También este sistema nos permite conseguir grandes beneficios, ya que nos da mayor eficacia, optimización de procesos de información y muchas más mejoras, por eso cada vez más empresas apuestan por ellos. 

En respuesta y otras razones de las cuales también hemos hablado en otro artículo, las empresas deciden realizar la implantación de este sistema pero, como toda implantación dentro de una empresa, en ocasiones estos objetivos a cumplir marcados no se consiguen lograr y todo esto ocurre por una implantación errónea, ya que no se ha tenido en cuenta diferentes partes del proceso.

Por eso hoy hablaremos sobre esos errores más comunes a la hora de aplicar esta tecnología en la empresa, además también daremos diferentes consejos para que la aplicación de este sistema se haga de manera correcta.

No involucrar a los trabajadores

Los trabajadores son una parte fundamental de la empresa, además ellos serán quienes más lo usen porque ahí lo tendrán todo y como se habló arriba este sistema se esta volviendo una plataforma de comunicación y esto puede ser muy clave dentro de la empresa.

Por todo esto si dejamos a los trabajadores apartados de este proceso de implantación, no conseguiremos que entiendan el por qué del uso de este nuevo sistema, ni como funciona… por ello debemos tener en cuenta un plan de comunicación con ellos, además de una formación en este sistema.

Reducir en las medidas de seguridad

Así es las empresas que implantan muchas veces no hacen cuenta en las medidas de seguridad y esto puede llegar a que ocurra un ciberataque, el cual consiga acceder a la base de datos o al almacenamiento de archivos.

Por todo esto debemos comentar lo siguiente; los sistemas ECM siguen una estructura de tres niveles para que los usuarios no tengan el acceso directo. Esto permite decidir quien entra a los diferentes servidores, ya que nos permite establecer reglas.

Prueba del sistema una vez implantado

Este error podemos decir que es de lo más habitual dentro de las empresas, ya que por lo general las empresas creen que una vez implantado el sistema, todo está correcto y funciona correctamente. Esto puede pasar alguna vez entre miles de veces, por eso hacer la prueba es un punto muy clave.

Esta prueba se hace realizando simulaciones de posibles errores para asegurarnos de que el sistema que se ha puesto en marcha funciona correctamente y si no es así poder arreglarlo. Además incluso nos permite encontrar fallos ocultos que pueden hacer que el sistema no funcione y sea un fracaso.

Mantenimiento del sistema

Ya sabemos que cualquier sistema tecnológico necesita su mantenimiento y atención, pero esto es algo que las empresas aún deben entender, porque sin él no conseguirán que todo funcione de forma correcta. Por eso se debe determinar un periodo de tiempo para saber cuando debemos realizar este mantenimiento.

La no realización de este puede llevar a que el sistema se ralentice o empiece a causar problemas, los cuales se pueden evitar con este proceso.

No conectarlo con el ERP de tu empresa

Si la empresa ya cuenta con un sistema ERP o va a contar en un futuro con ella, debe saber que este a de estar conectado con el software de gestión documental, ya que si ambos están conectados podremos evitar otro error que es la pérdida de información o la duplicación de ellos, los cuales pueden crear un desastre tecnológico.

Como hemos podido ver hay varios errores que con ciertos procesos podemos resolver, por eso debemos tener en cuenta de que estos procesos requieren una atención completa, además de que se deben realizar todas las tareas, tanto las principales como las secundarias, para así conseguir un correcto funcionamiento.

Los consejos que podemos dar para que tu sistema ECM funcione de forma correcta son los siguientes;

• Formación de los empleados en esta  tecnología
• Mantenimiento periódico
• Revisión para evitar los ataques y amenazas al sistema 
• Niveles de seguridad dentro del sistema

Si se siguen estas recomendaciones y además evitamos los errores que hemos nombrado arriba podremos conseguir que nuestra implantación se realice con un éxito absoluto.

¿Estas interesado en la implantación de un Sistema de Gestión Documental en tu empresa? Contáctanos y te asesoraremos en lo que necesites.

La entrada 5 errores habituales al implementar un ECM en las empresas se publicó primero en Itop.

La Gestión Documental imprescindible para las empresas

A través de esta encuesta se ha podido ver que las empresas no saben cómo sacar partido a la información que tienen en su interior. Esto es cada vez es más habitual en las compañías, por ello se debe empezar a concienciar que el uso de la gestión documental es una prioridad para el mundo empresarial, ya que, sin esto, hará que las empresas tengan que realizar un gran coste en información externa. 

Dificultad al encontrar su propia información

Un 70% de las empresas han afirmado que encuentran antes datos que no tienen, en comparación a los que ellos mismos generan. Esto lo debemos a una mala gestión de los documentos y al hecho que se nombra en el punto anterior, a no darle importancia a la gestión documental.

