En nuestro anterior artículo, estuvimos explicando qué eran los los cuadros de mando integrales y su utilidad en las empresas, además de sus beneficios, ejemplos de indicadores o KPI's y algunas de las herramientas que podemos utilizar para crear cuadros de mando integrales en las empresas.

Como comentamos, un Cuadro de Mando Integral (CMI) consiste básicamente en una herramienta con la cual por medio de una serie de indicadores o Kpi's y métricas podemos medir la situación de nuestra empresa, además de su evolución, los objetivos y los resultados. Es decir, podemos saber qué está pasando dentro y fuera de la empresa, y a partir de ahí tomar mejores decisiones. 

El objetivo de un cuadro de mando integral o CMI es poder organizar y dirigir el despliegue de la estrategia a través de un enfoque basado en herramientas analíticas.

Gracias a la implementación de un cuadro de mando integral, en nuestra empresa vamos a poder:

• Facilitar la comunicación para todos los departamentos.
• Priorizar proyectos de desarrollo y acciones de marketing.
• Traducir objetivos estratégicos en objetivos operativos.
• Medir y monitorear la trayectoria de la empresa hacia el logro de los objetivos definidos.
• Alinear el trabajo de cada empleado con los objetivos operativos.

Ahora que somos verdaderamente conscientes de la importancia y utilidad de un cuadro de mando integral (CMI) en la empresa y algunos ejemplos de indicadores y herramientas para crearlos; toca conocer las diferentes fases o pasos que hay que llevar a cabo para implementar con éxito un cuadro de mando integral (CMI), independientemente de la herramienta que se vaya a utilizar para el mismo.

Pasos para crear un cuadro de mando integral (CMI)

Desde Itop, basándonos en nuestra experiencia como consultora tecnológica de más de 15 años, consideramos que las etapas, fases o pasos para crear un cuadro de mando integral o CMI son los siguientes:

1. Análisis de la situación y obtención de información

El primer paso que debemos hacer es realizar un análisis de la situación actual de la empresa, obtener toda la información y datos posibles para saber en qué punto nos encontramos. Debemos valorar dicha situación y reconocer la información con la que vamos a poder contar en cada momento o escenario, tanto la del entorno como la que maneja habitualmente.

2. Análisis de la empresa y determinación de las funciones generales

Esta etapa está relacionada con la anterior, donde tendremos que definir claramente las funciones que componen nuestra empresa de manera que puedan ser estudiadas las necesidades según los niveles de responsabilidad en cada caso y poder sacar conclusiones sobre cuáles son las prioridades informativas que se han de cubrir.

3. Análisis de las necesidades según prioridades y objetivos

El tercer paso o etapa es justamente identificar y definir las necesidades que hay que cubrir según prioridades, además de definir los objetivos para cada perspectiva. Para ello, debemos construir un mapa estratégico que contenga:

• Finanzas: liquidez, flujo de caja, inversiones, financiación.
• Cliente: cuota de mercado, niveles de satisfacción, política de devoluciones.
• Proceso de negocios interno: proveedores, reducción de costes, ciclos de fabricación.
• Aprendizaje y desarrollo: selección de personal, clima laboral, formación.

4. Selección de los indicadores

El cuarto paso consiste en elegir los indicadores y métricas, los cuales han de ser únicamente aquellos según la estrategia y los objetivos. Por lo tanto, hay que evitar la recopilación de datos complejos y que requieren mucho tiempo de análisis.

Lo importante en todo caso, es determinar cuáles son las más importantes en cada situaicón para que se pueda llevar a cabo un correcto control y un adecuado proceso de toma de decisiones.

5. Crear el cuadro de mando integral (CMI)

En esta sexta etapa es cuando vamos finalmente a crear el cuadro de mando integral en cada área funcional y en cada nivel de responsabilidad, de manera que contenga siempre la información mínima, necesaria y suficiente para poder extraer conclusiones y tomar decisiones acertadas.

6. Seguimiento y monitorización 

La implementación o creación del cuadro de mando integral (CMI) no acaba con las acciones que conforman la estrategia, sino que también es crucial llevar a cabo un proceso de seguimiento y monitorización de lo que se ha alcanzado a lo largo de la implementación del Cuadro de Mando Integral. La información plasmada en dicho cuadro de mando será de gran ayuda para la implementación de otros procesos similares o para la actualización del mismo.  

Y teniendo en cuenta esta serie de pasos o etapas ya tendríamos nuestro cuadro de mando integral o CMI.

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