Por encima de todo, la seguridad del CRM consiste en proteger uno de sus activos más valiosos: los datos de las empresas, concretamente de los clientes.

¿Qué debemos tener en cuenta en este aspecto cuando nos estamos decidiendo por el CRM de una consultora o de otra?

En el momento de elegir una solución de CRM ofrecida por una u otra consultora, deben primar las siguientes cuestiones:

¿Tenemos el control total de nuestros datos?

Las copias de seguridad son nuestra opción frente a un posible fallo del sistema. Las soluciones de CRM ofrecen un alto nivel de seguridad en cuanto a la consistencia de las copias de seguridad, aunque siguen dependiendo del personal informático interno de la propia empresa.

¿Qué ocurrirá si finalizo la relación con el proveedor del CRM? ¿Dónde quedan almacenados los datos?

En cualquier caso, si finalmente se decide terminar con la relación con el proveedor del CRM, éste deberá garantizar la entrega de todos los datos almacenados hasta la fecha, sin que ello suponga algún inconveniente para la empresa/pyme.

¿Puede la solución de CRM proteger los datos sensibles de mis clientes?

Los CRM gestionan información sensible de los clientes, incluyendo datos de tarjetas de crédito y otros datos financieros. A menudo se integran con otros sistemas de back-office como los ERP (Planificación de Recursos Empresariales) y las aplicaciones financieras, que manejan datos sensibles.

Los mejores CRM ofrecen la seguridad necesaria para que los empleados puedan acceder de forma segura a estos datos cuando sea necesario.

¿Sabemos dónde se almacenan los datos de nuestro CRM?

Un buen proveedor de CRM deberá garantizar en todo momento una protección máxima de todos los datos almacenados en él, de tal manera que, en cualquier momento pueda ser rescatada.

Existen dos tipos principales de CRM:

• El software de CRM alojado en el servidor de una empresa que requiere compra de hardware, software y licencias de software para instalar, además de actualizaciones periódicas que deben ser realizadas por un equipo técnico para mantener el sistema seguro y actualizado. Si bien es cierto que es altamente personalizable, lleva aparejado un presupuesto costoso, así como una inversión de tiempo en mantenimiento.
• Los sistemas de CRM basados ​​en la nube, almacenan todos los datos en un servidor remoto, operado por la empresa de hosting. Con ello, el partner que nos provee del CRM maneja la instalación, y las actualizaciones del software, así como copias de seguridad o mantenimiento del hardware, ahorrándonos tiempo y dinero en esta tarea.

¿Tenemos control sobre el acceso interno a los datos de los clientes?

Una solución de CRM sólida permite a la empresa filtrar el acceso a los datos sensibles en función de los parámetros definidos por el usuario.

En cualquier caso, se decida por la solución de un proveedor de CRM u otro, es esencial mantener el control y la propiedad de los datos vitales de los clientes.

¿Estás interesado en la implantación de un CRM? Contáctanos y te asesoraremos en lo que necesites.

La entrada El CRM y la seguridad de los datos de la empresa/pyme se publicó primero en Itop.

¿Quién puede solicitar esta subvención?

Podrán solicitar esta subvención aquellas empresas que cumplan los siguientes requisitos: 

• Ser Pyme (persona física o jurídica) del ámbito de la Comunidad Autónoma de Canarias y cuya actividad sea establecimiento hotelero o extrahotelero con servicios comunes.
• Contar con uno o más empleados por cuenta ajena.
• Estar dados de alta en el Impuesto de Actividades Económicas en el momento de presentar la solicitud.

¿Qué puedo subvencionar?

