un sistema ERP, la información está alojada en un único repositorio centralizado, e incluso muchos datos (tales como el saldo de cliente, su número de teléfono o la cantidad de stock de un producto) están alojados una única vez (evitando duplicidades y posibles incongruencias, lo que viene a denominarse “filosofía del dato único”). En este escenario, por lo tanto, disponer de información compuesta de datos que pertenecen a diferentes áreas (por ejemplo, facturación, contabilidad e inventario) resulta extremadamente más sencillo.

Muchos sistemas ERP, como SAP Business One, incorporan además herramientas para generar informes personalizados y funcionalidades para conocer la estructura de la base de datos. De esta forma, no sólo la empresa implantadora de la solución puede elaborar informes adaptados a la necesidad de la organización, sino que incluso quien tiene implantado el ERP puede -a nivel interno y de manera autónoma- elaborar sus propios informes.

Disponer de unos informes a medida, adaptados a las necesidades de la empresa, que pueden ejecutarse en cualquier momento sobre los datos actualmente disponibles (en tiempo real), que pueden ejecutarse sin dependencia de tareas manuales (haciendo que los directivos sean autónomos a la hora de consultar información) y que pueden ejecutarse en cualquier instante y lugar (en dispositivos móviles como tablets y smartphones y fuera del horario habitual de oficina) permite un nivel de flexibilidad y autonomía a los directivos sin precedentes, y genera una gran ventaja competitiva en algunos sectores.

Muchas veces, este hecho ya justifica por sí solo implantar un sistema ERP.

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