Responsabilidad en distintos departamentos vs solo un departamento

Si hablamos en cuanto a las compañías europeas estás suelen confiar esta función a departamentos que no tienen suficiente experiencia en esta tarea, para ser más exactos un 36%. Un 22% dice que recae en los office managers y el 14% en los informáticos tanto la digital como la física

Si nos centramos en España, se ha visto que el 58% de las compañías españolas encuestadas afirma que la responsabilidad de la gestión de la información se distribuye en los distintos departamentos que tiene una empresa, en cambio el 18% dice que está centralizado solamente un departamento

 Sistema Tradicional VS Sistema Digital

Un gran problema que se ha visto gracias a este estudio es el hecho de que las empresas hacen uso del método tradicional, es decir, estanterías, armarios o archivos. Las desventajas de ello es que cuando el empleado va a buscar información tarda una media de 51 minutos, cundo con un software de gestión documental sería más eficaz.

Este estudio ha mostrado que gracias a este software se agiliza la búsqueda en un 200%. Además de tener esta ventaja, también podemos hablar de una económica, ya que independientemente de su inversión inicial que es necesaria, en el largo plazo se acabará reduciendo el gasto en búsqueda de información externa.

Multa brecha de datos

En este estudio se habló sobre el hecho de la preocupación por estas multas y los datos obtenidos han sido preocupantes, ya que el 65% de los encuestados ha dicho que esta amenaza no está teniendo importancia en su política empresarial de protección de información importante. Además, un 82% de las empresas españolas dicen no tener ningún tipo de seguro ni están estudiando proteger su negocio ante un impacto financiero por una brecha de datos.

Dentro del mercado podemos encontrar una gran cantidad de ECM por eso a continuación hablaremos de algunos de ellos:

ECMs en el mercado

Para empezar hablaremos de Scopedia es uno de ellos, entre sus características podemos decir que puede generar automática de e-mails cuando se realizan cambios en los documentos, además de organizar y estructurar el contenido. Pero, a pesar de que tiene algunas grandes funcionalidades, este software no cumple suficientes funciones que realizan los ECM, por eso a largo plazo podría convertirse en un problema.

A continuación, tenemos a FossLook que es un gestor de documentos electrónicos que organiza todos tus archivos. Al contrario que el nombrado anteriormente, este software sí que cumple más funciones, pero no todas las que se desearían, además su uso es mucho más complicado que otros software que se encuentran en el mercado.

Por último, tenemos Alfresco, un software que, a pesar de ser de código abierto, ha conseguido hacerse hueco entre los mejores como una gran alternativa a otros. Además de tener una gran trayectoria y que uno de sus inversores sea un grande de los ERP. Ofrece una gestión integrada muy completa y con la opción de trabajar en la nube. Está basado en estándares abiertos con un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. También tres versiones distintas, para así adaptarse al mercado.

ECM en Canarias

Si hablamos más en específico en Canarias podemos ver la misma tendencia que en el resto de España, y que como se puede ver su uso no está muy extendido, pero poco las empresas se van dando cuenta de que es una gran herramienta. Si hablamos de empresas que se dediquen a ello, podemos ver que hay un gran número. 

El ECM que más se está extendiendo por Canarias es el de Alfresco, porque las empresas han podido comprobar que es un gran software de gestión documental.

En conclusiones, como se puede ver el uso del ECM aún no está tan extendido como otros softwares, además de que las empresas aún sigue usando los métodos tradicionales para este tipo de gestión. Pero, podemos ver que hay empresas que ya se han dado cuenta de que es una gran solución que puede ayudarle mucho en el presente y futuro, además de aportarles grandes beneficios.

¿Te apuntas a implantar un software ECM dentro de tu empresa? Si es así, haz clic aquí

La entrada El uso de la Gestión Documental (ECM) en Canarias y resto de España se publicó primero en Itop.

La situación del mercado actual ECM es madura con una alta competencia y existen perspectivas de crecimiento sostenido para los próximos años en lo que se refiere a este tipo de software.

En el ámbito tecnológico se utilizan constantemente nuevas tecnologías que no tardan en quedar obsoletas y pueden ocasionar más problemas que ventajas, resultando dinero tirado por la borda. Si tenemos en cuenta la gran variedad de sistemas ECM disponibles es bastante complicado elegir el producto adecuado. Por eso, veamos los puntos clave para poder decidir con un mayor conocimiento.

De entrada deberíamos elegir la que mejor responda a las necesidades específicas de nuestra empresa. La opción económica podría ser una opción pero ya sabemos que a la larga al final puede resultar más caro e incluso no cubrir nuestras expectativas u objetivos.

Para nuestra elección del Sistema de Gestión Documental adecuado debemos analizar:

Trayectoria y clientes del producto

Si el software cuenta ya con una amplia base de clientes, deducimos que se trata de un ECM maduro y utilizado ampliamente, por lo que el fabricante estará realizando actualizaciones y mejoras continuas. Al tener esta financiación gracias al número de clientes, reduce notablemente la posibilidad que se quede obsoleto y podrá seguir con el desarrollo para mejorar la calidad a medio-largo plazo.