Serán subvencionables las siguientes líneas de actuación (solo se permite presentar 1 línea por establecimiento):

• Línea 1: Realización de obras para mejorar la calidad de los espacios turísticos adaptando los establecimientos a los nuevos protocolos que se establezcan por los organismos competentes frente al COVID-19, mediante actuaciones que supongan una mejora en cuanto a la seguridad y salud, accesibilidad, sostenibilidad y digitalización.
• Línea 2: Acondicionamiento del establecimiento mediante equipamiento que no requiera obra para adaptarlo a los nuevos protocolos que se establezcan por los organismos competentes frente al COVID-19.
• Línea 3: Innovación tecnológica, como por ejemplo un CRM, para la mejora de la competitividad y la mejora organizativa y de gestión del establecimiento (software) frente al COVID-19.

Cuantía de la Subvención

El importe del gasto aprobado por el Gobierno para la presente convocatoria asciende a CUATRO MILLONES TRECIENTOS CUARENTA Y CUATRO MIL CUATROCIENTOS CUARENTA Y CUATRO EUROS CON VEINTE CÉNTIMOS MIL EUROS (4.344.444,20 €).

La inversión mínima es de 3.000 € y la máxima es de 100.000 €, pudiendo subvencionar hasta el 75% del coste. Los importes subvencionables para cada línea de actuación son los siguiente:

• Línea 1: hasta el 75% del coste subvencionable.
• Línea 2: hasta el 60% del coste subvencionable.
• Línea 3: hasta el 75% del coste subvencionable

Abono de la subvención

Las subvenciones se abonarán una vez se acredite la realización de la actividad para la que fueron concedidas.

Criterios de valoración

La valoración de los proyectos dependerá de los siguientes criterios:

• Viabilidad del proyecto presentado en cuanto a la mejora en seguridad y salud, accesibilidad y sostenibilidad (hasta 30 puntos). Se consideran 10 puntos para cada uno de los tres ámbitos valorados a partir de la justificación técnica de cada ámbito de cómo afectan las intervenciones a implementar Es decir, 10 puntos para la justificación de la mejora en seguridad y salud de empleados y clientes por la aplicación de los protocolos normativos y los adicionales aplicados por la empresa; 10 puntos por las mejoras en materia de accesibilidad y 10 puntos en la mejoras en sistemas que incrementen los niveles de sostenibilidad de las instalaciones.
• Incorporación de nuevas tecnologías, carácter innovador y su grado de concreción en el proyecto (hasta 20 puntos).
• Tipo de empresa (hasta 25 puntos):
  • Microempresa: una empresa que ocupa a menos de 10 personas y cuyo volumen de negocios anual o cuyo balance general anual no supera los 2 millones de euros (25 puntos).
  • Pequeña empresa: una empresa que ocupa a menos de 50 personas y cuyo volumen de negocios anual o cuyo balance general anual no supera los 10 millones de euros (20 puntos).
  • Mediana empresa: una empresa que ocupa a menos de 250 personas y cuyo volumen de negocios anual no excede de 50 millones de euros o cuyo balance general anual no excede de 43 millones de euros (15 puntos).

Plazo de presentación 

El plazo de presentación de esta subvención se abre el 23 de octubre de 2020 hasta 5 de noviembre de 2020 a las 23:59.

Plazo de ejecución del proyecto y justificación

El plazo de ejecución de los proyectos es entre el 14 de marzo de 2021 y el 31 de diciembre de 2021. 

El plazo para la justificación de la subvención será de 2 meses, contados a partir de la finalización del plazo de realización de la actividad.

¿Te interesa esta subvención?

Itop como proveedor te acompañará durante todo el proceso de implantación y te facilitará en tiempo y forma toda la documentación que necesitas presentar para la justificación del proyecto tecnológico que hemos acometido para la mejora de los procesos en tu empresa.

La cuenta justificativa contendrá, con carácter general, la siguiente documentación:

1. Una memoria de actuación justificativa del cumplimiento de las condiciones impuestas en la concesión de la subvención, con indicación de las actividades realizadas y de los resultados obtenidos.

