La gestión documental se encuentra actualmente entre las mayores necesidades que tienen las empresas.

Día a día se generan gran cantidad de documentos y en la práctica existe una gran dispersión de diferentes archivos en la mayoría de empresas.

Si no existe un lugar centralizado donde los archivos estén clasificados y organizados, se estima que hasta un 40% del tiempo de trabajo con los documentos lo empleamos ineficazmente en tareas como buscar o solicitar los documentos a otros empleados, averiguar qué versiones de los archivos son las más actualizadas entre las distintas duplicidades o reparar las pérdidas por borrados, virus o ediciones incorrectas de nuestros empleados.

Por tanto es sencillo concluir que la dispersión de nuestros documentos provoca confusiones, fallos, ineficacia y pérdida de tiempo.

Otro problema importante además de la falta de centralización es el tipo de almacenamiento que usamos.

Si usamos un simple disco duro o un servidor de archivos como almacenamiento central, pronto comprobaremos que es una solución incompleta.

Para empezar necesitamos establecer unos criterios de organización para nuestros documentos. Si cada empleado usa este disco duro sin ningún tipo de pauta, seguiremos teniendo una gran ineficacia en las búsquedas de archivos y se seguirán produciendo pérdidas de documentos.

Nuestra empresa necesita organizar la estructura de almacenamiento y este sistema ha de permitir establecer criterios organizativos ya sea por carpetas, fichas, expedientes o cualquier otro medio que establezcamos.

Una vez hayamos decidido estos criterios, necesitamos tener un control de acceso definido, ya que cada persona solo debería tener acceso a los documentos que maneja y necesita en su actividad. Que todos los archivos que tenemos sean accesibles por todos nuestros empleados no es un criterio aplicable en ninguna empresa del mundo.

La seguridad de acceso la obtenemos cuando el sistema nos da la posibilidad de asignar permisos sobre los documentos a los diferentes empleados. Así cada empleado  solo podrá acceder a aquellos archivos que le sean permitidos. Existen multitud de criterios para decidir esto aunque los más habituales son los que establecen permisos con respecto a los departamentos de la empresa.

Con esta estructura organizativa y con unos roles de acceso a los documentos establecidos, es recomendable que las acciones en el sistema sean grabadas de alguna forma. Eso es lo que se conoce Trazabilidad o“Workflow”.

La Trazabilidad es muy importante en estos momentos ya que es una exigencia de muchas organizaciones, legislaciones y estándares en la gestión de documentación y datos, por lo que es indispensable tenerla en nuestro Sistema de Gestión Documental (ECM).

La utilización de la firma digital dentro de la gestión documental es otra opción interesante, ya que aumenta su potencia al contar la ventajas propias de esta firma (identifica al autor, señala la conformidad con el documento, comprueba que ha sido leído, muestra el tipo de firma y garantiza que el documento no se pueda modificar) y además tener la posibilidad de que el documento pueda ser firmado de forma colaborativa, vinculando un documento y su proceso de firma a un Workflow.

De esta forma, dentro de una  empresa que tenga diferentes sedes, podemos realizar una firma colaborativa de un documento entre personas que pueden estar en distintos países.

Estamos hablando por ejemplo de una compraventa de una empresa o la escritura de una vivienda, que son contratos en los que de forma generalizada aparecen varias personas y de los que deben hacerse varias copias. A través de un gestor documental se puede hacer de forma mucho más eficiente, pudiendo los usuarios leer la documentación y firmarlo desde cualquier lugar u hora, además de hacerlo desde cualquier dispositivo ya sea ordenador o incluso móvil.

Con la gestión documental como hemos detallado, podremos ahorrar una gran cantidad de tiempo y dinero en realizar estas acciones, tener un acceso más definido para cada usuario y un mayor control en nuestros documentos. Todo ello unido a la reducción de material físico que tendremos en nuestras oficinas.

¿Estás interesado en mejorar la eficiencia de tu empresa utilizando la gestión documental? Ponte en contacto con nosotros y te asesoraremos.

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