Si hablamos de gestión empresarial, existen en el mercado varias opciones de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) que pueden satisfacer las necesidades específicas de una empresa o negocio, dos de las soluciones más populares son: SAP Business One y Microsoft Dynamics 365 Business Central (anteriormente conocido como Navision). Aunque ambos sistemas tienen similitudes en cuanto a su funcionalidad básica, existen diferencias significativas que las empresas deben considerar antes de tomar una decisión sobre qué sistema se adaptará mejor a sus necesidades empresariales.

En este artículo, te plantearemos las principales diferencias entre SAP Business One y Microsoft Dynamics 365 Business Central en términos de mercado objetivo, arquitectura y personalización, funcionalidad, soporte y costes (costes/implementación).

Mercado objetivo

Si bien es cierto que ambas soluciones están dirigidas a empresas de un cierto tamaño, podemos decir que existen diferencias en cuanto a su enfoque en términos de sectores industriales. En el caso de SAP Business One se enfoca en empresas de fabricación, producción, distribución y servicios, mientras que Microsoft Dynamics 365 Business Central se centra más en empresas de servicios y comerciales.

Arquitectura y personalización

En cuanto a SAP Business One podemos decir que, está basado en una arquitectura de cliente-servidor y puede utilizar tecnología SAP HANA o SQL*, siendo la HANA la que  mejor velocidad y rendimiento ofrece. Para el caso de, Microsoft Dynamics 365 Business Central se basa en la nube y utiliza una arquitectura de tres capas: presentación (interfaz de usuario para interactuar con el sistema), aplicación (procesos empresariales, flujos de trabajo, informes, etc.) y datos (datos que se utilizan en el sistema). Aunque Microsoft Dynamics 365 Business Central se basa en la nube, también tiene la opción de instalarse en un servidor local, lo que permite una mayor personalización.

*SQL

*Base de datos SQL: significa que los datos del negocio se almacenan en una base de datos SQL Server, esta arquitectura permite la personalización del software y la generación de informes a través de SQL.

En el caso de la arquitectura SQL de SAP Business One, se permite la personalización del software a través de herramientas de desarrollo integradas, así como el lenguaje de programación SQL. La personalización de SAP Business One a través de SQL requiere conocimientos técnicos específicos en lenguaje de programación SQL, y en el modelo de objetos de SAP Business One.

Podemos decir que ambas soluciones permiten la personalización, pero en el caso de SAP Business One tiene una mayor flexibilidad debido a su estructura de capas múltiples, lo que permite una mayor capacidad para personalizar tanto los módulos como los campos existentes. Mediante una herramienta de personalización integrada, se facilita al usuario la creación de campos personalizados, así como el diseño de formularios personalizados.

Funcionalidad

Si hablamos de funcionamiento, ambas soluciones ofrecen funcionalidades básicas muy similares, como son la gestión de finanzas, ventas y compras, inventario y producción. Sin embargo, podemos discernir algunas diferencias significativas en términos de características adicionales.

Mientras que SAP Business One se enfoca en ofrecer soluciones de gestión de la cadena de suministro, lo que permite una mejor gestión de los procesos de producción y distribución. Teniendo una capacidad de análisis avanzada, lo que permite una mejor toma de decisiones apoyados en datos.

Por el contrario, Microsoft Dynamics 365 Business Central tiene una funcionalidad de gestión de proyectos más avanzada, lo que permite una mejor gestión de éstos, incluyendo la planificación, la asignación de recursos y la gestión de presupuestos para dichos proyectos. Microsoft Dynamics 365 Business Central a diferencia de SAP Business no es un sistema multiventana, lo que significa que solo se puede trabajar en una ventana o pantalla a la vez.

Soporte

Hablando en términos de Soporte, ambas soluciones tienen soporte de sus respectivos proveedores. SAP Business One tiene un soporte directo proporcionado por SAP y su red de Partners, al igual que Microsoft Dynamics 365 Business Central tiene soporte proporcionado por Microsoft y, por ende, su red de partners. Además para ambos sistemas, SAP Business One y Microsoft Dynamics 365 Business Central existen comunidades online muy activas, que proporcionan soporte adicional.

Costes

El modelo de Licencias en ambos sistemas es similar. En el caso de SAP Business One utiliza un modelo de licencias basado en usuarios nominales; un usuario, una licencia. No se puede compartir sin administrar las licencias, al igual que Microsoft Dynamics 365 Business Central que utiliza un modelo de licencias basado en el número de usuarios nominales (usuarios perfectamente identificados).

A la vista de lo expuesto anteriormente y en términos generales, el modelo de SAP Business One puede resultar más económico para empresas pequeñas y medianas, ya que solo pagan por los usuarios que utilizan el sistema al mismo tiempo. En el caso de SAP Business One, ofrece la licencia de acceso indirecto que permite que funcionalidades concretas se puedan hacer por sistemas externos integrados con SAP BO (app comercial, almacén, producción, ...) sin necesidad de disponer de una licencia para cada uno de ellos.

Mientras que, el modelo de Dynamics 365 Business Central puede ser más rentable para empresas con un gran número de usuarios, aquellos que solo necesitan un acceso limitado al sistema.

Implementación y sus costes

A grandes rasgos, y en términos de implementación y costes, encontramos otra diferencia importante como es la forma en que se implementan y se mantienen dichos sistemas. Por lo general SAP Business One requiere una mayor inversión inicial para implementar su sistema y formar a los usuarios de éste. Sin embargo, una vez implementado, el sistema es relativamente fácil de mantener y actualizar.

Haciendo una diferenciación entre los dos sistemas de gestión de Bases de datos HANA y SQL, podemos decir que HANA es una base de datos en memoria, mientras que SQL es una base de datos relacional. En términos de costes, la implementación de HANA generalmente puede ser más costosa que SQL, debido a que HANA requiere un hardware especializado para aprovechar su capacidad de procesamiento en memoria. 

Sin embargo, es importante destacar que los costes de implementación y de uso de HANA o SQL pueden variar según algunos factores, como pueden ser el tamaño de la base de datos, el número de usuarios y las necesidades específicas de la empresa o negocio. Por lo tanto, es recomendable que cada empresa evalúe cuidadosamente sus necesidades y  el presupuesto destinado a tal fin,  antes de decidir qué sistema de base de datos van a utilizar.

Por otro lado, como ya hemos comentado al inicio de este artículo, Dynamics 365 Business Central es un sistema basado en la nube, lo que significa que no requiere una inversión inicial significativa para implementarlo. Sin embargo, el coste total de propiedad** puede aumentar a largo plazo, asociado a los costes continuos de suscripción y mantenimiento.

**Coste total de propiedad (CTP): el coste total de poseer, implementar y mantener un sistema (ERP) durante su ciclo de vida. Este valor económico incluye los costes directos e indirectos asociados a la adquisición, implementación, personalización, formación, soporte, mantenimiento y actualización del software.

Como conclusión, si estás dudando entre ambos sistemas, SAP Business One y Microsoft Dynamics 365 Business Central, y no tienes claro cuál de ellos se ajusta a tus necesidades, es importante que, entre otras cuestiones, consideres: 

• Coste total de propiedad y alojamiento
• Modelo de licencias 
• Requisitos de implementación 
• Mantenimiento 

para determinar cuál es el sistema más adecuado para tu negocio.

También puede ser de tu interés: “Principales diferencias entre los ERPs: SAP Business One y Odoo”. 

¿Te gustaría tener un ERP en tu empresa? ¡Contacta con nosotros y te asesoramos!

Te recomendamos leer