2. Una memoria económica justificativa del coste de las actividades realizadas, que
contendrá:

a) Una relación clasificada de los gastos e inversiones de la actividad, y por cada uno de ellos, los datos siguientes de las facturas o documentos de valor probatorio: acreedor, número de factura, breve descripción del objeto, importe, fecha de emisión, fecha y medio de pago, identificación de la anotación contable e impuesto soportado.

b) Las facturas o documentos de valor probatorio equivalente en el tráfico jurídico mercantil o con eficacia administrativa incorporados en la relación a que se hace referencia en la letra anterior y, en su caso, la documentación acreditativa del pago, que incluirá, como regla general, los justificantes bancarios de la salida de fondos.

c) Indicación, en su caso, de los criterios de reparto de los costes generales y/o indirectos incorporados en la relación a que se hace referencia en el apartado a), excepto en aquellos casos en que las bases reguladoras de la subvención hayan previsto su compensación mediante un tanto alzado sin necesidad de justificación.

d) Una relación detallada de otros ingresos o subvenciones que hayan financiado la actividad subvencionada con indicación del importe y su procedencia.

e) Los tres presupuestos que, en aplicación del artículo 31.3 de la Ley General de Subvenciones, deba haber solicitado el beneficiario.

f) En su caso, la carta de pago de reintegro en el supuesto de remanentes no aplicados así como de los intereses derivados de los mismos.

Si estás interesado/a en presentarte a esta subvención, ponte en contacto con nosotros.

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Pero, ¿qué es lo que estos usuarios valoran dentro de una App empresarial?

Destacamos los siguientes aspectos:

Interfaz sencilla y facilidad de navegación en la App 

Que la navegación sea intuitiva y que facilite la experiencia a la hora de comprar es un aspecto muy buscado por los usuarios. Además el catálogo de producto debe ser de fácil acceso, que esté bien estructurado y categorizado y que el menú sea sencillo de usar. 

Catálogo de productos

Es vital que si realizas una compra online el catálogo esté lo más detallado posible, que tenga información relevante además de fotografías. En el caso de empresas de ropa y/o complementos, se debe añadir una relación de tallas y stock para evitar decepciones en el cliente.

Funcionamiento offline de la App 

Un aspecto a tener muy en cuenta en una App es que se pueda tener acceso a determinadas funcionalidades o contenidos en modo offline, ya que es de gran interés para los usuarios. Habrá ocasiones que por circunstancias no puedan tener acceso a Internet y es de agradecer poder consultar la App en esos momentos.

Facilidad y seguridad en la compra

Debemos asegurar que los datos del cliente sean totalmente seguros y confidenciales, así que una pasarela de pago verificada confiere tranquilidad y credibilidad durante la compra. Además, la sencillez en el proceso de compra mejorará la experiencia del usuario.

Visibilidad en IOS y Android

Son las 2 principales plataformas en las que se debe estar presente ya que ocupan la inmensa mayoría de dispositivos móviles del mercado.

Contacto directo con la empresa

Es una mejora de la experiencia de usuario, ya que aporta la capacidad de contactar directamente con la empresa ante posibles incidencias derivadas de la compra. Ya sea través de un teléfono, e-mail o chat de soporte online.

Actualizaciones periódicas de la App

Mejorar el funcionamiento de la App a lo largo del tiempo e ir añadiendo cambios es otro aspecto que es muy considerado por nuestros consumidores. Esto hará además más valiosa la App. 

Ofertas y promociones

Gracias a las notificaciones en la aplicación podemos enviar alertas basadas en gustos y preferencias, ofertas, promociones u otras informaciones de interés, todo esto valorado muy positivamente por los usuarios. Esto ayuda en la decisión de compra, ya que podemos adaptar las ofertas a los gustos y preferencias del cliente, personalizando de esta manera al máximo las notificaciones que se reciben.

Opciones de personalización

Que se puedan cambiar la fuentes, colores, tamaño de letra, etc., es muy valorado por los usuarios, así que es una opción que deberías plantearte. 