Integración con otras tecnologías como ERP o CRM

Es evidente que las empresas utilizan múltiples soluciones TI para procesar o crear documentos, por ejemplo correo electrónico y Office o aplicaciones ERP y CRM. El producto idóneo para nosotros nos debería permitir una integración con estas herramientas.

También es importante poder acceder sin problemas a todos los datos de este almacén central de documentos desde todos los sistemas de aplicación informáticos de la compañía.

De esta forma, los empleados del departamento de contabilidad de la empresa podrán consultar para la revisión de cuentas con un simple clic toda la documentación relevante además de la correspondencia.

Cloud

Esta cuestión es interesante, ya que si bien quizás en un principio no lo tengamos planificado, más adelante podríamos necesitar este tipo de funcionalidad.

La nube nos puede dar diversas ventajas como pueden ser:

• No necesitar un equipo de TI para instalar y ejecutar el software.
• No tener grandes costes iniciales.
• El acceso es posible desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Las copias de seguridad (backup) se hacen automáticamente en la nube.

Escalabilidad

Al poner en marcha un proyecto de ECM es posible que solo tengamos previsto 5 o 10 usuarios, pero ¿y si posteriormente la empresa crece y necesitamos muchos más accesos?

¿Seguirá funcionando nuestro sistema con la misma fiabilidad si pasamos a 20, 40, 50,… usuarios? Tenemos que optar por una solución escalable si queremos evitar tener que realizar varias instalaciones de ECM en la empresa en ese momento o que el producto tenga que ser sustituido por otro de mayor capacidad.

Arquitectura de software para el futuro

En este apartado tiene importancia por ejemplo la disponibilidad de aplicaciones móviles, un cliente de explorador moderno o una solución en la nube de uso múltiple.

Solo los productos de Gestión Documental con una arquitectura orientada hacia el futuro nos garantizan un uso productivo a largo plazo y harán que nuestra elección nos sea más rentable. 

Si evaluamos detenidamente todos estos apartados podremos evitar errores que posibilitarían que implantáramos un sistema ECM poco adecuado para nuestra empresa y hacer una inversión que a los pocos años ya no satisfaga nuestras necesidades.

Una opción muy recomendada es Alfresco, un sistema ECM de larga trayectoria en el mercado desde 2005, estando entre sus inversores el gigante de los ERP SAP, que se ha convertido en la plataforma líder opensource de gestión documental para empresas.

Nos ofrece una gestión integrada muy completa y con la opción de trabajar en la nube. Está basado en estándares abiertos con un alto grado de modularidad y rendimiento escalable. Incluye un repositorio de contenidos, un portal para gestionarlos, una interfaz para acceder al sistemas de archivos, motor de búsquedas y gestión de flujos de trabajo. Además se puede integrar sin dificultades con múltiples sistemas, entre ellos los ERP y CRM.

¿Estás interesado en implantar la gestión documental en tu empresa? Contáctanos y te ayudaremos en todo lo que necesites.

La entrada ¿Qué hay que tener en cuenta para elegir un sistema ECM? se publicó primero en Itop.

El reto del papel en la era digital

Teniendo en cuenta todo lo anterior, vemos que las opciones son muchas, y es sorprendente que en la actualidad el consumo de papel siga aumentando a lo largo de los años, produciendo gastos (de papel, tinta, impresoras, etc.), y sin favorecer al medio ambiente.

Estamos en el siglo de la transformación digital, donde ya debería haber desaparecido el uso de documentación en soporte físico, hace años, o por lo menos estar en proceso de desaparecer. Esto nos lleva a plantearnos la siguiente pregunta, ¿por qué este cambio todavía no se ha hecho efectivo?

La respuesta está en la poca efectividad y capacidad de gestión de la documentación en soporte digital, que tienen la gran mayoría de empresas en España.

Eficiencia con el sistema ECM de Itop

Por ello, hoy te presentamos la solución ECM de Itop, empresa de Tenerife (Canarias) que durante más de 14 años ha ayudado a empresas de diferentes partes del mundo en su transformación digital. Gracias a una de sus soluciones, el sistema ECM que hemos mencionado, no solo podrás solucionar el problema de la poca eficiencia e incapacidad de gestión documental, sino que también te va a permitir ahorrar costes y tiempo, algo que en esta pandemia por el Coronavirus (COVID-19) es fundamental.

Este sistema de gestión documental que ofrece Itop pone a tu disposición un conjunto de herramientas, métodos y estrategias que te permitirán gestionar, almacenar y entregar, entre muchas otras funciones, el contenido y los documentos relacionados con los diferentes procesos de tu empresa.

Ventajas de la gestión documental en la nube

Esta solución tiene multitud de beneficios, que además de reducir el uso del papel y ahorrar tiempo y costes, también permite tener una mayor eficiencia de los procesos y gestión de los conocimientos, así mismo, evita el duplicado de información y estandariza y facilita multitud de procesos empresariales.

