El pasado 5 de diciembre de 2023, el Gobierno ha aprobado un Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, con el fin de evitar el uso de "software de doble uso" y luchar contra la economía sumergida. 

Esta norma busca garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, así como modernizar la dotación digital de pymes, microempresas y autónomos. Los obligados tributarios tendrán hasta el 1 de julio de 2025 para adaptarse a estos cambios del software de facturación.

Se considera sistema informático de facturación al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante las siguientes acciones:

• Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método.
• Conservar la información de facturación, mediante: su almacenamiento en el propio sistema informático de facturación o su salida al exterior del mismo en un soporte físico de cualquier tipo y naturaleza o a través de la remisión telemática a otro sistema informático, sea o no de facturación.
• Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de donde se realice este proceso, pudiendo ser en el propio sistema informático de facturación o en otro sistema informático previa remisión de la información al mismo por cualquier vía directa o indirecta.

¿Cómo pretende la norma impulsar la lucha contra la economía sumergida derivada del uso de "software de supresión de ventas"?

La norma aprobada pretende impulsar la lucha contra la economía sumergida derivada del uso de "software de supresión de ventas" (denominado "software de doble uso") . Para ello, establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, con el fin de evitar el uso de este tipo de software y luchar contra la economía sumergida.

Ámbito de aplicación

Aplicable en todo el territorio nacional español, sin perjuicio de las especialidades establecidas por los territorios forales (País Vasco y Navarra), y la normativa específica para Canarias, Ceuta y Melilla.

Objetivo

El Reglamento tiene como objetivo principal la modernización de la dotación digital de pymes, microempresas y autónomos, así como la mejora en el cumplimiento tributario y la lucha contra el incumplimiento. Para facilitar el cumplimiento, los usuarios pueden voluntariamente remitir sus registros de facturación a la Agencia Tributaria a la vez que facturan a su cliente, lo cual permitirá que la Agencia les lleve directamente sus libros registro de IVA para facilitarles la presentación de las declaraciones, y los clientes podrán contrastar sus facturas en la sede de la Agencia.

El Reglamento se basa en una solución informática integral y segura que simplifique el cumplimiento. Los sistemas de facturación de ventas de bienes y servicios deben realizar su tarea de una forma segura y fiable, evitando alteraciones indebidas de los registros. Las obligaciones de funcionamiento de los sistemas electrónicos de facturación que se incluyen en el Reglamento afectan a todas las facturas o justificantes equivalentes, incluyendo especialmente la factura simplificada, y a todos los empresarios y profesionales.

Los registros informáticos de facturación de "alta" deberán incluir, entre otros datos, el número de identificación fiscal y nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a expedir la factura, el número y, en su caso, serie de la factura, la fecha de expedición de la factura y la fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan en ella, el tipo de factura expedida, la descripción general de las operaciones y el importe total de la factura, y la indicación del régimen o regímenes aplicados a las operaciones documentadas a efectos del Impuesto sobre el Valor Añadido, o de otras operaciones con trascendencia tributaria.

Se establece la posibilidad de generar un registro de facturación de anulación cuando se haya emitido una factura de forma errónea, y sea necesario anular su correspondiente registro de alta.

Además, la norma incluye dos elementos de seguridad para garantizar que no se alteren los registros de facturación una vez producidos:

• El denominado "hash" encadenado, que genera una huella única que vincula la factura con determinados elementos de las facturas anteriores, de modo que una alteración en cualquier factura altera la referida huella.
• La firma electrónica de los registros.

La certificación de los sistemas es obligatoria para los productores y comercializadores de estos programas. Corresponderá a la persona o entidad productora del sistema informático certificar, mediante una declaración responsable, que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el Reglamento y en las especificaciones que, en su desarrollo, se aprueben mediante Orden Ministerial. (Ley 58/2003, de 17 de diciembre)

Sistemas de emisión de facturas verificables (VERI*FACTU)

Se establece la posibilidad para los obligados tributarios que utilizan sistemas informáticos para facturación de remitir automáticamente a la Agencia Tributaria todos los registros de facturación generados.

Se define un "Sistema de emisión de facturas verificables" o “Sistemas VERI*FACTU” como aquel sistema informático que cumple con ciertas obligaciones y especificaciones técnicas, y que remite de manera continua, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente todos los registros de facturación a la Agencia Tributaria.

Estos sistemas están exentos de ciertas obligaciones, como la firma electrónica de los registros de facturación (siendo suficiente con que calculen la huella de dichos registros).

Se entenderá que un obligado tributario opta por este sistema, por el hecho de iniciar sistemáticamente la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT. La opción por este sistema se mantendrá al menos hasta el final del año en que se realice el primer envío efectivo de registros de facturación.

Entrada en vigor

El Reglamento entró en vigor el 7 de diciembre de 2023, sin embargo, para dar tiempo a los empresarios a realizar los cambios incluidos, se fija la obligación de tener adaptados los sistemas a la normativa hasta el 1 de julio de 2025. Los desarrolladores y comercializadores de sistemas informáticos deberán tenerlos en el mercado en un plazo de 9 meses, desde la aprobación de la Orden Ministerial que especifique todos los detalles técnicos del registro.

Leer Reglamento completo aquí.  

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