El proceso de implementar SAP Business one en una empresa siempre genera dudas, tanto desde el inicio, desde antes de decidir hacer la inversión, hasta que logramos implantar el software definitivamente en nuestro negocio. Durante estas etapas, estas dudas frecuentes que surgen entre los usuarios, las hemos recopilado en un artículo donde te ofreceremos soluciones a ellas, además de algunos tips para que los tengas en cuenta a la hora de afrontar un proyecto de estas características.

¿Qué es SAP Business One?

SAP Business One es un software de gestión empresarial diseñado para optimizar los procesos empresariales de las pequeñas y medianas empresas. Ofrece un gran abanico de herramientas y funciones que incluyen gestión financiera, compras y ventas, gestión de inventario, entre otras.

¿De qué tamaño tiene que ser mi negocio para implementar SAP Business One?

SAP Business one sirve para  pequeñas y medianas empresas, no importando realmente su origen o el tipo de servicios o productos que presta al mercado. Si tu empresa se puede encajar en alguna de estas descripciones, eres plenamente apto para usar este programa.

¿Qué funciones ofrece SAP B1?

Las principales funciones que ofrece SAP Business One son:

• Gestión financiera.
• Gestión de compras y ventas.
• Gestión de Inventario. 
• Planificación de producción.
• Planificación de inventario. 
• Planificación de control de calidad.
• Integraciones con otras soluciones existentes en la organización.

¿Cuál es el coste de implementar SAP Business One?

La inversión necesaria para poder implementar SAP Business One en una organización o empresa, implica que se cumplan una serie de pasos, y el coste final del proyecto será la suma de estos puntos. (Al final del artículo explicamos estos pasos o tips).

• Analizar los objetivos. Si tanto el objetivo de la empresa como las métricas no están claras, la elección del partner, el ERP y la implementación del mismo no serán efectivas. 
• Buscar el Partner idóneo. 
• Controlar el presupuesto. Solicitar Servicio de consultoría de implementación de un ERP.
• Elección de usuarios claves de la empresa para el desarrollo del proyecto.
• Migración de datos. Conocer qué datos son los que la empresa finalmente desea migrar y cómo. 
• Formación inicial y continua en el software. 

Coste de Licencias (precios para España*): 

• Licencia Profesional ( 2.700 € por usuario). Acceso ilimitado a todas las funcionalidades de SAP Business One, cubriendo todas las áreas posibles.
• Licencia Limitada ( 1.400 € por usuario). Acceso limitado a áreas específicas del software, es ideal para empleados que solo requieren funcionalidades específicas.
• Licencia Starter ( 1.140 € por usuario) Esto solo aplica sobre el estándar, no permitiendo modificaciones y/o integraciones. Licencia para pequeñas empresas. Este paquete está limitado a 5 usuarios como máximo. Incluye características esenciales como contabilidad, órdenes de venta, gestión de artículos y compras. No puede combinarse con usuarios con licencias profesional o limitada. Aunque puede realizarse una actualización, si las necesidades de la empresa crecen por encima de los 5 usuarios de máximo.

(*) Precios vigentes a la fecha de la publicación de este post.

¿Qué tipo de reportes ofrece la herramienta?

De manera general, los principales reportes que pueden generar por categoría son:

• Puedes generar informes de, ganancias y pérdidas, antigüedad, además de  reporte de flujo de caja y por supuesto de balance general, entre otras tantas.
• Permite evaluar la fase de análisis, oportunidades generadas, canales de ventas, y  análisis de pérdidas,  abiertas y cerradas.
• Los reportes de compras y ventas se pueden generar por distintos apartados, como usuario, producto e incluso proveedor.
• Business partner. Si tienen este módulo activado pueden realizar resúmenes de actividades, usuarios inactivos e historial de recogidas.
• Puedes realizar la generación de pedidos abiertos y lista de materiales.

Pero en realidad, se pueden generar tantos informes como el usuario requiera puesto que SAP Business One dispone de un Query Manager, que permite generar consultas a la BBDD para obtener datos y generar informes personalizados. 

¿Se pueden realizar modificaciones en la configuración del programa acorde a que crezca el negocio?