Itop implanta este sistema de gestión documental, que mejora la productividad, el trabajo en equipo y la colaboración, apoyándose en Alfresco, una plataforma que ofrece una solución muy completa y con la opción de trabajar en la nube.

Con esta solución puedes no solo evitar el exceso de uso de papel y ayudar al medio ambiente, sino también ahorrar costes y mejorar la productividad de tu negocio, dos puntos clave que harán que la salida de esta crisis por el Coronavirus, sea más sencilla y llevadera.

¿Tienes interés en esta tecnología? Haz clic aquí.

La entrada La Gestión Documental, la solución para afrontar los nuevos retos tras la pandemia se publicó primero en Itop.

Herramientas para facilitar la gestión empresarial (ERP)

Se trata de un sistema de Planificación de recursos empresariales cuya función principal es la gestión y automatización de actividades derivadas de la gestión empresarial, con ella puedes gestionar, entre muchas otras cosas, las ventas, compras, contabilidad, recursos humanos, logística… etc.

Si quieres empezar a ahorrar tiempo y evitar errores en la gestión interna de tu empresa, un ERP es la solución a todos tus problemas.

SAP Business One, líder mundial en sistemas de planificación de recursos empresariales.

Aplicaciones para gestionar la relación con los clientes (CRM)

Un CRM es un sistema de gestión de las relaciones con los clientes, gestiona, entre otras cosas, la información sobre los clientes, las ventas, el servicio postventa y las acciones de marketing.

Tener un buen CRM no solo puede ahorrarte tiempo, sino que puede ayudarte a obtener mejores resultados en las relaciones con tus clientes, fidelizándolos y ofreciéndoles ofertas personalizadas y adaptadas a sus necesidades. Esto se traduce en un mayor volumen de ventas y en una menor inversión de tu tiempo si lo haces con herramientas intuitivas y sencillas.

La solución más completa para esta y muchas otras tecnologías que explicaremos a continuación es Curie Platform, un software desarrollado por Itop que facilita y automatiza una gran cantidad de procesos.

Sistema de analítica avanzada (Big Data y Business Intelligence)

Se trata de un conjunto de estrategias utilizadas para la creación y administración de la información disponible, de forma que se puedan obtener datos relevantes para la toma de decisiones y la realización de estrategias en tu negocio.

Esto puede ser muy útil para tu empresa, ya que cuanta más información tienes sobre tus clientes y cuanto mejor sepas interpretarla, puedes ofrecerles tus productos o servicios de una forma más personalizada y adaptada a sus necesidades, logrando así fidelizarlos.

Curie Platform como ya comentamos anteriormente, ofrece una sola solución muy completa para cubrir las distintas necesidades tecnológicas que puede tener tu negocio. En este caso, también te ofrece acceso a fuentes de información externas para tener así más información acerca de tu público objetivo.

Sistemas de gestión documental (ECM)

correcta gestión de los documentos de la empresa. Esta herramienta no solo permite la generación del contenido, sino que además ofrece la posibilidad de almacenarlo, preservarlo y entregarlo en las condiciones óptimas cuando fuera necesario

Entre muchos otros beneficios de esta solución, está la reducción del uso del papel, el ahorro de tiempo y costes de almacenamiento y la estandarización de procesos y tipos documentales.

Aplicaciones para dispositivos móviles (Apps)

Se trata de una solución que hará que los usuarios consulten tus productos o consuman el contenido de tu página web de una forma más cómoda para ellos. Hoy en día los teléfonos móviles acompañan a los usuarios a todos lados, y con ellos todas las aplicaciones instaladas en su interior.

Itop te ofrece la creación de aplicaciones apoyándose en Curie Platform, que tal y como hemos comentado anteriormente, es un software muy completo que sin duda ayudará al desarrollo y a la superación de la crisis de tu negocio.

eLearning 

Como todos sabemos la crisis sanitaria del COVID-19 ha provocado que miles de personas se queden confinadas en sus casas. Todo esto ha traído como consecuencia la subida del consumo de la formación online, no solo por los usuarios, sino también por los colegios o por las empresas que aprovechan este tiempo para seguir formando a sus empleados.

Itop además de ofrecer diversos cursos de formación online, también ofrece la implantación de tu propio sistema de formación online, a través de Moodle.

Marketing Digital

Como ya se comentó anteriormente, el confinamiento ha potenciado el consumo de Internet, por ello una de las claves para superar esta crisis es el marketing digital, ya que con las herramientas y el asesoramiento adecuado, puedes hacer tu propia campaña de publicidad a través de la red.

Para ello Itop ofrece diversas soluciones para la creación de páginas web y la gestión de acciones publicitarias en la red como Prestashop oJoomla.

Internet de las Cosas (IoT)

Esta solución consiste en conectar cualquier objeto con otro elemento a través de la red. Esta es una de las grandes soluciones para esta crisis, ya que permite tener una visión global del gasto de los recursos y con base a los resultados ahorrar y evitar pérdidas en los recursos de la empresa.