Sistema de búsqueda

Aunque es una utilidad que generalmente no se le da demasiado valor, es cada vez más demandada por los usuarios que odian dar más de 3 clicks para encontrar lo que buscan en la App. Por lo que debes facilitar las búsquedas y evitar que sea complejo.

Aplicando estos 10 aspectos que demandan los usuarios, conseguirás que la app de de tu empresa tenga más éxito. 

¿Deseas desarrollar una App para tu empresa? Puedes contactar con nosotros y te asesoraremos en todo lo que necesites.

La entrada ¿Qué es lo que valora un cliente en la App de una empresa? se publicó primero en Itop.

Almacenamiento

Un ECM, como Alfresco por ejemplo, es una fuente de información para la empresa y por ello toda la información debe estar centralizada en un repositorio de contenido.

Los beneficios que tendríamos con una práctica correcta de almacenamiento y organización son innumerables, destacando:

• La facilidad para cuando busquemos un archivo.
• La rapidez al encontrar un documento.
• Disminución del riesgo de pérdida de información.
• Los documentos se mantienen en perfectas condiciones a lo largo del tiempo.
• Permitir el acceso múltiple a los archivos.
• Los documentos se pueden enviar por medios digitales de manera ordenada.

Recuperación

Un software de gestión documental realiza copias periódicas de seguridad, lo que permite recuperar la información en caso de pérdida de forma fácil y rápida.

Cualquier usuario habilitado para ello puede acceder de forma sencilla y rápida, siendo esta una de las grandes ventajas de la gestión documental.

Clasificación

En este proceso los datos se estructuran de la forma más apropiada para la empresa, pudiendo así consultar dicha información con mayor facilidad.

Se debe organizar de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para facilitar la posterior búsqueda.

Seguridad

La seguridad es uno de los aspectos clave que debe tener todo ECM. 

Además no todo el mundo debería tener acceso a toda la documentación y  menos aún poder tener la capacidad de realizar determinadas acciones en ciertos documentos. 

Cuando hablamos de seguridad nos referimos tanto a la seguridad externa, el acceso de usuarios ajenos a la organización, como del control y seguridad internos. 

Es vital contar con controles de acceso que permitan establecer de manera fácil y segura qué usuarios pueden acceder a diferentes tipos de información. Por supuesto una vez que el usuario está dentro del sistema también es de gran importancia establecer qué acciones puede llevar y en dónde.

Cuanto mejor definamos estos controles en los accesos y permisos, mayor será el grado de seguridad del que dispondremos. Se recomienda habilitar permisos y controles a nivel de carpeta y usuario.

Custodia

La custodia de documentos es un proceso de gestión documental dónde se archiva con garantías técnicas y legales, los documentos de la empresa

Aquí se almacenarán los documentos, tanto los firmados digitalmente y/o cifrados como los que son sin firmar y/o cifrar y garantizando que el documento custodiado mantiene a lo largo del tiempo el mismo valor legal.

Para mantener la validez legal a lo largo del tiempo, dependiendo de los plazos de custodia (corto, medio y largo plazo) definiremos la tecnología y soportes a utilizar así como los formatos aceptados y su posterior mantenimiento. Además se añade un sellado de tiempo en los documentos firmados que asegura el momento de realización de la firma y la validez del certificado con el que se realizó. 

Distribución

Este proceso se relaciona con el flujo de datos, al interior y exterior, de los documentos de una empresa. Sin importar el medio por el que los documentos se envíen y deben contar con mecanismos de control y de verificación de cuando se recibe y cuando se envía.

La importancia está en la facilidad que proporciona para enviar los documentos indicados a las personas indicadas. 

Los ciclos de distribución son definidos con facilidad por los usuarios, de forma que dichas tareas puedan responder a eventos especiales que arrancan procesos de entrega bajo determinadas condiciones.

Workflow

Los flujos de trabajo aplicados a la Gestión Documental ofrecen la actividad, la acción, los participantes y el orden temporal del ciclo de los documentos: desde que un documento se crea, se tramita, hasta que se conserva o se destruye. 