La respuesta a esta cuestión es sí, SAP Business One nos ofrece gran variedad de posibilidades para desarrollar y ampliar el uso del sistema, no solo acorde al crecimiento sino como adaptación al negocio o proceso de la empresa. También cabe resaltar que, gracias a su adaptabilidad , SAP Business One puede reducir los costes de adquisición de los posibles nuevos programas.

¿Cuánto tiempo puede tardar la implementación de SAP Business One?

Si bien no hay una cifra exacta, lo más común es que implementar SAP Business One tarde alrededor de 20 semanas de media, aunque cabe destacar que estos tiempos pueden prolongarse dependiendo de la magnitud de la empresa y la implicación de ésta a la hora de afrontar un proyecto de estas características.

¿Tendré accesoa orientación durante el proceso de implementación?

Por norma general, la respuesta a esta pregunta es sí, se estará asesorado a lo largo del procedimiento de implementación de SAP Business One. Tu partner de SAP B1 debería tener un equipo de consultores encargados de ayudar a detectar las necesidades y procesos, con el fin de ajustar tus objetivos.

¿Es necesario tener conocimientos específicos previos para poder participar en la implementación?

No es necesario que dispongas de conocimientos técnicos previos para poder implementar SAP Business One, lo que necesitas tener, es un amplio conocimiento sobre los procesos y características que lleva tu empresa día a día en cada una de sus áreas. La información necesaria para tomar decisiones, y que contribuya a la documentación sobre el plan de trabajo. 

¿Dónde consigo el programa SAP Business One?

Para conseguir SAP Business One , primero deberás de adquirir la licencia de SAP Business One a través de un partner. Una vez conseguidas, podrás implementar el programa con la ayuda del partner seleccionado. 

¿Dónde puedo aprender SAP Business One?

Para aprender a usar SAP Business One siempre puedes optar por nuestros cursos en Itop Academy donde obtendrás los conocimientos suficientes para poder conocer todos sus entresijos. 

Por otra parte, Itop Academy tiene un canal de youtube con algunos vídeos sobre SAP Business One como éstos. 

Si quieres algo más avanzado puedes conseguir nuestros cursos, en la página web de Itop Academy.

Tips para implementar SAP Business 0ne

1. Analiza tus objetivos:

En este punto debes preguntarte en qué punto estás y a dónde quieres llegar, también deberás pensar qué es lo que quieres conseguir con la implantación de SAP Business One en la empresa y conocer sus métricas asociadas. Toda transformación digital conlleva un proceso de análisis para llegar a mejorar.

2. Buscar el proveedor que mejor se adapte a tu empresa:

Se trata de un proceso que consta de dos partes. Cada empresa tiene su propia forma de trabajar y no todos consiguen adaptarse a ese ritmo. Es crucial que evalues la versatilidad del partner y conocer si te podrá ayudar a lo largo del tiempo de transformación y mejora.

Debemos buscar uno que tenga conocimientos tanto de software como las necesidades que nuestra empresa y su sector demandan.

3. Controlar el presupuesto:

Como es de suponer, una transformación digital es para una empresa es una inversión que debe tomarse con detenimiento y criterio, evaluando la situación y los requerimientos de ésta.

4. Comunicación mutua:

Como hemos mencionado con anterioridad, este proceso trata sobre una relación de dos, comunicación bidireccional. Poder capacitar al partner sobre tu negocio , como el partner capacitarte sobre SAP Business One, es un punto determinante para el proceso de digitalización.

Es importante que tu partner entienda cómo funciona tu negocio.

5. Migración de tus datos:

Debes pensar y analizar qué información te interesa y cuál es la más relevante, en otras palabras, toda la información que necesitas para poder seguir realizando las operaciones empresariales de tu empresa. Es crucial seleccionar sólo lo esencial, no porque no seas capaz de migrar toda la información, sino porque esto conlleva un coste más elevado y un proceso más duradero.

Previamente al comienzo de la migración de datos , recuerda revisar toda la información para confirmar que esté correcta y completa, ya que muchas de las tareas que realizas en tu día a día pueden depender directa o indirectamente de esto.

¿Te gustaría tener un ERP en tu empresa? ¡Contacta con nosotros y te asesoramos!

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