Itop ofrece esta solución tecnológica a través de Curie Platform, que como ya has visto, tiene multitud de beneficios para tu negocio.

Automatización Robótica de Procesos (RPA)

La novena solución que te proponemos en este artículo no es otra que la automatización de los procesos de tu empresa, tengan o no intervención humana.  Se trata de un robot que sería capaz de realizar autónomamente acciones como acceder al correo electrónico o manipular una hoja de cálculo.

Como has visto, las soluciones que ofrece Itop a tu negocio durante esta crisis son muy variadas y efectivas, ¿quieres saber más sobre alguna de ellas? Ponte en contacto con nosotros.

La entrada 9 soluciones tecnológicas para empresas que puedes aplicar para superar la crisis del COVID-19 se publicó primero en Itop.

Almacenamiento

Un ECM, como Alfresco por ejemplo, es una fuente de información para la empresa y por ello toda la información debe estar centralizada en un repositorio de contenido.

Los beneficios que tendríamos con una práctica correcta de almacenamiento y organización son innumerables, destacando:

• La facilidad para cuando busquemos un archivo.
• La rapidez al encontrar un documento.
• Disminución del riesgo de pérdida de información.
• Los documentos se mantienen en perfectas condiciones a lo largo del tiempo.
• Permitir el acceso múltiple a los archivos.
• Los documentos se pueden enviar por medios digitales de manera ordenada.

Recuperación

Un software de gestión documental realiza copias periódicas de seguridad, lo que permite recuperar la información en caso de pérdida de forma fácil y rápida.

Cualquier usuario habilitado para ello puede acceder de forma sencilla y rápida, siendo esta una de las grandes ventajas de la gestión documental.

Clasificación

En este proceso los datos se estructuran de la forma más apropiada para la empresa, pudiendo así consultar dicha información con mayor facilidad.

Se debe organizar de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para facilitar la posterior búsqueda.

Seguridad

La seguridad es uno de los aspectos clave que debe tener todo ECM. 

Además no todo el mundo debería tener acceso a toda la documentación y  menos aún poder tener la capacidad de realizar determinadas acciones en ciertos documentos. 

Cuando hablamos de seguridad nos referimos tanto a la seguridad externa, el acceso de usuarios ajenos a la organización, como del control y seguridad internos. 

Es vital contar con controles de acceso que permitan establecer de manera fácil y segura qué usuarios pueden acceder a diferentes tipos de información. Por supuesto una vez que el usuario está dentro del sistema también es de gran importancia establecer qué acciones puede llevar y en dónde.

Cuanto mejor definamos estos controles en los accesos y permisos, mayor será el grado de seguridad del que dispondremos. Se recomienda habilitar permisos y controles a nivel de carpeta y usuario.

Custodia

La custodia de documentos es un proceso de gestión documental dónde se archiva con garantías técnicas y legales, los documentos de la empresa

Aquí se almacenarán los documentos, tanto los firmados digitalmente y/o cifrados como los que son sin firmar y/o cifrar y garantizando que el documento custodiado mantiene a lo largo del tiempo el mismo valor legal.

Para mantener la validez legal a lo largo del tiempo, dependiendo de los plazos de custodia (corto, medio y largo plazo) definiremos la tecnología y soportes a utilizar así como los formatos aceptados y su posterior mantenimiento. Además se añade un sellado de tiempo en los documentos firmados que asegura el momento de realización de la firma y la validez del certificado con el que se realizó. 

Distribución

Este proceso se relaciona con el flujo de datos, al interior y exterior, de los documentos de una empresa. Sin importar el medio por el que los documentos se envíen y deben contar con mecanismos de control y de verificación de cuando se recibe y cuando se envía.

La importancia está en la facilidad que proporciona para enviar los documentos indicados a las personas indicadas. 

Los ciclos de distribución son definidos con facilidad por los usuarios, de forma que dichas tareas puedan responder a eventos especiales que arrancan procesos de entrega bajo determinadas condiciones.

Workflow

Los flujos de trabajo aplicados a la Gestión Documental ofrecen la actividad, la acción, los participantes y el orden temporal del ciclo de los documentos: desde que un documento se crea, se tramita, hasta que se conserva o se destruye. 

Guardan mucha relación con la transferencia de documentación, mientras que las transferencias de documentos entre áreas o departamentos, son también procesos perfectamente coordinados y fundamentados.

Un workflow es más que poner por escrito toda la información descriptiva sobre el proceso de la documentación, implica normalizar y representar estructuradamente esa información atendiendo a los estándares que se puedan integrar a través de aplicaciones informáticas, como en este caso en un ECM.

Se podrán asignar responsabilidades, procesos, tiempos y atributos determinados en cualquier fase de la gestión de la documentación. 

Creación

Para la creación es necesaria la colaboración de todos los departamentos, áreas y trabajadores de la empresa para su administración.