Guardan mucha relación con la transferencia de documentación, mientras que las transferencias de documentos entre áreas o departamentos, son también procesos perfectamente coordinados y fundamentados.

Un workflow es más que poner por escrito toda la información descriptiva sobre el proceso de la documentación, implica normalizar y representar estructuradamente esa información atendiendo a los estándares que se puedan integrar a través de aplicaciones informáticas, como en este caso en un ECM.

Se podrán asignar responsabilidades, procesos, tiempos y atributos determinados en cualquier fase de la gestión de la documentación. 

Creación

Para la creación es necesaria la colaboración de todos los departamentos, áreas y trabajadores de la empresa para su administración.

De esta manera y a través de esta coordinación interna, la generación de documentos se realizará de una manera más rápida y ágil.

Autentificación

Una medida de seguridad clave es la autentificación de documentos. 

El sistema de identificación y autentificación electrónica más usado, requerido por Ley generalmente, es la firma electrónica. 

Así la firma electrónica de documentos permite a los remitentes firmar los documentos de salida y a los receptores asegurarse de que los documentos que reciben provienen del emisor indicado y también de que no se han producido modificaciones desde que fue autentificado.

Como hemos visto, todos estos procesos son vitales para el correcto funcionamiento de la información dentro de una empresa y nos hará gestionar de una manera más eficiente y rápida todos nuestros documentos.

¿Tienes interés en esta tecnología? Contáctanos y te asesoramos.

La entrada ¿Qué procesos cubre un ECM? se publicó primero en Itop.

Así desde un principio observamos la gran cantidad de información que por norma general compartimos en RRSS, blogs, foros,… y que debemos tener en cuenta ya que tanto por seguridad como por privacidad es un tipo de información que deberíamos restringir.

Además que ese tipo de información podría ser utilizada en nuestra contra en un futuro ante una posible entrevista para un trabajo.

Es destacable un ejemplo común como es el del WIFI que se suele compartir en los centros comerciales y que mediante la recogida de datos, podemos estudiar los hábitos de consumo de la gente, las tiendas más visitadas, el perfil de edad/sexo que tienen,… Una herramienta poderosa para el marketing ya que estamos haciendo un estudio de mercado en toda regla gracias al Big Data.

Otra de las tecnologías que se está desarrollando cada vez más es el IoT o Internet de las Cosas, que básicamente consiste en la relación que tendrán todos nuestros dispositivo a través de Internet.
Neveras inteligentes (en las que podremos desde conocer si nos falta algún alimento o gestionar la temperatura) o el control de los aparcamientos serán algunas de las novedades que en unos años podríamos ver como  algo habitual.

Las Smart Cities también se beneficiarán del IoT, principalmente desde que el 5G se implante de manera global, pudiendo desde tener información en tiempo real de la calidad del aire hasta programar que las luces de una ciudad se enciendan o apaguen si hay o no peatones en la calle.

Y como era de esperar, cuando se analizaron cuáles eran las nuevas profesiones con mayor futuro en los primer lugares pudimos observar a los analistas y programadores de IoT así como los científicos de datos (Big Data).

En un futuro con decenas de miles de millones de aparatos conectados entre sí, el ser capaz de implantar este tecnología y analizar los datos que obtengamos será de gran ayuda para la sociedad.

¿Estas interesado en estas tecnologías para tu negocio? Ponte en contacto con nosotros y te asesoraremos en lo que puedas necesitar.

La entrada Seguridad y Prevención en Internet y nuevas profesiones digitales se publicó primero en Itop.

De ahí que los sistemas de gestión documental (ECM) se hayan convertido en los últimos años en un factor clave de éxito en las empresas. Gracias a estos softwares, podemos tener todos los contenidos empresariales digitalizados y perfectamente localizados, proporcionandonos incontables beneficios.

¿Con qué plataformas ECM puedo contar?

