Muy posiblemente, cuando nuestra empresa ha crecido y tiene cierto tamaño, nos damos cuenta de la ingente cantidad de documentación que estamos generando. Y es aquí donde tiene un papel muy importante la tecnología.

Cuando estamos considerando invertir en una solución tecnológica de gestión documental (ECM), ¿qué debemos tener en mente en términos del producto?

La situación del mercado actual ECM es madura con una alta competencia y existen perspectivas de crecimiento sostenido para los próximos años en lo que se refiere a este tipo de software.

En el ámbito tecnológico se utilizan constantemente nuevas tecnologías que no tardan en quedar obsoletas y pueden ocasionar más problemas que ventajas, resultando dinero tirado por la borda. Si tenemos en cuenta la gran variedad de sistemas ECM disponibles es bastante complicado elegir el producto adecuado. Por eso, veamos los puntos clave para poder decidir con un mayor conocimiento.

De entrada deberíamos elegir la que mejor responda a las necesidades específicas de nuestra empresa. La opción económica podría ser una opción pero ya sabemos que a la larga al final puede resultar más caro e incluso no cubrir nuestras expectativas u objetivos.

Para nuestra elección del Sistema de Gestión Documental adecuado debemos analizar:

Trayectoria y clientes del producto

Si el software cuenta ya con una amplia base de clientes, deducimos que se trata de un ECM maduro y utilizado ampliamente, por lo que el fabricante estará realizando actualizaciones y mejoras continuas. Al tener esta financiación gracias al número de clientes, reduce notablemente la posibilidad que se quede obsoleto y podrá seguir con el desarrollo para mejorar la calidad a medio-largo plazo.

Integración con otras tecnologías como ERP o CRM

Es evidente que las empresas utilizan múltiples soluciones TI para procesar o crear documentos, por ejemplo correo electrónico y Office o aplicaciones ERP y CRM. El producto idóneo para nosotros nos debería permitir una integración con estas herramientas.

También es importante poder acceder sin problemas a todos los datos de este almacén central de documentos desde todos los sistemas de aplicación informáticos de la compañía.

De esta forma, los empleados del departamento de contabilidad de la empresa podrán consultar para la revisión de cuentas con un simple clic toda la documentación relevante además de la correspondencia.

Cloud

Esta cuestión es interesante, ya que si bien quizás en un principio no lo tengamos planificado, más adelante podríamos necesitar este tipo de funcionalidad.

La nube nos puede dar diversas ventajas como pueden ser:

• No necesitar un equipo de TI para instalar y ejecutar el software.
• No tener grandes costes iniciales.
• El acceso es posible desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Las copias de seguridad (backup) se hacen automáticamente en la nube.

Escalabilidad

Al poner en marcha un proyecto de ECM es posible que solo tengamos previsto 5 o 10 usuarios, pero ¿y si posteriormente la empresa crece y necesitamos muchos más accesos?

¿Seguirá funcionando nuestro sistema con la misma fiabilidad si pasamos a 20, 40, 50,... usuarios? Tenemos que optar por una solución escalable si queremos evitar tener que realizar varias instalaciones de ECM en la empresa en ese momento o que el producto tenga que ser sustituido por otro de mayor capacidad.

Arquitectura de software para el futuro

En este apartado tiene importancia por ejemplo la disponibilidad de aplicaciones móviles, un cliente de explorador moderno o una solución en la nube de uso múltiple.

Solo los productos de Gestión Documental con una arquitectura orientada hacia el futuro nos garantizan un uso productivo a largo plazo y harán que nuestra elección nos sea más rentable. 

Si evaluamos detenidamente todos estos apartados podremos evitar errores que posibilitarían que implantáramos un sistema ECM poco adecuado para nuestra empresa y hacer una inversión que a los pocos años ya no satisfaga nuestras necesidades.

Una opción muy recomendada es Alfresco, un sistema ECM de larga trayectoria en el mercado desde 2005, estando entre sus inversores el gigante de los ERP SAP, que se ha convertido en la plataforma líder opensource de gestión documental para empresas.

Nos ofrece una gestión integrada muy completa y con la opción de trabajar en la nube. Está basado en estándares abiertos con un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. Incluye un repositorio de contenidos, un portal para gestionarlos, una interfaz para acceder al sistemas de archivos, motor de búsquedas y gestión de flujos de trabajo. Además se puede integrar sin dificultades con múltiples sistemas, entre ellos los ERP y CRM.

¿Estás interesado en implantar la gestión documental en tu empresa? Contáctanos y te ayudaremos en todo lo que necesites.