De esta manera y a través de esta coordinación interna, la generación de documentos se realizará de una manera más rápida y ágil.

Autentificación

Una medida de seguridad clave es la autentificación de documentos. 

El sistema de identificación y autentificación electrónica más usado, requerido por Ley generalmente, es la firma electrónica. 

Así la firma electrónica de documentos permite a los remitentes firmar los documentos de salida y a los receptores asegurarse de que los documentos que reciben provienen del emisor indicado y también de que no se han producido modificaciones desde que fue autentificado.

Como hemos visto, todos estos procesos son vitales para el correcto funcionamiento de la información dentro de una empresa y nos hará gestionar de una manera más eficiente y rápida todos nuestros documentos.

¿Tienes interés en esta tecnología? Contáctanos y te asesoramos.

La entrada ¿Qué procesos cubre un ECM? se publicó primero en Itop.

Mientras que en un principio las organizaciones comenzaron a gestionar de forma electrónica la información originada en documentos electrónicos, páginas web, multimedia,…, así cómo organizar y controlar a través de la informática la documentación que tenían en sus archivos en papel, recientemente ha habido una evolución en esta tecnología.

Ahora se centra más en la experiencia del usuario, agilizando la gestión de contenido a través de aplicaciones web más desarrolladas e intuitivas, parametrizables para cada usuario e incorporando nuevas soluciones para colaboración, movilidad, generación de documentos electrónicos o conservación de emails.

La nueva era de la gestión de contenidos

En los próximos años esta 3ª generación de ECM tendrá como objetivo la gestión de la información para tratar de obtener el máximo beneficio de la información empresarial a través de tecnologías como el Big Data, donde la información digitalizada de nuestra empresa, bases de datos de información corporativa e información de las RRSS se combinará, explotará y las organizaciones podrán sacar el máximo rendimiento a estos datos.

Además esta gestión documental del futuro estará muy asociada con la Industria 4.0 que para poder hacerla digital y “smart”, tendrá la necesidad de disponer de sistemas de gestión, organización y conservación de los nuevos modelos y formatos de información que vaya generando.

El papel del ECM en el entorno IoT y 5G

En el caso de las Smart Cities estamos hablando que aspectos como el control de semáforos o el encendido de las farolas será 100% inteligente y que un servidor tendrá constancia exacta al milisegundo de los cambios de cada semáforo.

En las empresas tecnológicas y de automoción se está avanzando hacia los coches inteligentes, que serán geoposicionados con total precisión y con posibilidad de conducción autónoma. Coches que generarán una cantidad ingente de información de cuando se encienden, su recorrido, velocidad, giros o constantes vitales del conductor.

En la generación IoT (Internet de las Cosas) estando ya el 5G generalizado los ECM deberán organizar y conservar la información que generarán estos dispositivos.

Por supuesto además tendrán que estar 100% en la nube, para poder ser consultados desde cualquier lugar o dispositivo y es muy previsible que en esos momentos el uso de herramientas de inteligencia artificial sean una constante en la gestión documental.

De ahí que sea imprescindible la transformación digital en las empresas para que vayan adaptándose a todos estos cambios que llegarán en unos años, ya que de no hacerlo podrían quedar obsoletas, perder oportunidades de negocio y no tener la capacidad de dar un mejor servicio a sus clientes.

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La entrada El futuro de los Sistemas de Gestión Documental (ECM) se publicó primero en Itop.

Evidencia

¿Te has parado a pensar cuales son las evidencias de las actividades/tareas que realizas cada día en tu empresa?

En la mayoría de los casos van a ser documentos que pueden presentarse en distintos formatos: papel, electrónico, audio, vídeo…etc. En la actualidad o identificas las tipologías documentales y sus agrupaciones superiores o es imposible implantar un sistema de gestión documental eficiente y efectivo. Esta identificación es la que va a facilitar la gestión de los documentos en cuanto a valoración, descripción, uso, distribución, acceso, conservación y/o eliminación.

Ciberseguridad

Un aspecto clave en cualquier empresa debe ser la protección de sus documentos electrónicos, es decir, aplicar mecanismos de seguridad orientados a que sus documentos sean confidenciales, en el que solo pueden acceder a la información las personas que tienen autorización; estén disponibles, acceso a la información por las personas autorizadas en el momento que lo necesiten y sean íntegros en el que los documentos deben estar protegidos contra modificaciones no autorizadas.

Gestión del Conocimiento

Son muchas las empresas que cuando inician un proyecto de gestión de conocimiento se encuentran con el escollo de la gestión de sus documentos.

En este contexto, y tal y como afirma Gloria Ponjuan Donante, “la gestión documental es un proceso vital para la empresa, debido a la magnitud que alcanzan los documentos. En todas, se manejan y reciben documentos administrativos que plasman actos y hechos y posibilitan que estas actuaciones documentadas ocurran. Por tal motivo, el documento es una prueba de esa actuación y tiene valor jurídico”.