Una de las herramientas más conocidas y que te serán más útiles es Alfresco, un ECM open source (código abierto o libre) que puedes instalar y modificar en tu propio servidor. Aunque comúnmente en el mundo empresarial se le da mayor valor a los softwares propietarios que a los de código abierto, Alfresco se ha consolidado en el mercado como una excelente alternativa frente a otros productos.

Dispone de tres versiones distintas: la versión gratuita Alfresco Community Edition, la versión de pago Alfresco One, con mayor soporte y funcionalidades y módulos disponibles, y con la posibilidad de integrarse con software comercial y propietario; y Alfresco Cloud (o en la nube),  la versión SaaS o Software como Servicio, es decir, que se aloja en la nube y puedes acceder a él de forma segura, a través de cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.

¿Por qué he de elegirlo como sistema ECM?

Con Alfresco vas a poder llevar un control exhaustivo de tus documentos y procesos, por lo que serás más productivo y eficiente en tu empresa. Este gestor de contenidos te proporcionará una enorme cantidad de ventajas:

• Posibilidad de desarrollar aplicaciones.
• Automatizar la información y agilizar todos los procesos.
• Organizar y facilitar la gestión de todo tipo de contenidos.
• Crear, compartir, publicar, archivar, escanear, capturar y eliminar documentos.
• Disponer de blogs, RSS o ‘Social Computing’.
• También pone a tu disposición un foro de soporte y resolución de dudas.
• Mejoras continuas y nuevos módulos: un ejemplo es la integración con otras aplicaciones de productividad líderes como Microsoft Office o Salesforce.
• Facilita el trabajo en equipo eliminando los obstáculos que dificultan o impiden la comunicación y la colaboración tanto interna como externamente.
• Mayor simplicidad, seguridad y control de tus documentos, ya que hará de forma más sencilla el cumplimiento y refuerzo de los requisitos y normas actuales respecto a la protección de datos de los usuarios, encargándose de gestionar y automatizar el ciclo de vida de los archivos.
• Mejora de la calidad y del servicio ofrecido.

Además, al ser Alfresco un ECM open source, también pone a tu disposición un foro de soporte y resolución de dudas, permitiendo mejoras continuas y nuevos módulos. Facilita el trabajo en equipo eliminando los obstáculos que dificultan la comunicación y la colaboración tanto interna como externamente.

¿Es realmente necesario para mi empresa?

Como comenté desde el principio, la gestión documental es una tarea sumamente importante. En esta era digital, las empresas están obligadas a transformarse digitalmente y adaptarse a los nuevos tiempos y a los cambios tecnológicos que se están produciendo de una manera verdaderamente vertiginosa.

Por tanto, contar con un software tan atractivo, simple, de bajo coste y que, además, te proporciona tantos beneficios como Alfresco, supone una mayor competitividad y diferenciación para las empresas, puesto que prestarán un mejor servicio a sus clientes, socios y empleados.

Definitivamente, Alfresco es la solución ideal y necesaria para cualquier empresa, no solo por ser una herramienta open source, sino por su facilidad de manejo, por su gran potencial y perspectiva de futuro, ya que se prevé que continúe creciendo y ofrezca más versiones y productos; y por su enorme capacidad de integrarse con las más grandes soluciones empresariales como SAP, Google Docs o AutoCAD.

¿Quieres ver el proceso de creación y administración de sitios en Alfresco? Aquí te lo mostramos.

La entrada Alfresco: la solución de Gestión Documental definitiva para las empresas se publicó primero en Itop.

