4 ideas prácticas para gestionar Recursos Humanos en un ERP
Generalmente, cuando una empresa se decide por implantar un sistema ERP suele centrarse en determinadas áreas clave de la empresa: la gestión contable, la gestión de facturación, la gestión técnica (producción, logística, envíos,...) y la gestión comercial.
Rara vez suele hallarse dentro de ese conjunto la gestión de Recursos Humanos, ya sea por desconocimiento, por falta de estructura (no existe Departamento de RRRHH o no hay quien lleve a cabo esas funciones), o porque tradicionalmente ha habido una falta de herramientas para gestionarlos.
Al igual que otras áreas de gestión, debemos evitar el pensamiento totalitario en la gestión de los Recursos Humanos. No es necesario contemplar todos los aspectos como si fuéramos una gran empresa multinacional.
En cambio, es posible llevar a cabo una gestión interna que no requiera una gran carga de trabajo y que resulte suficiente para nuestras necesidades, mientras continuamos delegando otras tareas en empresas especializadas (como la gestión de nóminas, afiliación, trámites de contratación y despido, etc.).
En este post queremos presentar 4 propuestas concretas de cómo mejorar la gestión interna de recursos humanos desde la perspectiva de una pyme:
1) Fácil acceso a datos identificativos de los trabajadores
Aunque puede resultar una obviedad, un aspecto clave de comenzar a gestionar los Recursos Humanos es el almacenamiento estructurado de los datos de los empleados (nombre y apellidos, dirección, número de identificación fiscal, etc.) así como disponer de documentos escaneados de uso relativamente frecuente (por ejemplo, el Documento Nacional de Identidad o su título académico más reciente).
¿Cuántas veces no hemos tenido que recopilar información de un trabajador y hemos terminado consultándole directamente porque no disponemos de esos datos o, peor aún, no sabemos dónde los tenemos guardados?
2) Registro de competencias y formación
Una de las características más interesantes de la gestión interna de Recursos Humanos es la oportunidad de recopilar los conocimientos, habilidades y destrezas de los empleados. Permisos especiales de conducir, carnet de manipulador de alimentos, cursos sobre materias específicas o certificaciones profesionales,... suponen un conjunto importante de competencias que, generalmente, está en la mente de la mayoría de los trabajadores pero rara vez está debidamente estructurada.
En cambio, un adecuado almacenamiento de esta información permitiría analizar con mayor rigor qué competencias profesionales, qué áreas de conocimiento o qué habilidades son las más necesarias para la organización (y, por ejemplo, organizar o buscar formación para suplir estas carencias).
3) Registro de vacaciones y ausencias
La organización de las vacaciones puede a veces ser un verdadero quebradero de cabeza para muchas empresas, ya que es necesario cuadrar las expectativas y deseos de los trabajadores con la carga de trabajo y los clientes.
Sin embargo, puede suponer un problema aún mayor si las fechas acordadas no están debidamente almacenadas y fácilmente accesibles para los implicados. Disponer de un sistema para registrar los días de vacaciones y otro tipo de ausencias (enfermedad, asuntos propios) puede simplificar mucho esta gestión con bajo esfuerzo.
4) Registro de acontecimientos significativos
Un repositorio centralizado con los sucesos más relevantes de un trabajador puede facilitar una adecuada gestión del desempeño, evitando en la medida de lo posible valoraciones subjetivas que dependen exclusivamente de la memoria del directivo.
Podemos registrar sucesos positivos (un comentario de reconocimiento o felicitación de un cliente, cumplir con un objetivo concreto, ser capaz de resolver un problema puntual extraordinario) y sucesos no tan positivos (quejas de clientes, falta de puntualidad, amonestaciones disciplinarias).
La verdadera potencia de esta herramienta radica en un adecuado registro de acontecimientos significativos que permitan evaluar con la mayor objetividad posible al trabajador.
Evidentemente, la gestión de Recursos Humanos es un ámbito mucho más amplio que estos cuatro puntos aquí expuestos. Sin embargo, el objetivo de este post era en realidad presentar ideas concretas para aquellas organizaciones que actualmente no estén asumiendo ninguna labor al respecto, y que dichas ideas sean fácilmente aplicables por cualquier empresa independiente de su tamaño.
¡Ideas concretas que pueden repercutir en una mejor gestión interna con muy poco esfuerzo!
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Sobre el Autor
Miguel Fernandez Cejas
Director General.
Socio fundador de Itop, empresa de implantación de soluciones tecnológicas, factoría de software y formación online. Ingeniero Informático con cursos de postgrado en áreas tan diversas como la inteligencia artificial, la gestión de empresas o la calidad. Más de 25 años de experiencia en el mundo de las Tecnologías de la Información trabajando para distintas empresas nacionales e internacionales.
Su pasión por la tecnología unida a su variada experiencia, le impulsa a desarrollar distintos proyectos empresariales donde aplica las nuevas tecnologías al turismo, la sociología, el marketing o la formación.
Actualmente trabaja en temas relacionados con aplicaciones de gestión, Business Intelligence, Big Data, Mobile/Apps e Internet de las Cosas.
Abogados Laboralistas en Madrid
Estupendo artículo Miguel. Además, de cara a un posible despido disciplinario de un trabajador, es siempre necesario recopilar los sucesos que han ocurrido para poder motivar correctamente una hipotética carta de despido.
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