En este caso, es fundamental definir las políticas de uso, almacenamiento, distribución, control, conservación y eliminación de los documentos.

Big Data

Si queréis llevar a cabo un proyecto de Big Data eficiente en donde podáis analizar no sólo los datos estructurados (información en bases de datos) sino también los datos no estructurados (datos en bruto y no organizados, generados por los humanos: correos electrónicos, hojas de cálculo, documento en PDF, video, imagen…), es fundamental y necesario emprender un proyecto de gestión documental que te ayude a organizar e identificar la información útil para proceder a un análisis detallado de esa información no estructurada, la cual representa el 80% de la información que se genera en un negocio lo que viene a ser la principal fuente de información para extraer datos.

Transformación Digital

Transformación digital y más transformación digital. Esto ya no es una opción.

Las empresas deben apostar por la adaptación a este nuevo panorama para ser más competitivas y adaptarse al mercado. Si queréis optimizar o automatizar vuestros procesos, un proyecto de gestión documental, en su fase de análisis secuencial (UNE ISO TR 26122:2008) os permitirá conocer las etapas de los procesos de trabajo y los documentos que se generan en cada etapa.

¡Creedme, no es tan difícil! Desde mi punto de vista, intervienen dos factores muy importantes a los que hay que hacerle frente: el primero, el ser humano “per se” es reacio y resistente al cambio por lo que le resulta muy complicado adaptarse a nuevas formas de trabajar, aunque el resultado sea de mejor calidad, y existe un profundo desconocimiento sobre la materia y sobre la existencia de profesionales especializados en la misma, habituados a poner soluciones a los desafíos planteado en torno a la gestión de los documentos.

¡Os invito a que incorporéis en vuestros proyectos de seguridad de información, gestión del conocimiento, Big Data… un profesional especializado en gestión de documentos y archivos!

La entrada 5 Razones para implementar la Gestión Documental en la empresa se publicó primero en Itop.

El coste oculto de la desorganización documental

Si no existe un lugar centralizado donde los archivos estén clasificados y organizados llevará al colapso organizativo de la empresa. Perdemos el 40% del tiempo buscando archivos, gestionando versiones duplicadas o recuperando documentos dañados por errores humanos o incidentes técnicos.

Un sistema ERP centralizado elimina estas ineficiencias, garantizando el acceso a versiones actualizadas y protegiendo la integridad de toda la información corporativa importante.

Por tanto es sencillo concluir que la dispersión de nuestros documentos provoca confusiones, fallos, ineficacia y pérdida de tiempo.

Otro problema importante además de la falta de centralización es el tipo de almacenamiento que usamos.

Si usamos un simple disco duro o un servidor de archivos como almacenamiento central, pronto comprobaremos que es una solución incompleta.

Para resolver esta carencia, la implementación de un Sistema de Gestión Documental Empresarial se vuelve fundamental, ya que para empezar necesitamos establecer unos criterios de organización para nuestros documentos.

Sin normas claras de uso para el disco duro compartido, persistirá la ineficacia en las búsquedas y continuarán ocurriendo las frecuentes pérdidas de documentos corporativos.

Para organizar su almacenamiento, el sistema debe permitir definir criterios estructurados mediante carpetas, fichas o expedientes, facilitando así la gestión documental interna.

Esta flexibilidad organizativa asegura que todos los empleados sigan un método uniforme, eliminando el caos documental y optimizando el tiempo de recuperación de archivos.

Control de acceso y seguridad de archivos

Tras definir los criterios organizativos, debemos establecer controles de acceso precisos, garantizando que cada usuario solo visualice los documentos necesarios para desempeñar su labor diaria. Que todos los archivos que tenemos sean accesibles por todos nuestros empleados no es un criterio aplicable en ninguna empresa del mundo.

La seguridad de acceso la obtenemos cuando el sistema nos da la posibilidad de asignar permisos sobre los documentos a los diferentes empleados. Así cada empleado  solo podrá acceder a aquellos archivos que le sean permitidos. Existen multitud de criterios para decidir esto aunque los más habituales son los que establecen permisos con respecto a los departamentos de la empresa.

Trazabilidad y firma digital en tu gestión empresarial

Con esta estructura organizativa y con unos roles de acceso a los documentos establecidos, es recomendable que las acciones en el sistema sean grabadas de alguna forma. Eso es lo que se conoce Trazabilidad o“Workflow”.

La Trazabilidad es muy importante en estos momentos ya que es una exigencia de muchas organizaciones, legislaciones y estándares en la gestión de documentación y datos, por lo que es indispensable tenerla en nuestro Sistema de Gestión Documental Empresarial (ECM).

La utilización de la firma digital dentro de la gestión documental es otra opción interesante, ya que aumenta su potencia al contar la ventajas propias de esta firma (identifica al autor, señala la conformidad con el documento, comprueba que ha sido leído, muestra el tipo de firma y garantiza que el documento no se pueda modificar) y además tener la posibilidad de que el documento pueda ser firmado de forma colaborativa, vinculando un documento y su proceso de firma a un Workflow.