Este tipo de sistemas tiene siempre una base común, independientemente de cual sea el que se decida utilizar, la cual estará formada a partir de los siguientes conceptos:

• Captura: En este apartado entra todo lo referente a la recogida y registro de información y su correspondiente proceso de preparación para añadirla al sistema. Un ejemplo claro de un proceso de captura podría ser la Digitalización de un documento que llegue por Fax.
• Gestión: Aquí es donde se crea la unión de la información con las tareas a las que están referidas para así organizarla y prepararla para evitar interferencias futuras.
• Almacenamiento: Un ECM es una fuente de información para la empresa y por ello toda la información debe estar centralizada en un repositorio de contenido.
• Preservación: Muchos documentos son necesarios durante largos periodos de tiempo, sea por el motivo que sea los ECM necesitan asegurarse de que esa información no se pierde y es por ello que se utilizan diferentes procedimientos, como por ejemplo, las copias de seguridad.
• Distribución: La facilitación de la información es el punto principal a tratar en este último apartado, cuyo objetivo es lograr el acceso, modificación o guardado de la información necesaria en el momento y lugar requeridos.

Beneficios clave para la competitividad empresarial

Pero, ¿exactamente qué utilidades tiene un ECM y cómo podemos aprovecharlas para impulsar nuestra empresa?

Gracias al uso de un sistema ECM, nuestra empresa no solo podrá tomar mejores decisiones y conseguir una ventaja competitiva respecto a su competencia, sino que además lograremos los siguientes beneficios:

• No dependeremos más del papel como documento de información.
• Disponemos de todos los datos e información en un mismo y único lugar, pudiendo acceder a ella de una forma rápida y óptima.
• Mejora en la comunicación y relación con los clientes de nuestra empresa.
• Ahorro de tiempo y de costes.
• Agilización de los procesos de negocio y de los pagos que se han de realizar a los proveedores.

Todo esto, a su vez, supone una mayor eficiencia y productividad de nuestra empresa, y finalmente, lo más importante: una mejora en la calidad del cliente, consiguiendo, así, su plena satisfacción.

¿Deseas conocer en profundidad las ventajas y beneficios de un ECM? Haz clic en este enlace.

La entrada ECM: el sistema de gestión documental que está revolucionando el sector empresarial se publicó primero en Itop.

Para poder lograr mejorar nuestra organización en la empresa, la gestión documental puede ayudarnos especialmente a lograrlo.

Muy posiblemente tengamos una enorme cantidad de información tales como documentos, recibos, facturas, planos o imágenes dependiendo del tipo de empresa en la que estemos.

Este aspecto de nuestra empresa no será relevante, ya que la gestión documental nos ayudará a almacenar toda esta información de forma estructurada, por lo que podremos rastrearla y localizarla con mayor facilidad cuando así lo requiramos.

Así podremos automatizar nuestros procesos empresariales de forma muy sencilla.

Automatización y eficiencia en la gestión documental

Aunque muchas empresas destinan ya en su área informática estos procesos de automatización, en bastantes ocasiones no cuentan con un sistema creado específicamente para la gestión de documentos y tampoco utilizan software específico que pueda ser utilizado por todos los empleados aunque no tengan conocimientos especializados. Un buen sistema de gestión documental nos resolverá todos estos problemas.

Poder integrar la gestión documental en nuestra empresa nos puede acarrear los siguientes beneficios:

• Eficacia: Podremos tener disponibles nuestros documentos digitales siempre que los necesitemos y los podremos localizar de manera ágil y rápida. Los sistemas empleados suelen tener una capacidad de indexación, por lo que son fácilmente recuperables por los usuarios dependiendo de su jerarquía, empleando en este tipo de tareas el mínimo tiempo posible.
• Espacio: Empleando la gestión documental podemos finalmente despedir a esos ingentes archivos físicos que anteriormente nos ocupaban gran espacio, siendo este uno de los aspectos más relevantes y valiosos para las empresas, ya que no tendremos que dedicar espacios habilitados únicamente para almacenar esta información.
• Seguridad: Nuestra información es un elemento indispensable para el desarrollo de las actividades de la empresa, por lo que tenerla en un lugar seguro donde no pueda dañarse o perderse es fundamental. Cuando tenemos un gestor documental toda la información estará protegida, por lo que ya no habrá preocupaciones si llega a presentarse un accidente como un incendio o un desastre natural ya que nunca perderemos los datos. También es reseñable que no tendremos que preocuparnos que alguien pueda tener acceso a documentos confidenciales, ya que podremos programar las personas que pueden acceder a ellos y las que no.

