Ventajas de usar un CRM en Centros de Formación
Atendiendo a criterios de planificación, organización y control.
Los centros de enseñanza deben de ocuparse de una serie de procesos que incluyen tanto la gestión del alumnado, de los recursos, así como las tareas administrativas de éstos. Cualquier centro de formación suele gestionar de forma rutinaria: admisiones, consultas de estudiantes e invierte un esfuerzo en mejorar la relación con los antiguos alumnos, entre otras. Si bien es cierto que, la gran mayoría de centros educativos han empezado a utilizar sistemas de CRM para mejorar la gestión de las relaciones con trabajadores /docentes/estudiantes, aún queda mucho por hacer.
Un CRM en centros de formación mejora la comunicación dentro de la red estudiantil, al tratarlos como clientes, puesto que sus opiniones o aportaciones tienen un gran valor. Los centros confían en él para los procedimientos de admisión, los informes académicos y la gestión profesional del ciclo de vida de cada uno de los estudiantes.
Te enumeramos algunas de las ventajas más destacadas de usar un CRM en centros de formación:
Simplificación del procedimiento de admisión
Todos los centros de enseñanza admiten nuevos estudiantes cada año, el uso de una herramienta de estas características facilita el proceso, porque puede organizar los documentos de cada inscrito y realizar filtrados para obtener los datos que se necesiten. El personal ahorra tiempo, ya que se pueden centrar en otras etapas del trámite, mejorando las relaciones con los estudiantes al ofrecerles una información actualizada en tiempo real.
Proporcionar los certificados académicos
El Certificado Académico es el documento oficial donde se certifican todos los datos académicos de un estudiante según constan en su expediente. El CRM puede generar unos informes académicos para ir conociendo el rendimiento académico de cada alumno.
Con todo ello los docentes y el personal administrativo pueden consultar dichos datos para facilitar la toma de decisiones. Pueden idear, ejecutar y modificar planes para impulsar el rendimiento académico y, por tanto, la reputación del centro de formación.
Recopilar las opiniones de los estudiantes
Casi todas las instituciones académicas, tienen como objetivo mejorar sus estándares educativos además de su reputación. Para saber qué área necesita ser mejorada, los centros deben escuchar al alumnado. Un software de estas características puede crear formularios de evaluación o cuestionarios de satisfacción, que les arroje datos relevantes para una posterior toma de decisiones. Además en una rápida visual, por medio de tablas o gráficos, podemos visualizar los resultados, que nos pueden ayudar a entender el “estado” en el que se encuentra nuestro centro, y nos ayude con la toma de decisiones.
Mayor control en los eventos estudiantiles
Las actividades extracurriculares, que promueven el compromiso de los estudiantes, son esenciales para el crecimiento constante de todas y cada una de las instituciones académicas. Un CRM permite que la gestión de eventos sea más cómoda y eficiente, ya que gestiona sin complicaciones las invitaciones o inscripciones y, además puede realizar envíos periódicos con actualizaciones de dichos eventos. La persona responsable del evento puede seleccionar a su público objetivo y, podrá aplicarle estrategias personalizadas, en función de su necesidad.
Ofrece a los usuarios un mayor grado de control durante todo el procedimiento, pudiendo el responsable revisar y modificar la comunicación en cualquier momento. De este modo, se pueden planificar y ejecutar eficazmente todas las actividades extracurriculares de los estudiantes.
Fortalecer los vínculos con los antiguos alumnos
Hacer un seguimiento de los antiguos alumnos beneficia al centro de formación por varias razones. Un alumno que ya haya cursado algún estudio en el centro, se puede convertir en referenciador para otros que aún no se han matriculado. Además, ese profesional que ya ha finalizado sus estudios puede promover charlas en el centro, podría colaborar en algún proyecto o simplemente dar apoyo en alguna de las actividades o áreas de la institución.
Este software puede proporcionar información sobre el ciclo de vida de los alumnos, desde su matriculación, su posterior graduación, en qué empresa ha realizado sus prácticas o hasta dónde está empleado actualmente. Los centros de formación pueden utilizar estos datos para identificar posibles empresas que suscriban acuerdos para que el alumnado realice sus prácticas, además de encontrar profesionales que puedan asesorar o ser fuente de inspiración al alumnado existente.
Controlar el pago de las tasas y recordatorios de éstas
Cada año, los centros educativos deben llevar al día los pagos de las tasas que cada estudiante está cursando. El software puede hacer un seguimiento de todos los pagos e incluso es capaz de enviar recordatorios a aquellos que no han pagado sus tasas en el período establecido.
Este proceso de pago de tasas y su recordatorio es fundamental para que el centro mantenga su flujo de caja y para que el año académico vaya por buen camino. Con todo ello, el centro puede ahorrar mucho tiempo y recursos, que de otro modo se gastarían en el seguimiento de los pagos de dichas cuotas.
Reduce los costes operativos
La gestión de las relaciones con los clientes puede desempeñar un papel importante en la reducción de los costes operativos de un centro educativo, al automatizar y agilizar tareas como la inscripción de estudiantes, el cobro de tasas y la gestión de horarios.
Además, un CRM en centros de formación también puede ayudar a mejorar la comunicación y la colaboración entre los miembros del personal, lo que puede reducir aún más los costes operativos, al proporcionar una única plataforma para que el personal acceda a la toda la información y se comunique entre sí, mejorando así la eficiencia de un centro educativo.
Eliminación de errores en los procesos
Este sistema puede ayudar a aumentar el número de estudiantes potenciales, proporcionando datos que se pueden utilizar para trazar estrategias de marketing. Además, un CRM puede automatizar algunas de las tareas asociadas con la inscripción y posterior admisión, liberando tiempo del personal para centrarse en otras áreas.
Integraciones con terceros
Un buen CRM debe facilitar la integración de éste con otras herramientas de terceros como pueden ser centralitas de teléfono, aplicaciones de correo electrónico, el software de contabilidad, etc. Estas integraciones proporcionan a las organizaciones posibilidades adicionales para maximizar la productividad del trabajo tanto del personal del centro, como el de los docentes así como el de los estudiantes. Ayudan a automatizar los procesos, ofrecen a los equipos de trabajo gestionar de manera eficiente su tiempo y hacen que la administración general del negocio sea más fluida.
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