De esta forma, dentro de una  empresa que tenga diferentes sedes, podemos realizar una firma colaborativa de un documento entre personas que pueden estar en distintos países.

Estamos hablando por ejemplo de una compraventa de una empresa o la escritura de una vivienda, que son contratos en los que de forma generalizada aparecen varias personas y de los que deben hacerse varias copias. A través de un gestor documental se puede hacer de forma mucho más eficiente, pudiendo los usuarios leer la documentación y firmarlo desde cualquier lugar u hora, además de hacerlo desde cualquier dispositivo ya sea ordenador o incluso móvil.

Con la gestión documental como hemos detallado, podremos ahorrar una gran cantidad de tiempo y dinero en realizar estas acciones, tener un acceso más definido para cada usuario y un mayor control en nuestros documentos. Todo ello unido a la reducción de material físico que tendremos en nuestras oficinas.

¿Estás interesado en mejorar la eficiencia de tu empresa utilizando la gestión documental? Ponte en contacto con nosotros y te asesoraremos.

La entrada ¿Por qué necesitamos un Sistema de Gestión Documental Empresarial? se publicó primero en Itop.

De ahí que los sistemas de gestión documental (ECM) se hayan convertido en los últimos años en un factor clave de éxito en las empresas. Gracias a estos softwares, podemos tener todos los contenidos empresariales digitalizados y perfectamente localizados, proporcionandonos incontables beneficios.

¿Con qué plataformas ECM puedo contar?

Una de las herramientas más conocidas y que te serán más útiles es Alfresco, un ECM open source (código abierto o libre) que puedes instalar y modificar en tu propio servidor. Aunque comúnmente en el mundo empresarial se le da mayor valor a los softwares propietarios que a los de código abierto, Alfresco se ha consolidado en el mercado como una excelente alternativa frente a otros productos.

Dispone de tres versiones distintas: la versión gratuita Alfresco Community Edition, la versión de pago Alfresco One, con mayor soporte y funcionalidades y módulos disponibles, y con la posibilidad de integrarse con software comercial y propietario; y Alfresco Cloud (o en la nube),  la versión SaaS o Software como Servicio, es decir, que se aloja en la nube y puedes acceder a él de forma segura, a través de cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.

¿Por qué he de elegirlo como sistema ECM?

Con Alfresco vas a poder llevar un control exhaustivo de tus documentos y procesos, por lo que serás más productivo y eficiente en tu empresa. Este gestor de contenidos te proporcionará una enorme cantidad de ventajas:

• Posibilidad de desarrollar aplicaciones.
• Automatizar la información y agilizar todos los procesos.
• Organizar y facilitar la gestión de todo tipo de contenidos.
• Crear, compartir, publicar, archivar, escanear, capturar y eliminar documentos.
• Disponer de blogs, RSS o ‘Social Computing’.
• También pone a tu disposición un foro de soporte y resolución de dudas.
• Mejoras continuas y nuevos módulos: un ejemplo es la integración con otras aplicaciones de productividad líderes como Microsoft Office o Salesforce.
• Facilita el trabajo en equipo eliminando los obstáculos que dificultan o impiden la comunicación y la colaboración tanto interna como externamente.
• Mayor simplicidad, seguridad y control de tus documentos, ya que hará de forma más sencilla el cumplimiento y refuerzo de los requisitos y normas actuales respecto a la protección de datos de los usuarios, encargándose de gestionar y automatizar el ciclo de vida de los archivos.
• Mejora de la calidad y del servicio ofrecido.

Además, al ser Alfresco un ECM open source, también pone a tu disposición un foro de soporte y resolución de dudas, permitiendo mejoras continuas y nuevos módulos. Facilita el trabajo en equipo eliminando los obstáculos que dificultan la comunicación y la colaboración tanto interna como externamente.

¿Es realmente necesario para mi empresa?

Como comenté desde el principio, la gestión documental es una tarea sumamente importante. En esta era digital, las empresas están obligadas a transformarse digitalmente y adaptarse a los nuevos tiempos y a los cambios tecnológicos que se están produciendo de una manera verdaderamente vertiginosa.

Por tanto, contar con un software tan atractivo, simple, de bajo coste y que, además, te proporciona tantos beneficios como Alfresco, supone una mayor competitividad y diferenciación para las empresas, puesto que prestarán un mejor servicio a sus clientes, socios y empleados.

Definitivamente, Alfresco es la solución ideal y necesaria para cualquier empresa, no solo por ser una herramienta open source, sino por su facilidad de manejo, por su gran potencial y perspectiva de futuro, ya que se prevé que continúe creciendo y ofrezca más versiones y productos; y por su enorme capacidad de integrarse con las más grandes soluciones empresariales como SAP, Google Docs o AutoCAD.

¿Quieres ver el proceso de creación y administración de sitios en Alfresco? Aquí te lo mostramos.

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