¿Te gustaría tener un sistema ECM en tu empresa pero necesitas más información? ¡Nosotros te informamos sin compromiso!

La entrada ¿Por qué la gestión documental es vital para mi empresa? se publicó primero en Itop.

De nada serviría si la tecnología que compráramos para almacenar datos sirviera para siempre. Es necesario mantener la industria alimentada con nuevos dispositivos que hemos de reemplazar cuando los anteriores se nos averían, y esto es un hecho.

Pero más importante que nuestra tecnología, es la información que almacenamos y que contiene, de altísimo valor. Nuestra vida, nuestros datos, datos de empresas o peor aún, datos de terceras personas que almacenamos por cuestiones de nuestro trabajo. A mi, personalmente no me duele que se rompa un equipo, lo que me duele es perder la información.

Aquí entran en juego las recientes leyes de Protección de Datos de Carácter Personal que establecen ciertos procedimientos básicos para el correcto almacenamiento y copia de seguridad de la información que manejamos, quien accede a ella, y quien ha de vigilarla… y además es de obligada lectura, implantación y cumplimiento, pues es Ley.

Si yo te contara la cantidad de discos duros que han fallado en estos últimos años haría que entraras en un auténtico bucle de alarma al saber lo frágil que es el soporte en el que almacenamos. Pareciera el festival con tarifa plana del disco duro averiado sin distinguir si es particular, empresarial o incluso a nivel de centro de datos. Aquí la paranoia, si tiene razón de ser.

Te voy a dar algunos consejos que seguro te valdrán:

1. Nunca y digo NUNCA des credibilidad a un disco duro que tenga más de dos años, es una pieza informática que está en constante trabajo mecánico y sus componentes sometidos a mucho stress, lo más probable es que falle. Imagínate un grupo de platos girando sin descanso a 7200 vueltas por minuto y agujas que capturan y escriben información a esa tremenda velocidad. Un nanosegundo de error es más que suficiente para que se produzca un fallo.
2. Los discos duros debido a este tremendo trabajo se calientan y todos los que nos dedicamos a la informática conocemos la temida regla de oro: «disco duro caliente=fallo inmediato». La refrigeración de los discos duros es un factor clave para mantener los datos a buen recaudo. Si se dilatan los cabezales pueden tocar la superficie (van a una micra de distancia), cuando lo hagan a 7200 vueltas por segundo, la superficie se arañará y será imposible recuperar nada.
3. Estrategia de copias de seguridad. Haz una copia de seguridad en un disco JOVEN, y si me apuras, en un segundo disco de tu confianza, quienes hayan pasado los controles SMART que ya traen los discos modernos. Ante la duda o un aviso previo a un error de un control SMART, desecha el disco de inmediato. Busca en internet qué es esto del SMART (saber no ocupa lugar).
4. Alquila espacio en una nube de tu propiedad (olvídate de los gratuitos). Por poco dinero podrás sincronizar tus datos a tiempo real en servidores que se encuentran en centros de datos que están controlados ante fallos. Una buena forma de almacenar la información sensible.
5. En el momento que confíes en un disco duro, ten por seguro que estás en una actitud equivocada. No te fíes de los discos, para el precio que cuestan, es mejor cambiarlos cada año o cada dos años. Después pasa lo que pasa y nos arrepentimos de no haber pensado en una estrategia por ahorrar, y aunque hayan empresas de recuperación de datos que puedan rescatarte del desastre, el presupuesto más barato oscila entre 800 y 2000 euros por solo poner los a funcionar y leer, imagínate si hay daños importantes. La respuesta más común es que son irreparables.

La entrada La copia de seguridad, una realidad ignorada se publicó primero en Itop.